Digitalizzare l'invio e la ricezione di Dichiarazioni e altri documenti Doganali (AIDA) con conservazione digitale a norma

L'Italia sta digitalizzando le interazioni tra le imprese e l'autorità doganale, ADM - Agenzia delle Dogane e dei Monopoli. Le dichiarazioni doganali per le importazioni devono essere presentate in formato elettronico da giugno 2022:

• Nel 2022 è stata avviata l'introduzione della digitalizzazione dei flussi documentali relativi alle importazioni.
• Nel 2023 è proseguita l'introduzione della digitalizzazione dei flussi documentali relativi all'esportazione e al transito delle merci.

Questa digitalizzazione viene effettuata in conformità con il modello europeo di dati doganali denominato EUCDM. L'EUCDM è il modello di dati doganali per:

• Sistemi doganali transeuropei come NCTS, AES, ICS.
• Sistemi nazionali di sdoganamento nell'UE.

L'obiettivo è armonizzare i dati doganali in tutte le tipologie di dichiarazione e garantire una visione orizzontale dei dati legalmente definiti che gli operatori economici devono fornire quando presentano dichiarazioni o notifiche.

La digitalizzazione dei flussi di documentazione doganale deriva dall'attuazione del Regolamento Europeo UE 952/2013, denominato "Codice Doganale Unionale".

Il progetto europeo ICS2

L'Unione Europea ha avviato un processo di riforma del sistema doganale per la sicurezza delle merci importate. Questa riforma fa parte del progetto ICS2, che consentirà alle autorità doganali di identificare possibili minacce in modo più accurato grazie a un flusso di informazioni integrato con i dati provenienti dai vari attori della catena logistica.

Raccoglierà dati su tutte le merci che entrano nell'UE prima del loro arrivo. Gli operatori economici (OE) dovranno dichiarare i dati di sicurezza e protezione all'ICS2, attraverso la Dichiarazione Sommaria di Entrata (ENS).

Il sistema è stato creato con l'obiettivo di proteggere più efficacemente il mercato unico e i cittadini europei attraverso nuove misure doganali di sicurezza e protezione, facilitando al contempo il libero flusso del commercio legittimo.

L'Italia all'avanguardia nella digitalizzazione delle dichiarazioni doganali

Seguendo le linee guida europee, l'Agenzia delle Dogane in Italia sta guidando gli Stati membri nell'implementazione del sistema e accetta solo documenti di importazione elettronici. Non è più consentito l'uso di moduli cartacei e non è più richiesta la stampa dei documenti. Questo nuovo sistema fornisce una visione d'insieme della contabilità per adempiere agli obblighi fiscali, relativi alla registrazione delle fatture di importazione e alla detrazione dell'IVA.

Le dichiarazioni sono identificate da un codice alfanumerico unico denominato MNR.

Il modello IM utilizzato finora sarà sostituito dai seguenti messaggi in formato XML a seconda del valore dell’importazione: 

• H1: dichiarazione di immissione in libera pratica e destinazione finale;
• H2: dichiarazione di deposito doganale;
• H3: dichiarazione di ammissione temporanea;
• H4: dichiarazione di perfezionamento attivo;
• H5: dichiarazione di introduzione di merci nell'ambito di scambi con territori a fiscalità speciale;
• H6: dichiarazioni doganali nel traffico postale per l'immissione in libera pratica (invii postali);
• H7: sdoganamento di merci di basso valore (in vigore dal 1° luglio 2021).

Come funziona la procedura con l'Agenzia delle Dogane italiana

Il processo funziona come segue:

• L'azienda o lo spedizioniere devono inviare alla dogana il documento XML H1 con la richiesta di importazione che desiderano realizzare.
• La dogana risponderà al mittente con la risposta alla richiesta e assegnerà un MRN alla richiesta, che è un identificativo unico che deve accompagnare il resto dei documenti relativi all'importazione.
• Una volta ottenuto l'MRN, l'azienda può richiedere alla dogana i documenti necessari per poter detrarre l'IVA dalla fattura, come ad esempio Prospetto di svincolo, Prospetto di sintesi o Riepilogo contabile.

Conservazione a norma dei documenti doganali

I documenti contenuti nel Cassetto Doganale di ogni azienda sono documenti certificati dalla dogana. Questo li rende documenti fiscalmente rilevanti e legalmente validi. Pertanto, le aziende che esportano, importano e movimentano merci devono conservare a norma tutti i documenti doganali rilevanti, sia ai fini IVA che per garanzie economiche.

Esistono tre principali documenti di importazione la cui conservazione elettronica a norma è essenziale:

• Prospetto di Sintesi della Bolla Doganale
• Documento di Svincolo
• Prospetto ai fini Contabili della Bolla Doganale

Quest'ultimo documento, il "Prospetto ai fini Contabili", viene utilizzato per registrare la Bolla Doganale e quindi per scaricare l'IVA pagata in dogana. È un documento rilevante in caso di controllo fiscale da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Per quanto riguarda i documenti di esportazione, alcuni dei documenti più rilevanti per la conservazione elettronica a norma sono:

• DAE
• Visto Uscire

Questi documenti consentono alle aziende di dimostrare che la merce è stata "svincolata" presso l'ufficio doganale di partenza. Anche per dimostrare che una fattura emessa senza IVA è fondata (le fatture di esportazione non sono imponibili), dal momento che l'esportazione ha avuto luogo e le merci hanno lasciato l'UE.

A loro volta, i Documenti di Accompagnamento Transito (DAT), permetteranno a un'azienda di non perdere le Garanzie pagate.

Download automatico di documenti dal “Cassetto Doganale”

Le aziende italiane possono effettuare il download automatico dei documenti dal proprio "Cassetto Doganale", grazie alla tecnologia Webservice.

Per effettuare il download verranno utilizzati i codici MRN trasmessi dalle aziende.

Per usufruire di questa funzionalità, le aziende dovranno avvalersi di un fornitore di servizi in grado di collegarsi al Cassetto Doganale, una volta ottenuti i codici MRN.

Piattaforma Globale EDICOM

EDICOM, in qualità di fornitore di soluzioni per lo scambio elettronico di documenti, può collegarsi con l'Agenzia delle Dogane italiana per ottenere i documenti contabili relativi alla detrazione dell'IVA necessari all'azienda. Questi documenti devono essere conservati per una successiva consultazione. 

• Connettività WebService: EDICOM ha abilitato il canale di comunicazione WebService per interfacciarsi con Dogane per le dichiarazioni doganali e per connettersi elettronicamente e recuperare i documenti in modo sicuro e automatico dal "Cassetto Doganale", utilizzando i codici MRN delle movimentazioni.
• Servizio di archiviazione elettronica a lungo termine: per conservare i documenti, EDICOM fornisce un servizio di archiviazione elettronica in cloud che soddisfa i requisiti della Conservazione Sostitutiva in Italia. EDICOMLta è il servizio di conservazione elettronica a lungo termine conforme alla normativa italiana e accreditato dalla Commissione Europea come servizio eIDAS. Il servizio applica meccanismi di identificazione, firma digitale e validazione elettronica temporanea, garantendo così l'integrità e l'autenticità dei file archiviati nel tempo. Questo servizio consente alle aziende italiane di archiviare tutti i documenti rilevanti associati all'importazione e all'esportazione.