Domande frequenti su EDICOMSignADoc

In questa sezione è possibile consultare le informazioni su argomenti relativi alla soluzione EDICOMSignADoc, al suo utilizzo, alle sue caratteristiche, alla firma elettronica e alla sicurezza della piattaforma.

Trust Services Provider

EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc è una soluzione utilizzata per elaborare ed eseguire elettronicamente processi di approvazione e firma dei documenti. È molto utile per quelle situazioni in cui una persona ha bisogno di ricevere da un'altra persona della stessa organizzazione un accordo e/o una firma per un documento specifico. Viene anche utilizzato per ricevere un'approvazione da qualcuno al di fuori dell'azienda.

Le applicazioni più comuni per EDICOMSignADoc sono l'approvazione e la firma di proposte commerciali, l'approvazione interna delle fatture o la firma di contratti e buste paga, tra le altre.

Tuttavia, la soluzione può implementare qualsiasi processo in cui sia necessario ricevere un'approvazione e/o una firma da un'altra persona, appartenente o meno alla stessa organizzazione che ha emesso il documento.

Innanzitutto, è necessario progettare il flusso di approvazione in questione: vengono determinati i passaggi, le persone e le condizioni che il flusso richiede. Una volta che l'emittente dei documenti ha completato questo passaggio, il flusso si attiva inviando un'e-mail al destinatario o ai destinatari selezionati con un collegamento attraverso il quale possono accedere all'ambiente elettronico di approvazione e firma. In questo ambiente è possibile consultare, approvare, firmare e scaricare il documento.

Durante questo processo, gli emittenti del documento hanno la possibilità di verificare in quale stato si trova il documento, se è stato consultato, se il destinatario lo ha approvato, o se invece non è stata intrapresa alcuna azione, ecc.

Inoltre, per ogni evento che si verifica riguardo al documento, vengono generate delle verifiche che compongono il "Registro delle verifiche", firmato elettronicamente da EDICOM in qualità di Qualified Trust Service Provider. Il Registro ha valore probatorio a fronte di qualsiasi tipo di richiesta legale o contenzioso.

Sì, la soluzione si adatta perfettamente alle caratteristiche e alla complessità di ogni caso relativo al flusso di approvazione. Da flussi di approvazione più complessi, con più passaggi, più persone coinvolte, sistemi di autenticazione più sicuri e più vincoli, a un processo semplice come inviare un documento a un destinatario per ricevere un'unica approvazione.

Tra le diverse opzioni offerte dai flussi di lavoro, è possibile configurare: chi sono gli emittenti autorizzati dei documenti, quali metadati devono essere indicati, entro quanto tempo scade il termine per l'approvazione o il rifiuto dei documenti, quanti passaggi comporranno il flusso di approvazione, quali condizioni verranno stabilite nei passaggi, chi saranno i destinatari dei documenti del flusso quante approvazioni minime sono necessarie in ogni passaggio, se si desidera un tipo di metodo di autenticazione come l'Autenticazione a due fattori o quale tipo di prova verrà generata per ogni evento riguardo al documento.

EDICOMSignADoc consente l'invio di documenti a qualsiasi destinatario. Sia che si tratti di una persona interna alla tua organizzazione, sia esterna (clienti, fornitori...). Carica il documento e indica l'email del destinatario, in modo che quest'ultimo riceva una notifica e, con un solo clic, possa accedere al documento per l'approvazione e la firma.

Sì. Oltre ad approvare o rifiutare il documento e firmarlo elettronicamente, è possibile anche raccogliere e integrare i dati inseriti dai destinatari al momento dell'approvazione. Tali dati vengono compilati utilizzando moduli PDF compilabili (forme di pagamento, conti di addebito...).

Nella soluzione sono presenti i seguenti tipi di utente:

  • Emittente: È autorizzato a inviare documenti in uno o più flussi
  • Amministratore: Crea e modifica flussi di approvazione. 
  • Supervisore: Monitora lo stato dei documenti di uno o più flussi (responsabili commerciali, responsabili acquisti...).

Oltre a queste tipologie di utenti per quanto riguarda l'emissione dei documenti, è importante notare che per i destinatari, la soluzione può essere utilizzata sia dagli utenti registrati sulla piattaforma che dagli utenti non registrati.

Sì. EDICOMSignADoc è compatibile al 100% con qualsiasi sistema gestionale, di mercato o proprietario, locale o in cloud, ecc.

Il modello si basa su un servizio personalizzato che utilizza la tecnologia proprietaria e l'esperienza di un team di oltre 400 ingegneri che, dal 1995, si dedicano all'integrazione delle applicazioni. 

Indica con quale strumento generi i documenti che devi inviare per la tua firma ed Edicom si occuperà di tutte le evoluzioni necessarie per integrare i tuoi sistemi gestionali con SignADoc.

