VeriFactu: sistema di emissione di fatture verificabili in Spagna

Il Regio Decreto 1007/2023 stabilisce l'obbligo per le aziende e i professionisti di utilizzare Sistemi Informatici di Fatturazione (SIF) che supportino processi di contabilità, fatturazione o gestione che garantiscano l'integrità, la conservazione, l'accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l'inalterabilità dei registri delle fatture. In alternativa, è consentito l'utilizzo di sistemi VeriFactu per l'invio dei registri delle fatture all'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT).

Legge 11/2021 contro la frode fiscale in Spagna

La Legge 11/2021 sulle misure di prevenzione e contrasto alle frodi fiscali ha l'obiettivo di impedire la manipolazione dei dati contabili che consentirebbe la doppia contabilizzazione o l'alterazione delle registrazioni delle transazioni effettuate. Questa legge impone ai produttori, ai commercianti e agli utenti di assicurare che i sistemi e i programmi informatici o elettronici che supportano i processi di contabilità, fatturazione o gestione di coloro che svolgono attività economiche garantiscano l'integrità, la conservazione, l'accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l'inalterabilità delle registrazioni, senza interpolazioni, omissioni o alterazioni che non siano debitamente annotate nei sistemi stessi. 

L'obiettivo di questa legge è promuovere i progressi nella digitalizzazione delle PMI, delle microimprese e dei lavoratori autonomi in Spagna, cercando allo stesso tempo di migliorare la conformità fiscale e di rafforzare la lotta contro la frode fiscale.

Regio Decreto 1007/2023: "Regolamento VeriFactu"

Il 6 dicembre 2023 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dello Stato (BOE) il Regio Decreto 1007/2023, che approva la regolamentazione dei requisiti dei sistemi e dei software di fatturazione utilizzati da imprenditori e professionisti, stabilendo anche la standardizzazione dei formati dei registri di fatturazione. Questo regolamento nasce dalla modifica dell'articolo 29.2.j) della Legge Tributaria Generale, introdotta dalla Legge 11/2021 contro la frode fiscale, con l'obiettivo di garantire l'integrità, la conservazione, l'accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l'inalterabilità dei registri, evitando l'uso di software che permettano di nascondere le vendite.

Conosciuto come "Regolamento VeriFactu", il decreto consente una modalità semplificata di adempimento attraverso l'invio dei registri di fatturazione alla sede elettronica dell'Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) al momento della loro creazione. Inoltre, incorpora elementi di sicurezza, come le firme elettroniche e gli hash concatenati, per impedire qualsiasi modifica dei registri senza il relativo controllo, garantendo così la trasparenza e la tracciabilità della fatturazione.

Cos’è un SIF e cos’è VeriFactu?

Un SIF o Sistema Informatico di Fatturazione omologato è un sistema che soddisfa i requisiti tecnici definiti nel Regio Decreto 1007/2023 e che tutte le aziende o i professionisti che non fatturano manualmente devono utilizzare per generare ed emettere le proprie fatture. Il Sistema di Emissione di Fatture Verificabili o VeriFactu è un sistema in grado di inviare i registri di fatturazione all'AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).

Per rispettare il "Regolamento VeriFactu" ci sono due possibilità:

• Usare un Sistema Informatico di Fatturazione (SIF) che rispetti i principi di integrità, conservazione, accessibilità, leggibilità, tracciabilità e inalterabilità dei registri delle fatture.
• Scegliere un sistema VeriFactu o un sistema per l'emissione di fatture verificabili che invii automaticamente iregistri di fatturazione all'AEAT.

Chi è interessato dal "Regolamento VeriFactu"?

Il "Regolamento VeriFactu" si applica in tutto il territorio spagnolo, tenendo conto delle particolarità stabilite nei regolamenti specifici per le Isole Canarie, Ceuta e Melilla. Nel caso dei territori forali dei Paesi Baschi e della Navarra, il regolamento sarà applicabile solo ai contribuenti corrispondenti che hanno il domicilio fiscale nel territorio comune. Le imprese e i professionisti interessati da questo regolamento sono quelli che emettono fatture, ad eccezione dei contribuenti obbligati a presentare il “Suministro Inmediato de Información” (SII), salvo casi eccezionali.

