Come inviare fatture PDF a norma in Portogallo

Dal 1° gennaio 2024, in Portogallo le fatture in formato PDF per essere considerate documenti validi dovranno soddisfare i requisiti di autenticità attraverso una firma elettronica qualificata. La soluzione Business@Mail consente di rispettare questo requisito automatizzando sia l’apposizione della firma che l'invio delle fatture, garantendo la loro tracciabilità e l'archiviazione elettronica legale per i clienti con e senza soluzioni EDI.

Il Portogallo ha esteso il periodo in cui le fatture in formato PDF continuano a essere considerate fatture elettroniche. Attraverso il Despacho 8/2022/XXIII infatti, la validità è estesa fino al 31 dicembre 2023. Che cosa succederà a partire da quella data?  Dal 1° gennaio 2024, sarà obbligatorio rispettare il requisito di autenticità e integrità, in base al quale, secondo l'articolo 12 del Decreto Ley nº 28/2019, i contribuenti devono utilizzare una firma elettronica qualificata, un sigillo elettronico qualificato o un sistema di interscambio elettronico di dati (EDI).

Requisiti per l'emissione di fatture elettroniche in Portogallo

Il Decreto Ley n. 28/2019 determina le condizioni per l'emissione di documenti elettronici, favorendo l'adozione di un sistema di fatturazione elettronica e di archiviazione elettronica dei documenti, che consente alle aziende di ridurre i costi di adempimento degli obblighi fiscali, stimolando lo sviluppo e l'utilizzo delle nuove tecnologie da parte delle aziende.

L'articolo 12 di questo decreto stabilisce i seguenti requisiti per l'emissione di fatture elettroniche:

• Le fatture e gli altri documenti rilevanti ai fini fiscali potranno, previa accettazione da parte del destinatario, essere emessi elettronicamente.
• L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto dei documenti emessi per via elettronica si considerano garantite se viene adottata una delle seguenti procedure:
  •  apporre una firma elettronica qualificata in conformità ai termini di legge.
  • apporre un sigillo elettronico qualificato, in conformità al Regolamento (UE) n.º 910/2014.
  • Utilizzo di un sistema di scambio elettronico di dati, a condizione che i rispettivi mittenti e destinatari stipulino un accordo in linea con la Raccomandazione della Commissione nº 1994/820/CE.

Periodo di adattamento fino al 1° gennaio 2024

Il governo portoghese ha apportato diversi adattamenti al calendario fiscale per facilitare l'adempimento dei requisiti annunciati dal Decreto Ley nº 28/2019. Le date sono state prorogate, tuttavia le scadenze si stanno avvicinando ed è conveniente dotarsi di una soluzione capace di adempiere ai nuovi meccanismi richiesti. Dal 1° gennaio 2024 sarà obbligatoria la firma elettronica qualificata delle fatture in formato PDF.  

Cosa significa firma elettronica qualificata? 

Le firme elettroniche qualificate ai sensi del Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio devono essere fornite da un fornitore di servizi fiduciari eIDAS con i relativi accreditamenti e la tecnologia appropriata per fornire servizi di identificazione elettronica specifici, come quelli che consentono le firme elettroniche. 

In conformità al Regolamento eIDAS, EDICOM ha ottenuto l’accreditamento come Qualified Trust Service Provider per la fornitura dei seguenti servizi nell'Unione Europea:

• Creazione, verifica e convalida di firme elettroniche, sigilli elettronici e marcature temporali elettroniche, servizi di consegna elettronica certificata e dei relativi certificati.
• Conservazione di firme  elettroniche, sigilli elettronici e dei relativi certificati.

Come automatizzare l'invio di fatture PDF in Portogallo?

EDICOM offre alle aziende la possibilità di ottimizzare le operazioni di invio di documenti elettronici, come le fatture in formato PDF. Con la soluzione Business@Mail è possibile inviare tutti i tipi di documenti elettronici al 100% dei partner, anche se questi non dispongono di soluzioni EDI, siano essi clienti, fornitori, collaboratori o qualsiasi altro partner.

L'invio di massa di fatture elettroniche in formato PDF avviene senza la necessità di stampare o scansionare i documenti. Il processo è il seguente: 

1. L'emittente genera un file di dati concordato con EDICOM dal proprio sistema di gestione per generare le fatture elettroniche.
2. La piattaforma EDICOM trasforma i dati nello standard richiesto a seconda dei casi (UBL, XML, EDIFACT...) e applica un sigillo elettronico qualificato a ogni fattura.
3. EDICOM riconosce il destinatario di ogni fattura e, quando il cliente non è un partner EDI, la fattura viene pubblicata in Business@Mail nel suo formato elettronico insieme a una rappresentazione grafica in PDF.
4.  Business@Mail invia un'e-mail che notifica al destinatario la disponibilità delle fatture per la consultazione o il download, generando diverse conferme di ricezione in conformità al Codice IVA portoghese

Richiedi una demo per vedere dal vivo come Bussines@Mail realizza il processo di invio e firma delle fatture in Portogallo.

Vantaggi della soluzione Business@Mail 

Business@Mail offre vantaggi di alto valore per l'azienda che emette i documenti, ma anche per i clienti che utilizzano la piattaforma per ricevere le fatture in formato PDF.

• Ottimizza le attività amministrative: automatizza tutte le attività ripetitive. Inoltre, elimina l'uso delle stampanti, con conseguente risparmio di carta, inchiostro e manutenzione.
• Consegna efficace: è immediata e sicura. Arriva in pochi secondi attraverso canali sicuri e riservati.
• Tracciabilità completa della consegna: tutte le azioni vengono registrate attraverso le notifiche di stato (inviate, ricevute, visualizzate), permettendoti di controllare se il partner consulta i documenti che gli hai inviato.
• Si integra con qualsiasi sistema gestionale: senza alterare minimamente le normali operazioni dell'azienda.
• Offre maggiori garanzie, agilità e controllo rispetto all'invio tramite posta elettronica tradizionale. Rappresenta inoltre un notevole risparmio di risorse, non dovendo emettere ed elaborare le fatture con mezzi analogici.
• Un aspetto importante da sottolineare è che la tracciabilità di questa soluzione permette anche di rispettare l'obbligo di generare le ricevute nelle note di credito da parte del destinatario, come stabilito dal Codice IVA portoghese.