Electronic Data Interchange - EDI

Come automatizzare la gestione del ciclo passivo

gestione del ciclo passivo

La gestione del ciclo passivo è una delle funzioni più noiose dei reparti contabili. È una parte delicata del rapporto dell'azienda con i suoi fornitori, in quanto i tempi di incasso sono importanti per il fornitore quanto lo è per il cliente la consegna puntuale del prodotto o del servizio. 

L'implementazione di una soluzione per la digitalizzazione e l'automazione della contabilità fornitori offre molti vantaggi e presenta un solo ostacolo: la riluttanza a modificare i processi aziendali interni, soprattutto nelle organizzazioni che non hanno ancora intrapreso la strada della digitalizzazione. Per superare la riluttanza al cambiamento, è fondamentale analizzare il processo di gestione della contabilità fornitori, dal momento in cui viene effettuato l'ordine di acquisto fino al pagamento della fattura, dal punto di vista delle risorse, del tempo e senza escludere errori, perdita di documenti, ecc.

Quali problemi sorgono quando si ricevono le fatture dei fornitori? 

Gestire un elevato volume di documenti fisici provenienti da diversi fornitori significa affrontare difficoltà nella loro gestione. Dal momento dell'emissione dell'ordine di acquisto fino al pagamento, vengono generati diversi documenti (bolle di consegna, fatture), che devono essere elaborati manualmente. Questa parte del backoffice può coinvolgere diversi reparti (acquisti, contabilità) che devono ricevere, protocollare, registrare, trasferire, ecc. le fatture. In tutto ciò è necessario mettere in conto:

  • Errori. La gestione manuale aumenta sempre la probabilità di errori rispetto all'automazione.
  • Tempi più lunghi.
  • Disparità di formati, canali di comunicazione, dati di fatturazione e compliance. 
  • Conservazione. Tutta la documentazione deve essere adeguatamente conservata sia in formato digitale, ad esempio nel caso di fatture in PDF, sia in forma fisica. Anche questo comporta costi per spazio e carta. 

Come automatizzare la gestione del ciclo passivo?

La tecnologia facilita l'ottimizzazione dei processi di gestione interna delle aziende. In particolare, tutte le soluzioni basate sull'EDI (Electronic Data Interchange) consentono di digitalizzare e automatizzare i flussi di informazioni e documenti. Nel caso della contabilità fornitori, la tecnologia basata sull'interscambio elettronico di dati permette di trasformare un processo di gestione complesso in uno semplice e agile. 

Per avviare il passaggio della gestione della contabilità fornitori a una soluzione digitale, è opportuno:

  • Analizzare la situazione attuale e valutare i vantaggi del cambiamento in termini quantitativi e qualitativi.
  • Avere un fornitore di tecnologia specializzato che offra soluzioni adeguate che integrino i diversi flussi di lavoro e i partners che interagiscono nell'ecosistema aziendale.
  • Puntare su soluzioni tecnologiche scalabili che facilitino l'evoluzione in base alle esigenze dell'azienda.
  • Educare i fornitori, poiché alcuni di essi possono essere piccole aziende con un basso volume di fatture che non dispongono di una soluzione integrata per l'interscambio elettronico dei dati e sono riluttanti a utilizzare questa tecnologia. A questo punto è molto importante trasmettere i vantaggi dell'ottimizzazione della contabilità fornitori attraverso soluzioni digitali. 

Portale fornitori per l'automazione della gestione del ciclo passivo

EDICOM ha sviluppato il portale fornitori per l’automazione della gestione del ciclo passivo. Si tratta di una soluzione centralizzata e scalabile per la ricezione di fatture da fornitori di più Paesi, in conformità ai requisiti di legge e attraverso un unico ambiente di gestione. Questo strumento è valido sia per i fornitori con una soluzione EDI sia per quelli che non hanno una soluzione integrata.

La piattaforma consente la pubblicazione automatica degli ordini di acquisto generati nell'ERP aziendale. I fornitori ricevono una notifica via e-mail che li avvisa della presenza di documenti in attesa di revisione. Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, i fornitori possono visualizzare e scaricare gli ordini, nonché generare e inviare fatture attraverso lo stesso canale, integrandosi con l'ERP dell'azienda ricevente. 

Come funziona il portale fornitori

L'azienda che implementa la soluzione invia automaticamente l'ordine di acquisto al proprio fornitore.

  1. I dati dell'ordine di acquisto vengono importati dal sistema di gestione clienti al portale fornitori attraverso il software EDICOM.
  2. EDICOM riconosce il destinatario degli ordini. Se il fornitore non è un partner EDI, l'ordine viene trasferito al portale e il fornitore viene informato della disponibilità di un ordine di acquisto tramite un'e-mail con accesso diretto. Il fornitore accede al portale dove può visualizzare e scaricare i suoi ordini.
  3. Il fornitore può generare fatture dal portale in base agli ordini ricevuti. In modo molto semplice, attraverso moduli web molto intuitivi, il fornitore completa le informazioni sulla fattura necessarie per la gestione della contabilità (numero di fattura, data della fattura, ecc.).
  4. Se necessario, il fornitore può allegare una rappresentazione grafica della sua fattura in formato PDF.
  5. Le fatture, una volta convalidate, vengono integrate nel sistema di contabilità, automatizzando i processi di abbinamento e registrazione.

Vantaggi del portale fornitori: dall'ordine di acquisto al pagamento della fattura

La digitalizzazione e l'automazione della contabilità fornitori fa risparmiare tempo, aumenta l'efficienza finanziaria dell'azienda e rafforza il rapporto di fiducia tra clienti e fornitori.

  • Invio automatico degli ordini. L'invio di un ordine di acquisto non richiede più la generazione di una rappresentazione visiva dell'ordine da inviare via e-mail o fax. È sufficiente registrarlo nell'ERP perché venga immediatamente pubblicato nel portale e notificato ai fornitori.
  • Semplifica il processo di emissione della fattura elettronica perché vengono utilizzati gli stessi dati dell'ordine di acquisto.
  • Ricezione automatica delle fatture. Non dovrai più ricevere le fatture per posta o via e-mail, né scaricarle, aprirle o registrarle manualmente nel tuo sistema gestionale. I tuoi fornitori devono solo indicare l'ordine da fatturare, introdurre i pochi dati chiave non inclusi nell'ordine e tu riceverai la fattura che si integrerà automaticamente nel tuo gestionale.
  • Tracciabilità dell'intero flusso di acquisto e vendita. Il processo di abbinamento è molto più semplice, poiché le fatture vengono generate dagli ordini di acquisto pubblicati sul portale.
  • Semplifica l'abbinamento della fattura all'ordine di acquisto per l'integrazione automatica nel sistema di contabilità fornitori.
  • Compliance. Generazione di documenti in conformità ai requisiti legali e tecnici di ciascun Paese. La piattaforma incorpora servizi di firma elettronica e di custodia legale dei documenti per il periodo di tempo stabilito dalla legge.
  • Risparmio sui costi. Riduzione dei tempi di risposta, eliminazione degli errori, eliminazione dell'uso della carta... I vantaggi ottenuti si traducono in un aumento dell'efficienza delle tue operazioni e, di conseguenza, in una maggiore produttività che riduce i costi di gestione dei tuoi acquisti.

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