Approvazione di documenti con firma elettronica

EDICOMSignADoc è una soluzione per l'approvazione di documenti con firma elettronica. Trasforma i laboriosi e lenti processi per l'approvazione dei documenti in qualcosa di telematico, efficiente e, inoltre, con valore probatorio.

Trust Services Provider

Firma Elettronica

Compatibile con tutti i tipi di firma elettronica. Configurazione di firme congiunte e disgiunte.

100% Servizio

Goditi il supporto che si merita il tuo progetto. Consulenti specializzati al tuo servizio prima, durante e dopo il kick off.

Workflow su misura

Processi di approvazione ad hoc in base alla complessità richiesta. Definisci i passi, le condizioni e gli utenti di cui hai bisogno.

Casi pratici EDICOMSignADoc

Qualsiasi processo nella tua organizzazione che richieda l'approvazione di documenti da parte di una o più persone puó essere implementato in EDICOMSignADoc. Qui di seguito ti mostriamo tre delle applicazioni più comuni.

Firma di proposte commerciali

Firma di proposte commerciali

Inserisci nei flussi persone al di fuori della tua organizzazione come clienti.

Invia i tuoi contratti di vendita non appena vengono generati e richieda la loro approvazione in totale sicurezza e in tempi minimi.

I tuoi clienti riceveranno un'e-mail e con un clic accederanno al contratto e sceglieranno se approvarlo o rifiutarlo.

Approvazione fatture

Approvazione interna delle fatture

Stabilisci dei flussi di approvazione interna adattati alla struttura della tua azienda.

Coinvolgi i responsabili che devono approvare ogni fattura.

Configura le regole che determinano l'approvazione delle tue fatture (dipartimento, fornitori, creditori, importo delle fatture, ecc.)

Firma di contratti

Firma di contratti e buste paga

Genera contratti o buste paga dal tuo sistema e ottieni l'approvazione dei dipendenti.

Offri un accesso sicuro del destinatario al suo ambiente di firma.

Ottieni le prove dell'approvazione dei contratti, buste paga, ecc.

EDICOMSignADoc si integra con qualsiasi sistema gestionale

La soluzione di approvazione e firma dei documenti di EDICOM è in grado di lavorare in modo integrato per massimizzare i vantaggi dell'automazione dei processi. Questo modo di usare la piattaforma è perfetto per le grandi aziende che hanno bisogno di gestire grandi volumi di documenti.

Il team di consulenti specializzati nell'integrazione dei dati di EDICOM garantisce che la soluzionesia compatibile ed efficace con qualsiasi sistema o database richiesto. Ciò è possibile sia che si tratti di un ERP, di un CRM o di un sistema di gestione del capitale umano, tra gli altri; soluzioni di mercato o di sviluppo proprio; nel cloud o sul posto.

Design di workflow su misura

Creare un workflow di approvazione dei documenti è veloce e intuitivo.

Indica quali mittenti sono autorizzati a inviare documenti e configura il tipo di prova e di autenticazione richiesta in un solo passo. Progetta anche flussi complessi con vari passi, diverse condizioni, diversi destinatari e tipi di firma.

 

Definizione dei passi

Definizione dei passi semplice e intuitiva

Il design dei workflows con EDICOMSignADoc si basa sulla parametrizzazione dei passi. Questi delimitano gli approvatori coinvolti negli stessi, il livello di autenticazione richiesto e il tipo di prove da raccogliere in ogni passo.

Firma elettronica

Firme congiunte e disgiunte

Firme congiunte: l'avanzamento nel workflow richiede l'approvazione di tutti gli approvatori identificati in un solo passo.

Firme disgiunte: l'avanzamento nel workflow richiede l'approvazione di un certo numero di destinatari sul numero totale di potenziali approvatori di un passo.

Esecuzione di passi

Regole per l'esecuzione di passi

Personalizza i flussi che consentono di impostare le condizioni per determinate approvazioni.

È possibile indicare che si richiede un'approvazione se un contratto supera un determinato importo, o se è destinato a una persona specifica.

Firma elettronica in tutti i tuoi documenti

La necessità di garanzie richieste per un flusso di approvazione dei documenti dipende dalla natura dello stesso. EDICOMSignADoc si adatta alle particolarità in termini di autenticazione e firma elettronica di ogni progetto.

Gestire le prove riportate da EDICOMSignADoc nella risoluzione di possibili conflitti relativi agli accordi che appaiono nel contenuto dei tuoi documenti.

Firma adattata

Firma adattata ad ogni situazione

EDICOMSignADoc supporta le firme elettroniche con certificati riconosciuti, non riconosciuti e da dispositivi sicuri di creazione della firma.

Autenticazione a due fattori

Autenticazione a due fattori

Implementa processi di autenticazione forte per offrire le migliori garanzie ai tuoi workflow: 2FA OTP (Google Authenticator) o 2FA via SMS.

Prove di approvazione

Prove di approvazione

Ogni interazione con il documento genera un'impronta, sulla quale il Fornitore di Servizi di Fiducia EDICOM "scrive un verbale" con valore probatorio chiamato Rapporto di Prove.

Pieno controllo su ciascun tuo documento

Gli emittenti di documenti, cosí come i loro superiori, hanno una dashboard configurabile con viste dei loro KPI con informazioni dettagliate sullo stato dei loro processi di approvazione.

Verifica in tempo reale se un documento è stato consultato o meno, quante persone lo hanno approvato, se è stato rifiutato da qualcuno dei partecipanti nel processo, o qualsiasi altro evento di interesse.

Stabilisci dei limiti di tempo per raccogliere l'approvazione dei tuoi documenti, imposta  l’inoltro  degli stessi o annulla un flusso se ne hai bisogno.

Perché usare EDICOMSignADoc?

EDICOMSignADoc è un potente strumento per ottimizzare i processi di approvazione e firma dei documenti.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Archiviazione elettronica con garanzia di integrità e inversione dell'onere della prova.

EDICOMLta è il servizio di archiviazione a lungo termine completato da EDICOMSignADoc per conservare i documenti insieme alla rispettiva prova di approvazione.

I processi di conservazione si eseguono secondo i principali standard internazionali per garantire l'integrità dei documenti nel corso del tempo.

L'audit e la riassicurazione permanente realizzata dal Fornitore di Servizi di Fiducia EDICOM offre garanzie che invertono l'onere della prova in caso di qualsiasi discrepanza.

Archiviazione elettronica a lungo termine

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