Soluzione per l'Approvazione delle Fatture dei Fornitori

Soluzione globale per l'Approvazione delle fatture di fornitori e creditori con servizi di integrazione ed archiviazione con valore probatorio

Workflow per l'Approvazione di Documenti

EDICOM offre servizi specifici per la progettazione di workflow interni di approvazione delle fatture, layout con ordini di acquisto ed avvisi di spedizione collegati.

Integración en el Sistema de Cuentas a Pagar

EDICOM sviluppa la tecnologia di integrazione dei dati più avanzata per automatizzare la registrazione di tutte le fatture approvate nel tuo Sistema di contabilità fornitori.

Ricevuta Elettronica con Valore Probatorio

Conservazione a Lungo Termine con accreditamento eIDAS delle fatture ricevute insieme alle verifiche di approvazione e dei relativi documenti (ordini, avvisi di consegna, ecc.).

Servizi per automatizzare la gestione della Contabilità fornitori

La soluzione più avanzata per approvare ed integrare le fatture ricevute.

I servizi EDICOM consentono di automatizzare completamente l'integrazione delle fatture ricevute.

EDICOM abilita più canali per ricevere questi documenti, incanalandoli verso i responsabili della loro approvazione.

I servizi di archiviazione eIDAS di EDICOM forniscono la ricevuta della consegna delle fatture insieme ai documenti collegati ed alle verifiche di approvazione, con garanzia di integrità e valore probatorio su richiesta di terzi.

  • Soluzioni personalizzate per l'approvazione di fatture a fornitori e creditori adattate alle caratteristiche della struttura organizzativa di entrambi.

  • Automatizza la ricezione di tutte le tue fatture per una piena integrazione della tua contabilità fornitori.

  • Digitalizza i tuoi processi integrando il 100% dei tuoi fornitori per ridurre i tempi di risposta ed i costi operativi.

Una soluzione. Molteplici vantaggi

Ricezione ed Approvazione delle Fatture EDI

Fatture EDI con Tracciabilità e Convalida dei Dati Chiave

Configura le tue guide EDI per le Fatture

Ti aiutiamo a definire le tue guide EDI per garantire la ricezione delle fatture con i dati minimi richiesti conformi.

Integrazione di Ordini ed Avvisi di Spedizione

Integra nel tuo progetto di comunicazione EDI B2B l'emissione di ordini di acquisto ai tuoi fornitori e la ricezione di avvisi di spedizione per agevolare le tue operazioni logistiche.

Convalida iniziale delle Fatture

I dati di una fattura EDI vengono elaborati rapidamente dalla Piattaforma EDICOM.

In questo modo le fatture ricevute possono essere sottoposte a convalide iniziali, scartando quelle che non contengono riferimenti validi ad ordini di acquisto, avvisi di spedizione o qualsiasi altro dato richiesto.

Scopri le Soluzioni EDI integrate di EDICOM

Flusso di approvazione interno della fattura

Progettazione di workflow di approvazione

Progetta workflow delle fatture interne in base alla natura di ciascun documento. Stabilisci le regole che determineranno i responsabili e le azioni da intraprendere per gestire ogni fattura in base alla criticità, all'importo o al dipartimento coinvolto nella relativa accettazione.

Definisci il tipo di approvazione da eseguire

Dai semplici controlli ai processi con maggiori garanzie come il doppio fattore di autenticazione, la firma elettronica individuale, la firma congiunta o firma in solido. Determina quale è il sistema più appropriato in base alla natura critica di ciascuna fattura ricevuta.

Controllo sulle verifiche di approvazione

Tutte le fatture approvate genereranno prove che verranno archiviate nel servizio di approvazione dei documenti elettronici di EDICOM consultabile in qualsiasi momento in caso di esigenza o contestazione.

Scopri il Servizio di Approvazione dei Documenti di EDICOM

Integrazione delle Fatture nella Gestione della Contabilità fornitori

Servizi di Data Mapping

Le fatture che superano con successo il processo di approvazione vengono trasferite al servizio di trasformazione o mappatura multiformato per tradurre i dati della fattura EDI nel formato del tuo ERP.

Servizio di Data Integration

La Piattaforma EDICOM abilita canali di comunicazione sicuri e dedicati per trasferire le interfacce dati ottenute nel processo di trasformazione al tuo ecosistema applicativo.

Non importa se il tuo ERP è un'applicazione On-Premise o in modalità SaaS EDICOM abiliterà i canali richiesti in ogni caso per garantire che i dati della tua fattura vengano finalmente integrati nelle tue applicazioni di gestione.

Servizio di Archiviazione a Lungo Termine

Ricevuta con Valore Probatorio

Il Servizio di Archiviazione a Lungo Termine di EDICOM è certificato secondo la normativa eIDAS. Il Qulified Trust Service Provider EDICOM si pone quindi come garante dell'integrità dei dati conservati, garantendo veridicità e garanzia probatoria sull'inalterabilità dei documenti.

Tali caratteristiche consentono di incorporare l'onere della prova in qualsiasi fattura salvata nella soluzione, si tratta quindi di registrazioni utilizzabili in caso di eventuale contenzioso su richiesta di terzi.

Tracciabilità garantita

Il servizio di archiviazione fornisce un valore aggiunto aggiungendo, insieme alla fattura protetta, altri documenti correlati come ordini di acquisto o avvisi di spedizione che, insieme alle verifiche di approvazione, costituiscono una registrazione completa della vita della fattura archiviata.

EDICOMLta (Long Term Archiving)

EDICOM Long Term Archiving è il servizio di archiviazione specifico del Trust Service Provider EDICOM, accreditato dalla Commissione Europea secondo il regolamento eIDAS.

