Archiviazione elettronica a lungo termine con valore probatorio
EDICOMLta è il servizio di archiviazione elettronica a lungo termine che offre EDICOM in qualità di Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato eIDAS
Una soluzione che garantisce integrità e autenticità dei documenti con valore probatorio
EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) è la soluzione certificata di archiviazione elettronica a lungo termine offerta da EDICOM in quanto Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato.
La piattaforma applica meccanismi di identificazione, firma digitale e sigillo elettronico, in conformità con il Reglamento eIDAS, garantendo così l'integrità e l'autenticità dei file archiviati nel tempo.
La Piattaforma EDICOM è in grado di archiviare i documenti trasmessi in totale conformità a quanto disposto dalla Conservazione Elettronica. Il ruolo attivo di EDICOM come Trusted Service Provider implica l’esecuzione di verifiche permanenti sui registri caricati in base alle normative internazionali (XSADEsLT e ISO14641) e locali, come avviene in questo caso con la Conservazione Elettronica in Italia.
Come fa EDICOMLta ad attribuire valore probatorio ai documenti archiviati?
Uno dei valori principali che apporta un sistema di archiviazione elettronica omologato è il valore di prova legale dei documenti in caso di un possibile confronto con una terza parte o un possibile contenzioso.
Si applica in modo sequenziale un sigillo elettronico e una marca temporale elettronica qualificata dal regolamento eIDAS. Con il sigillo elettronico qualificato, si garantisce l'integrità del documento e con il Time Stamping si prova oggettivamente il momento esatto (data e ora) in cui il documento è stato conservato.
Si applicano marche temporali elettroniche in modo ricorrente nel tempo (di solito ogni due anni) per ampliare l'affidabilità del sigillo elettronico oltre la sua usuale validità tecnologica. In questo processo si utilizza il servizio fiduciario qualificato di conservazione dei sigilli elettronici.
Una piattaforma certificata a livello internazionale
La soluzione EDICOMLta è progettata e certificata in conformità con i più alti standard internazionali in ambito di archiviazione digitale.
Inoltre, EDICOM possiede certificazioni locali in regioni in cui esistono leggi specifiche sulla conservazione elettronica come, ad esempio, la Conservazione Elettronica in Italia o la NOM151 in Messico.
Come funziona EDICOM Long Term Archiving?
Accesso al servizio
EDICOMLta offre agli utenti un ambiente web personalizzato e progettato con criteri di usabilità a cui si accede con alti livelli di sicurezza.
Acquisizione di documenti
Sia manualmente attraverso l'ambiente web o in modo integrato, i meccanismi di firma elettronica e la marcatura temporale vengono applicati automaticamente, garantendo l'integrità e l'autenticità dei documenti dal momento in cui vengono registrati sulla piattaforma.
Valore probatorio
Con il sigillo elettronico certificato, si garantisce l'integrità del documento e con la Marcatura Temporale si dimostra oggettivamente il momento esatto (data e ora) in cui tale documento è stato conservato.
Generazione di metadati
I metadati sono indispensabili, dal momento che permettono la successiva identificazione e il recupero dei documenti. EDICOMLta consente di creare modelli web per la creazione di strutture di metadati standardizzate.
Archiviazione sicura
I documenti sono archiviati in parallelo in due CED di EDICOM, con le rispettive copie di sicurezza. In questo modo, si garantisce un'accessibilità del 99,9% dei documenti e delle condizioni di sicurezza elevata.
Registro delle evidenze
Alcune delle evidenze informatiche che vengono registrate e che costituiscono l'audit di un documento sono: evidenza di creazione, evidenza di origine, evidenza di modifica, evidenza di cancellazione, evidenza di download...
Gestione dei documenti
Archiviazione elettronica, modifica dei documenti, creazione di cartelle, filtri di ricerca, segnalibro "preferiti", elenco documenti, opzioni di download e condivisione... sono alcune delle molteplici funzionalità.
Riassicurazione continua
Sui documenti archiviati si applicano in modo ricorrente e automatico una marca temporale elettronica qualificata dal regolamento eIDAS, che è un metodo valido e riconosciuto dalle autorità europee per prolungare l'integrità di un documento elettronico nel tempo.
Audit dei documenti
In qualsiasi momento si può richiedere l'audit di un documento. Questo file compresso contiene elementi come le evidenze, firme digitali o il report di convalida. Tutti gli elementi informatici necessari per dimostrare oggettivamente l'integrità di un documento.
Alla scoperta di EDICOMLta: Gestire le informazioni
Alla scoperta di EDICOMLta: Upload e ricerca dei documenti
Alla scoperta di EDICOMLta: Audit legale dei documenti
Punti chiave del servizio fiduciario di Archiviazione Elettronica a Lungo Termine
Accessibilità
Archiviazione sulla base di metadati che permettono l'identificazione e la creazione di gerarchie tra di loro, facilitando la successiva consultazione o il recupero dei documenti.
Conformità legale
Gli archivi elettronici sono conservati nelle condizioni tecniche stabilite dal Regolamento 910/2014, noto come eIDAS.
Accesso alle prove legali
Il sistema permette di recuperare rapidamente i documenti conservati. Consente anche un accesso e un download del file con l'audit elettronico che certifica l'integrità e l'autenticità dei dati nel tempo, per provare la sua validità legale a terzi.
Valore probatorio
La firma elettronica fornisce un sistema di conservazione dei dati con garanzie di integrità e autenticità, le garanzie necessarie affinché il sistema e i documenti archiviati abbiano valore probatorio legale.
Audit dei documenti
Le firme e i sigilli elettronici degli archivi sono soggetti a regolari processi di controllo per mantenere gli attributi di integrità e autenticità che apportano. Questo audit permanente controlla le interazioni di ogni utente sui documenti in custodia.
Integrazione con terze parti
EDICOMLta può essere integrato con i sistemi di gestione interni delle aziende o con le soluzioni EDI e Fattura Elettronica di EDICOM, automatizzando la custodia e la conservazione di questi documenti elettronici.
Gerarchia dei documenti
EDICOMLta consente di salvare il ciclo completo seguito da ogni documento elettronico. Per esempio, in una relazione commerciale, la fattura elettronica sarà memorizzata vincolata all'ordine e alla nota di spedizione.
Reversibilità dei dati
Il recupero di tutti i lotti di dati è una necessità che devono affrontare le imprese. Per questo EDICOM garantisce il recupero e il trasferimento di tutti i documenti archiviati e le loro evidenze, come firme, marche temporali, registrazioni del ciclo di vita dei file, registri di eventi, ecc.
Infrastruttura tecnologica
I file sono salvaguardati in un modello di alta disponibilità basato sulla ridondanza di qualsiasi componente o servizio. Questo si traduce nella disponibilità di due CED (Centri di Elaborazione Dati) situati in strutture fisiche diverse e che operano in modo sincrono attraverso una replica permanente delle risorse.
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