Polonia: fatturazione elettronica B2B a partire dal febbraio 2026

Fatturazione Elettronica in Polonia

Nel 2021, il governo polacco ha pubblicato la bozza di legge sulla massificazione della fatturazione elettronica nel Paese. La legge prevede che tutte le fatture emesse debbano essere dichiarate attraverso una piattaforma centrale chiamata Sistema Nazionale di Fatture Elettroniche - KSeF.  Tutte le aziende con sede in Polonia sono interessate da questa normativa. Tuttavia, le aziende che lo desiderano possono utilizzare la piattaforma nazionale KSeF, disponibile su base volontaria dal 1° gennaio 2022.

L'implementazione avverrà per fasi:

• 1° febbraio 2026, per i grandi contribuenti (oltre 200 milioni di zloty all'anno),
• 1° aprile 2026, per tutti i contribuenti.

Con l'introduzione della fatturazione elettronica, il governo vuole avanzare nella digitalizzazione del sistema fiscale e poter beneficiare dei vantaggi della sua implementazione, così come stanno già facendo altri Paesi dell'Unione Europea, come l'Italia, dove la fatturazione elettronica B2B è obbligatoria dal 2019. 

Sistema nazionale di Fatturazione Elettronica - KSeF

Il KSeF è la piattaforma centrale del governo per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Le aziende devono inviare tutte le fatture elettroniche al KSeF, dove verrà assegnato un identificativo unico chiamato KSeF ID.  
 
Le fatture saranno disponibili per la visualizzazione e il download in formato originale o PDF sul portale, che fungerà anche da archivio, conservando i documenti fiscali elettronici per 10 anni. 
 
Inoltre, la piattaforma emetterà una serie di conferme che comunicheranno agli utenti il numero assegnato attraverso la marca temporale, il rifiuto della fattura o l'impossibilità di emettere fatture, a causa dell'indisponibilità del KSeF stesso. 
 
Per fattura strutturata si intende una fattura elettronica XML gestita attraverso il KSeF. Per il momento, le fatture strutturate coesisteranno con le fatture cartacee e con il resto delle fatture elettroniche già presenti sul mercato. 

Nuovi sviluppi nel sistema nazionale di fatturazione elettronica (KSeF)

Il Ministero delle Finanze polacco ha annunciato nuove modifiche alla legge sul KSeF e ha pubblicato un nuovo schema di fattura. Oltre a confermare le nuove date di entrata in vigore dell'obbligo di utilizzare le fatture elettroniche, la modifica affronta anche i punti chiave sollevati durante la consultazione pubblica, tra cui:

• Consentire a tutti i contribuenti di utilizzare volontariamente la modalità offline fino alla fine del 2026.
• Consentire l'emissione di fatture ai consumatori (B2C) tramite KSeF (opzionale).
• Consentire l'invio di fatture con allegati al KSeF, indipendentemente dal settore in cui opera il contribuente.
• Consentire ai contribuenti che emettono fatture di basso valore (fino a 450 PLN lordi a fattura o 10.000 PLN al mese) di continuare a emetterle nella forma attuale fino al 30 settembre 2026.
• Rinvio al 31 luglio 2026 dell'obbligo di fornire un numero KSeF quando si effettuano pagamenti di fatture elettroniche, compresi i pagamenti tramite il meccanismo dello split payment e le sanzioni per la mancata osservanza.

Il regolamento sull'utilizzo del KSeF del 27 dicembre 2021 sarà abrogato e sostituito da uno nuovo. Il regolamento aggiornato riguarderà i codici QR, l'accesso in due fasi alle fatture e i processi di certificazione interna.

Per quanto riguarda l'obbligo di fornire il numero KSeF per i pagamenti di fatture strutturate, esso si applicherà ai pagamenti effettuati a partire dal 1° agosto 2026.

Vuoi conoscere tutti i dettagli sulla Fatturazione Elettronica B2B in Polonia? Scarica questo documento di FAQ preparato in collaborazione con Deloitte.

Vantaggi della Fattura Elettronica B2B in Polonia

Le aziende che decidono di iniziare ad utilizzare la fattura elettronica su base volontaria possono beneficiare di alcune misure speciali:

• Riduzione del rimborso IVA da 60 a 40 giorni
• Esenzione dalla dichiarazione del modulo JPK_FA

Questi sono alcuni dei vantaggi che il governo si aspetta di ottenere con la diffusione massiva della Fatturazione Elettronica B2B. 

• Miglioramento dell'ambiente gestionale per i contribuenti, attraverso un accesso più facile e veloce ai documenti. 
• Maggiore sicurezza nelle transazioni commerciali grazie alla standardizzazione del formato della fattura. 
• Riduzione degli errori umani grazie all'automazione dei processi contabili. 
• Ottimizzazione del controllo fiscale. 
• Aumento della riscossione delle imposte. 

Servizio EDICOM Polonia Compliance

EDICOM offre una soluzione completa per le aziende con una sede in Polonia. La piattaforma EDICOM per la Fatturazione Elettronica e la conformità all'IVA automatizza tutti i processi di fatturazione e la dichiarazione dei documenti fiscali, sia B2G che B2B.  Integrato con il tuo ERP, il servizio EDICOM ti permetterà di generare, inviare e ricevere sia Fatture Elettroniche B2B da dichiarare attraverso il nuovo sistema KSeF, sia Fatture Elettroniche indirizzate alle pubbliche amministrazioni polacche attraverso la piattaforma centrale PeF, in conformità con i requisiti legali e tecnici richiesti dal Ministero delle Finanze. 

Inoltre, la soluzione è anche in grado di automatizzare l'emissione di file SAF-T per la dichiarazione delle informazioni contabili. 

Una soluzione completa che ti aiuterà a ridurre i tempi di restituzione dell'IVA, a ridurre i costi di gestione e a offrirti maggiori garanzie di sicurezza e riservatezza.