Alcuni esempi di soluzioni di mercato che EDICOMSignADoc integra sono SAP, Sage, Oracle, Sharepoint o Alfresco, tra le altre.

Tuttavia, non ci sono limitazioni all'integrazione di qualsiasi tipo di sistema o database con EDICOMSignADoc, poiché il team di oltre 400 ingegneri specializzati nell'integrazione dei dati può realizzare sempre un'integrazione efficace.

Sì. Non è necessario che un'applicazione sia sul mercato affinché l'integrazione con SignADoc sia possibile. La soluzione è perfettamente compatibile con i sistemi legacy o sviluppati internamente, installati in cloud o localmente.

Uno dei principali vantaggi è che rende i tradizionali processi di firma e approvazione dei documenti più veloci e agili. Ciò viene ottenuto grazie al fatto che tutto avviene elettronicamente, senza la necessità di stampare su carta o di recarsi da nessuna parte. 

Un altro vantaggio è che i documenti hanno la stessa validità di quelli con firme autografe. Questo grazie alle verifiche generate e firmate elettronicamente da EDICOM in qualità di Qualified Trust Service Provider. Le verifiche possono essere presentate in qualsiasi tipo di contenzioso verso terzi poiché hanno valore probatorio.

Inoltre, dopo che un flusso di approvazione è stato progettato e implementato, gli emittenti dei documenti hanno la possibilità di controllare per quali stati passano tali documenti. La soluzione fornisce informazioni in tempo reale sul fatto che siano stati consultati, approvati, o se non è stata intrapresa alcuna azione.

Sì. L'implementazione di un progetto SignADoc include l'Assistenza Standard, che ti darà accesso al Centro Assistenza Utenti (CAU) di EDICOM, dotato di più linee telefoniche dedicate nei diversi Paesi in cui EDICOM è presente.

Il Centro Assistenza Utenti di EDICOM è un'area efficiente, con tempi minimi di risposta al cliente e la capacità di risolvere i problemi in tempo reale, senza la necessità di riferirli internamente ad altri dipartimenti. Seguendo questo link puoi verificare le lingue e gli orari in cui è disponibile questo servizio, così come gli altri metodi di contatto in caso di emergenza.

Tutti i documenti che gli emittenti desiderano.

No, con SignADoc puoi inviare il numero di documenti che desideri, oltre a creare il numero di flussi di cui hai bisogno.

Ogni progetto SignADoc ha caratteristiche ed esigenze diverse, ed ha quindi un costo corrispondente.

Se desideri ricevere un preventivo personalizzato, ti consigliamo di contattarci o di lasciarci i tuoi dati e ti contatteremo al più presto.

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Validità e conformità

Sì, grazie al fatto che viene generato il Registro delle verifiche per ciascuno degli eventi che si verificano su ciascun documento. Inoltre, è possibile salvare i documenti emessi insieme alle firme e ai registri di approvazione su EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) accreditato dalla Commissione Europea come servizio eIDAS.

Conosci EDICOMLta

Ogni approvazione che viene fatta su un documento genera una verifica. 

Ogni verifica genera una traccia sul processo di approvazione del documento che viene individuata attraverso una marca temporale elettronica emessa dal Fornitore di Servizi Fiduciari EDICOM. La sequenza completa di queste verifiche è integrata in un Registro a sua volta firmato dal terzo di fiducia EDICOM. Il Registro è uno strumento essenziale per registrare i passaggi che un documento ha attraversato dalla sua emissione fino alla sua approvazione finale.  

Le garanzie offerte da EDICOM in qualità di Qualified Trust Service Provider, le marche temporali elettroniche rilasciate e la firma del Registro delle verifiche, costituiscono una garanzia che può essere presentata come prova del ciclo di vita attraverso il quale è passato un documento. 

EDICOMSignADoc conserva i documenti insieme alle verifiche di approvazione per 6 mesi. Se hai bisogno di estendere questo periodo oltre i 180 giorni e aggiungere funzionalità aggiuntive ai livelli di sicurezza sui documenti archiviati, puoi integrare il Servizio di Conservazione a Lungo Termine accreditato dal regolamento eIDAS, ONAC (Colombia) e in accordo con NOM151 (Messico) e ISO 14641.

Sì, come specificato nell'articolo 25 del Regolamento Europeo nº 910/2014 eIDAS:

Articolo 25 - Effetti giuridici delle firme elettroniche

  • Alla firma elettronica non saranno negati gli effetti giuridici o l'ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari per il solo fatto di essere una firma elettronica o perché non soddisfa i requisiti di una firma elettronica qualificata.
  • Una firma elettronica qualificata avrà un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.
  • Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro verrà riconosciuta come firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri.