Pertanto, il "Regolamento VeriFactu" sarà applicabile ai seguenti contribuenti che utilizzano Sistemi Informatici di Fatturazione (SIF), anche se li utilizzano solo per una parte della loro attività:

• Contribuenti del IS, ad eccezione dei soggetti esenti. Per le entità parzialmente esenti, l'obbligo si applica esclusivamente alle transazioni che generano un reddito soggetto a imposta e non esente.
• Contribuenti IRPF che svolgono attività economiche.
• Contribuenti IRNR che ottengono il reddito attraverso una stabile organizzazione.
• Enti in regime di attribuzione del reddito che svolgono attività economiche, fatta salva l'attribuzione del reddito che corrisponde ai loro membri.
• Produttori e venditori di Sistemi Informatici di Fatturazione, in relazione alle loro attività di produzione e commercializzazione dei sistemi informatici messi a disposizione dei contribuenti.

Quando entrerà in vigore il "Regolamento VeriFactu"?

Il Regio Decreto 1007/2023 è entrato in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale dello Stato (BOE), il 7 dicembre 2023. Tuttavia, dato lo sviluppo tecnico richiesto dalle misure previste, sono state stabilite una serie di scadenze per consentire ai diversi soggetti di adeguarsi ai requisiti della nuova normativa:

• I contribuenti che utilizzano Sistemi Informatici di Fatturazione (aziende, imprenditori, professionisti, ecc.) devono adeguare i loro sistemi ai requisiti stabiliti dal regolamento e dai suoi regolamenti attuativi entro il 1° gennaio 2026.
• I produttori e i rivenditori di Sistemi Informatici di Fatturazione (SIF) devono offrire le loro soluzioni adattate entro un periodo massimo di nove mesi dall'entrata in vigore dell'ordinanza ministeriale di attuazione del regolamento.

Requisiti dei Sistemi Informatici di Fatturazione (SIF)

Il "Regolamento VeriFactu" stabilisce che i sistemi informatici utilizzati per registrare e documentare le cessioni di beni e le prestazioni di servizi devono garantire l'integrità, la conservazione, l'accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l'inalterabilità dei documenti di fatturazione. Inoltre, devono avere la capacità di inviare elettronicamente all'Agenzia delle Entrate (AEAT), in modo continuo, sicuro, corretto, completo, automatico, consecutivo, istantaneo e affidabile, tutte le registrazioni di fatturazione generate. A tal fine, i sistemi informatici dovranno:

• Consentire l'inserimento delle informazioni di fatturazione con qualsiasi metodo. 
• Archiviare ed elaborare le informazioni di fatturazione, sia nel Sistema Informatico di Fatturazione stesso, sia mediante un supporto fisico esterno o mediante trasmissione telematica a un altro sistema informatico, che sia o meno un sistema di fatturazione.
• Generare, contemporaneamente o immediatamente prima dell'emissione della fattura, una registrazione della fattura.
• Incorporare un'impronta digitale o un hash nelle registrazioni di creazione e di cancellazione che le colleghi e ne garantisca la tracciabilità.
• Firmare le registrazioni di fatturazione con il certificato elettronico del fornitore del SIF.
• Incorporare un codice QR leggibile sulla fattura che ne faciliti l'acquisizione e la digitalizzazione e che permetta anche al destinatario di fornire volontariamente informazioni su di essa all'AEAT.
• Consentire l'invio continuo e automatico di tutte le registrazioni di fatturazione all'AEAT.
• Facilitare l'accesso e/o l'estrazione immediata dei dati all'AEAT.

Caratteristiche delle registrazioni di fatturazione

I Sistemi Informatici di Fatturazione dovranno essere in grado di generare automaticamente una registrazione della fattura emessa contestualmente o immediatamente prima dell'emissione di ogni fattura, specificandone il contenuto minimo. Ogni registrazione di una fattura emessa dovrà includere:

