Soluzione per l'Approvazione delle Fatture dei Fornitori

La piattaforma EDICOM è multistandard. È in grado di elaborare qualsiasi formato EDI strutturato e persino formati proprietari. La soluzione può elaborare formati EDIFACT, X12 o conformi alle normative di qualsiasi paese (normalmente XML).

La soluzione EDICOM per la ricezione e l'approvazione delle fatture possiede le funzionalità necessarie per validare ed elaborare le firme elettroniche, analizzando parametri come la validità dei certificati o il tipo di firma applicata, al fine di convalidare la conformità dei criteri di firma applicati.

Le funzionalità multistandard della Piattaforma EDICOM consentono, una volta riconosciuto il formato in cui viene ricevuta la fattura, di identificare ed estrarre dai segmenti o campi del documento l'ID dell'ordine di acquisto, nonché i dati che ne consentiranno successivamente lo sfruttamento nel processo di approvazione delle fatture ricevute.

La piattaforma EDICOM è progettata per elaborare flussi completi di scambio delle transazioni.

Gli ordini di acquisto inviati ai tuoi fornitori possono essere inizialmente emessi dalla soluzione EDICOM, in modo tale che, al ricevimento della fattura, sia possibile correlare i dati chiave dell'ordine iniziale e della fattura ricevuta per automatizzare le convalide iniziali di qualsiasi fattura.

Le convalide da effettuare ogni volta che si riceve una fattura sono definite per ogni progetto in base alle tue esigenze.

Convalide sintattiche, per verificare che la struttura del documento ricevuto sia conforme, nonché convalide dei contenuti per rilevare l'esistenza di dati chiave debitamente registrati che la tua organizzazione richiede in ogni fattura ricevuta.

Tutti quelli di cui la tua azienda ha bisogno. A seconda del modello organizzativo della tua azienda, puoi stabilire tutti gli workflow di approvazione delle fatture necessari, adattati alle particolarità di ogni tipo di documento.

Il servizio di approvazione dei documenti di EDICOM consente di generare più tipi di verifiche probatorie. Dai semplici riconoscimenti di tipo "check" per utenti con permessi specifici, a sistemi più complessi con maggiori garanzie per identificare gli approvatori di un documento come il fattore a doppia autenticazione, o anche firme elettroniche con certificati riconosciuti emessi a nome di ciascun gestore.

Normalmente il periodo stabilito dalla legge in ogni caso. Questo tempo può comunque essere adattato alle tue esigenze. Se necessario, potrai accedere a servizi specifici per scaricare tutte le fatture ed archiviarle sulla tua rete locale, prima che vengano definitivamente rimosse dalla soluzione.

Las facturas originales recibidas son almacenadas en nuestro Servicio de Almacenamiento de Larga Duración junto a las Órdenes de Compra y Avisos de Expedición vinculados.

Adicionalmente, es posible preservar las evidencias de aprobación junto a los documentos, conformando así un expediente completo por cada documento a pagar que es sometido a permanentes auditorías del Proveedor de Servicios de Confianza eIDAS EDICOM.

Le fatture originali ricevute sono archiviate nel Servizio di archiviazione a Lungo Termine di EDICOM insieme ai relativi Ordini di Acquisto ed Avvisi di Spedizione.

Inoltre, è possibile conservare le verifiche di approvazione insieme ai documenti, creando così un archivio completo per ogni documento da pagare, che è soggetto a verifiche permanenti da parte del Trust Service Provider eIDAS EDICOM.
 

Per quei fornitori che non dispongono di soluzioni EDI, è possibile implementare servizi quali EDICOM Supplier Portal. Questo sistema abilita un ambiente web sicuro per la tua comunità di fornitori a cui si collegano per visualizzare i loro ordini di acquisto e registrare direttamente le loro fatture.