Applicazioni pratiche della Conservazione a Lungo Termine
Si presentano casi pratici in cui l'archiviazione elettronica è indispensabile per la trasformazione digitale di un'attività.
L'Archiviazione a Lungo Termine per la tua strategia Paperless
La gestione dei documenti cartacei consuma molte risorse, sia economiche che umane.
Passare ad un modello basato sulla conservazione dei documenti esclusivamente in formato elettronico è un salto che deve essere fatto con piene garanzie di legalità e rispetto delle norme vigenti. A questo proposito, è opportuno affidarsi ai servizi di un Trust Service Provider (Fornitore di servizi fiduciari) che si assuma la responsabilità di conservare tutti i tuoi documenti in modo stabile nel tempo.
Archiviazione elettronica di documenti scambiati con la Pubblica Amministrazione e con privati
La Fattura elettronica è obbligatoria in Italia sia nei rapporti con le pubbliche amministrazioni (Fattura PA) che negli scambi commerciali tra aziende private.
La conservazione degli originali elettronici delle fatture è un obbligo sia per gli emittenti che per i destinatari dei documenti, ed è necessario che la conservazione elettronica sia effettuata secondo il processo di Conservazione Sostitutiva regolato dalla legge.
La Conservazione Sostitutiva include un insieme di processi informatici regolamentati nella legislazione italiana ai fini di garantire nel tempo la validità legale di un documento elettronico.
La piattaforma EDICOM per lo scambio di documenti facilita la conservazione elettronica in conformità con la legge italiana e semplifica il processo di dematerializzazione dei documenti.
Come funziona?
1. Integrazione con l'ERP
Integrazione con i sistemi interni dei clienti per i processi di emissione e ricezione dei dati. Il sistema permette di integrare anche le notifiche ricevute dallo SdI quanto quelle del destinatario finale.
2. Connettività con il sistema di interscambio SDI
La soluzione EDICOM offre una connessione diretta con il Sistema di Interscambio per lo scambio delle fatture. La connessione viene effettuata tramite un canale webservice sicuro e certificato.
3. Archiviazione
Applichiamo le procedure di conservazione elettronica ai documenti originali. In qualità di Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificati in Europa (eIDAS) applichiamo processi di crittografia avanzati (firma digitale, timestamp elettronico ... ecc.) per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti riconosciuta a livello europeo.
4. Gestione di ACK
La piattaforma EDICOM riceve le diverse ACK (conferme di risposta) emesse dallo SDI che informano sullo stato di ogni fattura e vengono integrate nell'ERP, creando un insieme di file ed evidenze appartenenti ad un'unica relazione contrattuale e facilitando la consultazione dei documenti. Anche queste risposte associate sono conservate nel servizio di archiviazione a lungo termine, con la garanzia della figura del prestatore di servizi fiduciari qualificati definita dal Regolamento UE 910/2014.
Archiviazione elettronica dei registri IVA
Con EDICOMLta è possibile archiviare in modo sicuro i registri IVA con i dati fiscali delle fatture dichiarate.
In tale contesto, è necessario che questa custodia delle transazioni sia effettuata in modo sicuro e certificato, al fine di fornire un’evidenza legale in caso di qualsiasi problema o reclamo da parte di terzi.
Valore probatorio dei documenti fiscali archiviati
1. Integrazione con sistemi contabili
EDICOMLta si integra con la piattaforma di scambio elettronico di dati o con i sistemi di gestione interni alle aziende, archiviando una cronologia dettagliata dei documenti elettronici emessi dall’azienda e di quelli di ritorno dall'amministrazione fiscale.
2. Fascicoli elettronici
I dati fiscali delle fatture dichiarate e i messaggi di stato emessi dall'autorità fiscale sono custoditi in modo sicuro sotto forma di fascicoli elettronici.
3. Applicazione dei metadati
La soluzione LTA applica metadati che consentono la classificazione e l'identificazione dei documenti emessi ed è possibile gerarchizzare e mettere in relazione i documenti scambiati. Il sistema garantisce la tracciabilità e permette una consultazione ed un recupero rapido di qualsiasi documento o fascicolo di documenti.
4. Recupero di fascicoli
Potrai recuperare e consultare in qualsiasi momento i file inviati e le conferme ricevute archiviate.
Una piattaforma certificata a livello internazionale
La soluzione EDICOMLta è stata progettata e certificata in conformità con i più alti standard internazionali di archiviazione digitale.
Inoltre, EDICOM possiede certificazioni in linea con lespecifiche leggi che seguono la la conservazione elettronica, come la stessa Conservazione Elettronica in Italia o la NOM151 in Messico.
Archiviazione elettronica nel dipartimento delle Risorse Umane
La gestione delle Risorse Umane in un'azienda implica la gestione di un gran numero di documenti relativi ai dipendenti (buste paga, contratti, rapporti per il fisco, dichiarazioni fiscali, assenze per malattia, congedi speciali, spese di viaggio, ecc.). Le sfide che devono affrontare i manager delle risorse umane in termini di gestione dei documenti sono molteplici: amministrazione di alti volumi di documenti, eterogeneità di formati e tipi, classificazione, conservazione, recupero, ecc.
Data la sensibilità dei documenti trattati, è necessario conservare questa documentazione in condizioni di sicurezza rigorose e poter ottenere la tracciabilità tra i documenti che fanno parte del fascicolo di uno stesso dipendente.
Centralizza i documenti di un dipendente in un unico fascicolo
1. Integrazione con l'ERP
La soluzione si collega con l'ERP per catturare i documenti, sia digitali che multimediali. È possibile inviare grandi lotti di documenti e archiviarli con determinati criteri di efficienza, identificandoli in base all’ID del lavoratore.
2. Caricamento manuale dei documenti
I documenti possono anche essere caricati accedendo all'interfaccia WEB della soluzione con un sistema drag&drop.
3. Applicazione di sigilli elettronici
Il sigillo elettronico qualificato e la marca temporale qualificata sono applicati ai documenti per garantirne l'integrità.
4. Tracciabilità tramite metadati
I documenti sono classificati nella soluzione attraverso una struttura di metadati in parte concordata con il cliente, che può includere l'ID del dipendente. Questo consente di creare una traccia che unifica tutti i documenti di un dipendente in un unico fascicolo elettronico.
5. Invio di notifiche
La soluzione invia una notifica al lavoratore con un link privato e sicuro per il download del documento che è stato archiviato.
6. Accesso privato e sicuro
Ogni dipendente ha un ambiente privato dove può consultare il suo fascicolo in qualsiasi momento. Inoltre, tutte le azioni che svolge su ogni documento, sia visualizzato che scaricato, sono registrate come prova.
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