Fattura Elettronica

In Portogallo le e-Fatture devono avere la firma elettronica

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Dal 1° gennaio 2024, le fatture elettroniche ed in PDF devono includere la firma digitale per essere valide. Pertanto, le aziende che scelgono di fatturare elettronicamente devono inserire nei propri processi un sistema che attesti la validità del documento al 31 dicembre 2023. 

Ai sensi della Direttiva 2014/55/UE, tutte le Pubbliche Amministrazioni europee devono essere in grado di ricevere Fatture Elettroniche da aprile 2019. Ovvero, è obbligatorio l’uso della e-fattura nell’ambito delle relazioni B2G (da operatori del mercato a strutture della Pubblica Amministrazione). Anche se questa direttiva non prevede alcun obbligo per i rapporti tra le aziende del settore privato, offre l'opportunità di compiere passi avanti verso la digitalizzazione e implementare l'uso della Fatturazione Elettronica anche in ambito commerciale.

In questo senso, con l'obiettivo di promuovere la digitalizzazione, il governo portoghese ha regolamentato l’interscambio di Fatture Elettroniche tra aziende private, richiedendo che queste includano una firma digitale per poter essere valide.

Quali sono i requisiti per l'emissione delle Fatture Elettroniche?

L'articolo 12 della Legge n. 28/2019 indica che le fatture e gli altri documenti rilevanti dal punto di vista fiscale possono essere emessi elettronicamente, purché siano stati accettati dal destinatario.

D'altra parte, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto dei documenti emessi digitalmente saranno garantiti se viene adottata una delle seguenti procedure:

  • Inclusione della firma elettronica qualificata in base ai termini di legge.
  • Inclusione di un sigillo elettronico qualificato, ai sensi del Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014.
  • Utilizzo di un sistema di interscambio elettronico di dati, approvato dalla Raccomandazione della Commissione n. 1994/820/CE del 19 ottobre.

Pertanto, questo articolo prevede che le aziende che emettono Fatture Elettroniche siano interessate dall’obbligo a integrare la firma elettronica o il sigillo elettronico qualificato.

Per questo, è essenziale collaborare con un fornitore di servizi fiduciari eIDAS per proteggere l'identità digitale e le transazioni elettroniche effettuate telematicamente.

La firma ottenuta da certificati qualificati emessi da un fornitore di servizi fiduciari eIDAS conferisce piena validità legale al documento firmato, assicurandone l'integrità e l'autenticità con maggiori garanzie di sicurezza rispetto a una firma autografa.

EDICOM, fornitore di servizi fiduciari qualificati

In conformità al Regolamento UE 910/2014, noto come eIDAS, EDICOM ha ricevuto l’idoneità a operare in tutti i paesi dell'Unione Europea come fornitore di servizi fiduciari qualificati.

Vanta gli accreditamenti idonei e la tecnologia appropriata a:

  • Creare, verificare e convalidare Firme Elettroniche, sigilli elettronici e marche temporali elettroniche, servizi di consegna elettronica certificata e certificati relativi a questi.
  • Creare, verificare e convalidare certificati per l'autenticazione di siti Web.
  • Conservare firme elettroniche, marche o certificati correlati a questi servizi.

Invio di documenti elettronici a qualsiasi destinatario senza soluzione EDI

EDICOM offre inoltre alle aziende la possibilità di ottimizzare le operazioni di invio di documenti elettronici, comprese le fatture digitali in formato PDF.

Attraverso il servizio Business@Mail è possibile inviare tutti i tipi di documenti elettronici alla totalità degli interlocutori, anche privi di EDI, siano essi clienti, fornitori, collaboratori o qualsivoglia altro partner.

Il funzionamento è semplice, Business@Mail viene integrato con il sistema gestionale dell'azienda e l'invio di tutti i documenti è configurato automaticamente.

Si tratta di un sistema che apporta vantaggi di grande valore per l’azienda che emette i documenti:

  • Ottimizza le gestioni amministrative: automatizzando tutti i compiti ripetitivi, oltre a eliminare l'uso di stampanti, il che significa risparmio in termini di carta, inchiostro e manutenzione.
  • Consegna efficace: è immediata e sicura, arriva in pochi secondi attraverso canali sicuri e riservati.
  • Tracciabilità totale della consegna: tutte le azioni vengono registrate (invio, ricezione, visualizzazione), il che permette di controllare se il partner ha consultato i documenti inviati.
  • Si integra con qualsiasi sistema gestionale: senza alterare minimamente le normali operazioni dell'azienda.
  • Facilità d'uso: semplice come inviare un documento alla casella di posta elettronica del destinatario.

In definitiva, questo sistema automatizzato assicura maggiori garanzie, flessibilità e controllo rispetto al convenzionale invio tramite posta elettronica, oltre a consentire un notevole risparmio in termini di risorse, in quanto non è necessario emettere ed elaborare fatture, ordini di acquisto o qualsiasi altra transazione per via analogica.

È anche importante sottolineare che anche i destinatari beneficiano di questo sistema, in quanto completamente gratuito per loro, oltre ad avere a disposizione un sistema di archiviazione sicura dei documenti, indipendentemente dal sistema gestionale utilizzato.

Ultima, ma non meno importante, l'interfaccia intuitiva di Business@Mail fornisce un'esperienza utente ottimale. Sia i mittenti che i destinatari possono visualizzare in anteprima e scaricare documenti o effettuare ricerche e consultazioni personalizzate in modo semplice e agile.

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