Sicurezza

Sì, poiché EDICOM e la sua infrastruttura sono costantemente sottoposte a controlli e audit che garantiscono la massima disponibilità, qualità e sicurezza del servizio. 

Nel Data Processing Center (DPC) di EDICOM, che offre un modello ad alta disponibilità grazie alla ridondanza di qualsiasi componente o servizio.

Questa ridondanza è ottenuta grazie al fatto che esistono vari Centri di Elaborazione Dati in diverse località geografiche che sono perfettamente sincronizzati, replicando in tempo reale le loro risorse e le loro registrazioni.

Tra le numerose certificazioni e accreditamenti che EDICOM possiede a livello mondiale, vale la pena citare la ISO 27001, sulla Sicurezza delle Informazioni; ISO 20000, sulla qualità dei servizi informatici; ISAE 3402, sull'idoneità dei processi gestionali per garantire la sicurezza delle informazioni; o la certificazione TIER II, sull'Elevata Disponibilità dell'infrastruttura.

Puoi consultare l'elenco delle certificazioni seguendo questo link.

A livello globale, le certificazioni che EDICOM possiede in qualità di Terza Parte di Fiducia sono:

  • Qualified Trust Service Provider secondo il Regolamento dell'Unione Europea 
  • Fornitore di Servizi di Certificazione del Ministero dell'Economia (Messico)
  • Autorità per le Certificazioni dell'ONAC (Colombia)

Sì, nel Service Level Agreement (SLA) che viene firmato al momento della contrattazione di un servizio, sia dal cliente che da EDICOM, vengono specificate le percentuali minime che EDICOM si impegna a rispettare riguardo ai seguenti aspetti:

  • Disponibilità della Piattaforma e-Commerce EDICOM (99,9%).
  • Disponibilità e tempi di risposta del Customer Service Center (99,5%).
  • Tempo massimo di risoluzione del problema (99,5%).

Se queste percentuali non vengono rispettate, il cliente ha il diritto di richiedere un risarcimento per i servizi interessati secondo le condizioni stabilite.

Firma elettronica

Una firma elettronica è un insieme di dati associati a un messaggio che consente di verificare l'autenticità del firmatario e l'integrità del messaggio. 

A effetto giuridico, come specificato nell'articolo 25 del Regolamento Europeo eIDAS n° 910/2014, entrambi hanno la stessa validità. Pertanto, a questo proposito, non si può dire che sia né migliore né peggiore.

Dal punto di vista del Regolamento Europeo eIDAS n° 910/2014, la terminologia al riguardo è stata unificata in “firma elettronica”.

In alcuni Paesi dell'America Latina viene fatta differenza tra la firma elettronica per firme elettroniche semplici (cioè quelle realizzate con certificati elettronici non riconosciuti) e la firma digitale che viene effettuata con certificati elettronici riconosciuti. Tuttavia, è una differenziazione che non esiste nell'Unione Europea.

Il termine "digitalizzato" si riferisce solitamente alla rappresentazione grafica di una firma autografa. Cioè, quello che si otterrebbe facendo una firma autografa e scansionandola, o usando qualche tipo di penna e tavoletta grafica elettronica.

Tale rappresentazione grafica di firma autografa non fornisce una garanzia né rappresenta alcun tipo di valore probatorio a fronte di richieste legali o contenziosi poiché non utilizza sistemi di sicurezza solidi. Da un lato non vengono utilizzate tecniche crittografiche in grado di verificare l'integrità del documento o l'autenticità del firmatario. Dall'altro, non implica un metodo di autenticazione come l'Autenticazione a due fattori.

Innanzitutto, viene applicata una firma elettronica nel momento in cui un destinatario riceve e approva un documento, nel caso in cui il flusso di approvazione sia stato configurato in questo modo.

Inoltre, viene applicata anche una firma elettronica al Registro delle verifiche che raccoglie tutte le azioni che sono state eseguite su un documento.

EDICOMSignADoc può implementare qualsiasi tipo di firma. Dalle firme generate da certificati non riconosciuti, alle firme più esigenti che richiedono l'utilizzo di certificati o timbri riconosciuti e di dispositivi per la creazione di firme sicure. 

Spiegaci le caratteristiche del tuo progetto. Ti aiuteremo a configurare i meccanismi di firma e approvazione più appropriati per il tuo tipo di documenti.

EDICOM è un Qualified Trust Service Provider e un Ente Certificatore nell'Unione Europea, in Colombia e in Messico. In questi paesi è abilitato al rilascio di certificati per la firma di documenti. A seconda del tuo progetto di approvazione dei documenti, è possibile incorporare l'emissione di tutti i certificati di cui hai bisogno.

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