• La partita IVA, cognome e nome, ragione sociale o identificativo della persona responsabile dell'emissione della fattura.
• Il numero e, se previsto, serie della fattura, nonché data di emissione e data di effettuazione delle operazioni documentate o del ricevimento dell'anticipo.
• Il tipo di fattura emessa, indicando se è completa o semplificata e, nel caso, i dettagli aggiuntivi necessari per la corretta identificazione del tipo di fattura emessa.
• La descrizione generale delle operazioni e l'importo totale della fattura.
• L’indicazione del regime o dei regimi applicati alle operazioni documentate ai fini dell'IVA o ad altre operazioni con implicazioni fiscali.
• L'indicazione se il destinatario della fattura è il soggetto passivo IVA.
• La base imponibile delle transazioni, la quota dell’IVA, l'aliquota o le aliquote della maggiorazione per equivalenza applicate e l'importo della maggiorazione per equivalenza.
• Se la transazione non è soggetta a IVA, l'importo corrispondente alla transazione e il motivo della mancata imposizione.
• La data, l'ora, il minuto e il secondo in cui viene generata la registrazione della fattura emessa.

Quando una fattura è stata emessa erroneamente ed è necessario cancellare la corrispondente registrazione di fatturazione, dovrà essere generata una registrazione di fatturazione di cancellazione, con le informazioni necessarie per effettuare correttamente la cancellazione. D'altra parte, il regolamento incorpora meccanismi di sicurezza per garantire che le registrazioni di fatturazione non vengano alterate, come l'impronta digitale o l'hash e la firma elettronica.

Registrazione di eventi dei SIF

I Sistemi Informatici di Fatturazione devono avere un registro degli eventi in grado di registrare tutte le interazioni con il sistema informatico, nonché le operazioni eseguite e gli eventi che si verificano durante il suo utilizzo. Questa funzionalità dei sistemi informatici deve:

• Garantire la tracciabilità di qualsiasi download, riversamento o archiviazione di registrazioni.
• Garantire la conservazione inalterabile dei dati originali, registrando qualsiasi modifica o cancellazione mediante la creazione di una nuova registrazione.
• Conservare tutte le registrazioni di fatturazione generate dal sistema stesso.
• Disporre di un registro che tenga automaticamente traccia di tutte le interazioni, le operazioni effettuate, l'avvio e lo spegnimento, l'ingresso e l'uscita dell'utente e gli errori verificatisi.

Come si identificano le fatture VeriFactu?

Quando un'azienda o un professionista invia tutti i suoi documenti di fatturazione all'AEAT, è necessario lasciare traccia di ciò sulle fatture stesse. A tal fine, le fatture VeriFactu devono soddisfare i seguenti requisiti:

• Incorporare un codice QR con una serie di dati che identificano la fattura.
• Includere un riferimento che indichi che sono state generate attraverso un sistema di emissione di fatture verificabili con l'etichetta "VERI*FACTU".

EDICOM, la soluzione VeriFactu per le aziende e i commercianti di software

EDICOM, punto di riferimento per la fatturazione elettronica in Spagna, offre soluzioni avanzate adattate al "Regolamento VeriFactu", rivolte alle aziende e ai produttori di software che desiderano offrire ai propri clienti un'integrazione solida e conforme alla normativa. Con una vasta esperienza in progetti di integrazione di dati anche di stampo normativo, come il Suministro Inmediato de Información (SII) e il TicketBAI, EDICOM fornisce strumenti che automatizzano e semplificano la rendicontazione fiscale, consentendo agli utenti di rispettare il nuovo obbligo di presentare i registri di fatturazione all'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT).

La piattaforma tecnologica di EDICOM mette a disposizione soluzioni VeriFactu progettate per diversi ambienti ed esigenze di integrazione:

• VeriFactu web: Consente la registrazione manuale delle fatture presso l'AEAT, offrendo un'alternativa ai clienti che non necessitano di un'automazione completa.
• VeriFactu integrato: soluzione di integrazione avanzata che automatizza la registrazione di tutte le fatture dall'ERP del cliente all'AEAT. 

Entrambe le soluzioni garantiscono la massima tracciabilità e sicurezza attraverso il concatenamento dei record e la loro firma elettronica, oltre a incorporare un codice QR che facilita la convalida e la consultazione di ogni fattura. Queste funzionalità consentono ai fornitori di software di integrare servizi ad alto valore aggiunto nei loro sistemi di fatturazione, aumentandone la funzionalità e garantendo la conformità alle normative vigenti.