Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche

Il servizio di Conservazione Sostitutiva di EDICOM fornisce la sicurezza e la validità necessarie per i documenti elettronici

Trust Services Provider

Conservazione a norma: conserva tutti i tuoi documenti con validità fiscale e legale

Se la tua azienda emette o riceve fatture elettroniche, deve conservarle secondo le regole della Conservazione Sostitutiva o Elettronica.

La Conservazione Sostitutiva include un insieme di processi informatici regolamentati nella legislazione italiana ai fini di garantire nel tempo la validità legale di un documento elettronico.

La piattaforma EDICOM per lo scambio di documenti facilita la conservazione elettronica a norma in conformità con la legge italiana e ti aiuta a semplificare il processo di dematerializzazione dei documenti.

Validità legale dei documenti

Il processo protegge i documenti elettronici grazie a un sistema che garantisce due condizioni in modo permanente nel tempo. L’integrità, che certifica l’alterazione dei documenti, e l’autenticità, che identifica la persona fisica o giuridica come autore di un determinato documento.

Firma Elettronica

Firma Elettronica

La firma elettronica fornisce ai documenti archiviati le garanzie di integrità e autenticità richieste dalla Conservazione Elettronica. Il servizio di firma elettronica di EDICOM ha l'accreditamento europeo eIDAS, che ne certifica la validità come servizio fiduciario qualificato.

Marca temporale (Timestamp)

Marca temporale (Timestamp)

La marcatura temporale serve per dimostrare che un insieme di dati è esistito e non sono stati alterati da un determinato momento. EDICOM, come Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato eIDAS, certifica l'esistenza di determinati dati a partire da una data e un'ora specifiche.

Conservazione eIDAS

Archiviazione elettronica a lungo termine con valore probatorio

EDICOMLta è il servizio di conservazione elettronica a lungo termine adattato alla normativa italiana e accreditato dalla Commissione Europea come servizio eIDAS.

Il servizio applica meccanismi di identificazione, firma digitale e validazione temporale elettronica, garantendo così l'integrità e l'autenticità dei file archiviati nel tempo.

La piattaforma facilita l'accessibilità ai documenti elettronici attraverso un ambiente web sicuro disponibile 24 ore su 24, da qualsiasi luogo con una connessione a Internet.

Domande frequenti sulla Conservazione Sostitutiva

Consente alle aziende di accreditare di fronte a terzi o all'autorità che i propri documenti elettronici sono stati conservati integri e senza modifiche dalla data in cui sono stati sottoposti al processo di conservazione. Si tratta di un sistema che offre sicurezza giuridica alle relazioni commerciali.

Per qualsiasi documento che richieda conservazione su supporto elettronico come garanzia giuridica: fatture, libri contabili e così via. Questi documenti possono nascere elettronici o derivare da scansioni di originali cartacei.

Attraverso interfacce web, l'Utente può consultare e recuperare in qualsiasi momento i documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva. Queste interfacce integrano sistemi di ricerca e classificazione di file che semplificano le attività di localizzazione e scaricamento dei file per la presentazione o inoltro a terzi.

È un documento sviluppato da EDICOM in formato XML che integra i documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva, semplificando il processo di consultazione e archiviazione dei documenti. Questo documento ha un formato grafico PDF che semplifica la visualizzazione e include dati essenziali del processo di archiviazione.

I documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva sono file elettronici e, come tali, devono essere archiviati in dispositivi accessibili al Responsabile della Conservazione. Questi può delegare a EDICOM tutta la parte tecnologica (hardware, software e processi) relativa all’archiviazione dei documenti, contando così su un Data Center conforme ai più stringenti parametri di sicurezza.

Il servizio prevede l'estrazione dell'HASH (o impronta) dei documenti mediante l'uso di algoritmi matematici che permettono di ottenere una stringa di lunghezza fissa che identifica univocamente il documento elettronico. Questo HASH viene sottoposto a processi di firma e timestamp e viene conservato insieme al documento al fine di garantirne l'integrità nel tempo.

Vantaggi della Conservazione Elettronica dei documenti

I documenti possono essere creati in formato elettronico o essere digitalizzazioni di documenti fisici sottoposti a un processo di scansione.

Consente l'archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti in dispositivi di dimensioni ridotte (memorie USB, CD e così via).

I sistemi impiegati per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti elettronici implementati da EDICOM ne consentono l'uso con totale validità legale di fronte a terzi e di fronte alle autorità.

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