La Fattura Elettronica in Italia

La prima domanda che un’azienda deve porsi è se il suo sistema gestionale interno e le sue procedure amministrative sono pronte ad adattarsi all’emissione elettronica di fatture all’SdI. Sarà necessario poter contare su un fornitore di soluzioni elettroniche in grado di integrarsi con il proprio ERP per la conversione dei dati nei formati strutturati necessari.

EDICOM è in grado di integrarsi con i principali ERP sul mercato (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, ecc.) e di adattarsi al recupero di dati per trasformarli nel formato richiesto dal destinatario. La nostra soluzione funziona sul cloud, per questo non richiede nessuna installazione in locale da parte del cliente e tutte le attività di manutenzione e di aggiornamento dell'infrastruttura vengono effettuate dalle nostre squadre specializzate.

Le aziende che già scambiano dati elettronicamente con i loro partner commerciali o con la Pubblica Amministrazione utilizzano un file con contenuto e informazioni concordate tra le parti. Con l'introduzione dell'obbligo di fatturazione B2B in Italia, è stato regolamentato l'uso di uno specifico formato XML, che per alcuni aspetti differisce dal formato attualmente utilizzato dalle aziende.

In questi casi, è necessario effettuare un'analisi preliminare delle informazioni richieste dal SdI alle aziende per adattare il formato. Studieremo anche la possibilità di integrare la tua fattura PDF nel formato XML, in modo che le informazioni non contenute nell'XML arrivino a destinazione.

EDICOM è in grado di farsi carico di tale analisi e di preparare il messaggio strutturato necessario per garantire la totale conformità delle informazioni secondo come sono richiesti i  datidall’SdI, senza dimenticare le informazioni importanti richieste dal mittente e dal destinatario.

In base a quanto disposto dalla legislazione europea e dal nuovo Regolamento eIDAS che standardizza l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, le Fatture Elettroniche devono essere firmate digitalmente e accompagnate da una marca temporale a garanzia di autenticità, integrità e non ripudio.

EDICOM, in qualità di fornitore di servizi fiduciari qualificati, è in grado di offrire entrambi i servizi certificati ai sensi del Regolamento Europeo eIDAS, relativo ai meccanismi fiduciari nell’ambito delle transazioni elettroniche.

Una volta che la fattura è stata convertita nel formato richiesto e applicata la firma digitale e la marca temporale, è necessario trasmettere i documenti all’SdI utilizzando un canale sicuro e affidabile. Il Sistema di interscambio ha definito alcuni canali di entrata e uscita delle fatture B2B a cui la piattaforma EDICOM è già collegata per uno scambio sicuro.

EDICOM, attraverso il proprio HUB delle Pubbliche Amministrazioni, implementa un canale di comunicazione sicuro e diretto con l’SdI attraverso il protocollo di comunicazione definito, sia per l’invio che per la ricezione. Inoltre, attraverso il nostro HUB della Pubblica Amministrazione non solo è possibile connettersi con l’SDI in Italia, ma siamo in grado di garantire la connettività con tutti gli organismi pubblici sia all’interno che all'esterno dell’Unione Europea.

Per una gestione ottimale delle fatture è stato creato un flusso di notifiche che le accompagneranno e che consentiranno ai mittenti di poter contare su una maggior visibilità dello stato di inoltro delle fatture. Inoltre, è l’SdI che convalida inizialmente le fatture ricevute, dando luogo a una prima notifica correlata alla conformità della fattura.

Per garantire un flusso efficiente e snello, la piattaforma EDICOM effettua una validazione sintattica prima di inviarla all’SDI, confermando la correzione dei campi richiesti e delle firme digitali.
Il nostro HUB è anche la piattaforma destinata alla ricezione delle ricevute di stato, trasmesse sia dall’SdI che dal destinatario finale. Da un lato, l’SdI invierà notifiche sui vari stati delle diverse fatture e, dall’altro, un destinatario potrà trasmettere le proprie notifiche al mittente attraverso l’SdI.

Con una soluzione tecnologica come quella di EDICOM, tutte le notifiche ricevute possono essere integrate automaticamente nell'ERP per gestirle internamente in modo più agile. Se il tuo ERP non è inizialmente predisposto per l'integrazione, la piattaforma EDICOM ti permetterà di gestire le notifiche attraverso una semplice interfaccia web.

In Italia, i soggetti che emettono e ricevono Fatture Elettroniche dovranno conservare questi documenti per almeno 5 anni. La conservazione deve essere effettuata in conformità con le disposizioni della procedura di "Conservazione elettronica" che, tra gli altri aspetti, richiede la firma e il timbro elettronico dei documenti conservati, confermandone l’archiviazione e la non modifica dopo l'applicazione del timbro.

EDICOM mette a disposizione degli utenti un servizio di conservazione certificato a lungo termine denominato EDICOMLta, grazie al quale è possibile archiviare tutte le fatture insieme alle conferme di ricezione per tutto il tempo necessario. Grazie alla certificazione qualificata di archiviazione di marche elettroniche qualificate ai sensi del Regolamento eIDAS, EDICOM garantisce l’integrità nel tempo dei documenti archiviati nella propria soluzione.

EDICOM è un fornitore di servizi fiduciari e fornisce validità legale e giuridica ai documenti e ai file, attribuendogli la categoria dell’onere della prova di fronte a terzi nell’ambito dell’Unione Europea.

L’obbligatorietà della Fattura Elettronica in ambito B2B avrà un notevole impatto su tutte le aziende italiane nel momento in cui dovranno essere emesse. Non deve essere però dimenticata anche la ricezione delle Fatture Elettroniche, in quanto il volume continuerà comunque a essere assai elevato. In questo caso, potersi affidare a una soluzione elettronica consente alle aziende di risolvere il problema dell’emissione e ricezione delle fatture.

EDICOM fornisce sia servizi di emissione sia di ricezione di Fatture Elettroniche, integrandole direttamente nell’ERP per ottimizzare la gestione dei documenti e ottenere una maggior efficienza nel trattamento dell’informazione. I sistemi di ricezione e integrazione delle Fatture Elettroniche di EDICOM consentono di realizzare protocolli di verifica delle firme in grado di garantire origine, integrità e autenticità di tutti i documenti ricevuti.