Il servizio semplifica l'archiviazione ed il recupero delle fatture ricevute con la massima garanzia ed il controllo permanente sull'integrità dei documenti archiviati.

Conosci EDICOMLta

Domande Frequenti

La piattaforma EDICOM è multistandard. È in grado di elaborare qualsiasi formato EDI strutturato e persino formati proprietari. La soluzione può elaborare formati EDIFACT, X12 o conformi alle normative di qualsiasi paese (normalmente XML).

La soluzione EDICOM per la ricezione e l'approvazione delle fatture possiede le funzionalità necessarie per validare ed elaborare le firme elettroniche, analizzando parametri come la validità dei certificati o il tipo di firma applicata, al fine di convalidare la conformità dei criteri di firma applicati.

Le funzionalità multistandard della Piattaforma EDICOM consentono, una volta riconosciuto il formato in cui viene ricevuta la fattura, di identificare ed estrarre dai segmenti o campi del documento l'ID dell'ordine di acquisto, nonché i dati che ne consentiranno successivamente lo sfruttamento nel processo di approvazione delle fatture ricevute.

La piattaforma EDICOM è progettata per elaborare flussi completi di scambio delle transazioni.

Gli ordini di acquisto inviati ai tuoi fornitori possono essere inizialmente emessi dalla soluzione EDICOM, in modo tale che, al ricevimento della fattura, sia possibile correlare i dati chiave dell'ordine iniziale e della fattura ricevuta per automatizzare le convalide iniziali di qualsiasi fattura.

Le convalide da effettuare ogni volta che si riceve una fattura sono definite per ogni progetto in base alle tue esigenze.

Convalide sintattiche, per verificare che la struttura del documento ricevuto sia conforme, nonché convalide dei contenuti per rilevare l'esistenza di dati chiave debitamente registrati che la tua organizzazione richiede in ogni fattura ricevuta.

Tutti quelli di cui la tua azienda ha bisogno. A seconda del modello organizzativo della tua azienda, puoi stabilire tutti gli workflow di approvazione delle fatture necessari, adattati alle particolarità di ogni tipo di documento.

Il servizio di approvazione dei documenti di EDICOM consente di generare più tipi di verifiche probatorie. Dai semplici riconoscimenti di tipo "check" per utenti con permessi specifici, a sistemi più complessi con maggiori garanzie per identificare gli approvatori di un documento come il fattore a doppia autenticazione, o anche firme elettroniche con certificati riconosciuti emessi a nome di ciascun gestore.

Normalmente il periodo stabilito dalla legge in ogni caso. Questo tempo può comunque essere adattato alle tue esigenze. Se necessario, potrai accedere a servizi specifici per scaricare tutte le fatture ed archiviarle sulla tua rete locale, prima che vengano definitivamente rimosse dalla soluzione.

Las facturas originales recibidas son almacenadas en nuestro Servicio de Almacenamiento de Larga Duración junto a las Órdenes de Compra y Avisos de Expedición vinculados.

Adicionalmente, es posible preservar las evidencias de aprobación junto a los documentos, conformando así un expediente completo por cada documento a pagar que es sometido a permanentes auditorías del Proveedor de Servicios de Confianza eIDAS EDICOM.

Le fatture originali ricevute sono archiviate nel Servizio di archiviazione a Lungo Termine di EDICOM insieme ai relativi Ordini di Acquisto ed Avvisi di Spedizione.

Inoltre, è possibile conservare le verifiche di approvazione insieme ai documenti, creando così un archivio completo per ogni documento da pagare, che è soggetto a verifiche permanenti da parte del Trust Service Provider eIDAS EDICOM.
 

Per quei fornitori che non dispongono di soluzioni EDI, è possibile implementare servizi quali EDICOM Supplier Portal. Questo sistema abilita un ambiente web sicuro per la tua comunità di fornitori a cui si collegano per visualizzare i loro ordini di acquisto e registrare direttamente le loro fatture.

Automatizza la ricezione di tutte le tue fatture.

EDICOM ha sviluppato una tecnologia di integrazione dei dati ed approvazione dei documenti.

Affidati a EDICOM per avere soluzioni ad alta prestazione e per elaborare grandi volumi di fatture in modo agile. Soluzioni personalizzate adattate alle particolarità della tua attività ed azienda.

Invia i tuoi dati di contatti e gli esperti EDICOM ti contatteremo rapidamente per spiegare il tuo progetto.

Sono ammessi solo domini aziendali.

 I dati personali raccolti saranno utilizzati dalle società del Gruppo EDICOM per trattare le richieste effettuate e/o gestire i servizi richiesti. Lei può esercitare i suoi diritti di accesso, rettifica, opposizione, limitazione e portabilità dei suoi dati in conformità con le disposizioni della politica sulla privacy.

Portale Fornitori

Il Portale Fornitori è la soluzione EDICOM per integrare quei partner che non possono inviarti le fatture tramite EDI.

La soluzione consente di automatizzare la ricezione delle fatture per la loro successiva approvazione ed integrazione nella gestione della contabilità fornitori, fungendo anche da valido canale per l'invio degli ordini di acquisto collegati alle fatture.

1

Integrazione degli ordini

Gli ordini di acquisto del tuo ERP vengono pubblicati nel Portale Fornitori al momento della registrazione.

2

Notifica al fornitore

I fornitori vengono avvisati con un'e-mail ogni volta che ricevono un ordine nel portale.

3

Accesso al portale

I tuoi fornitori accedono al portale con username e password per vedere i loro ordini, oltre che dai link inseriti nelle notifiche.

4

Registrazione delle Fatture

I tuoi fornitori generano automaticamente fatture dagli ordini ricevuti, automatizzando in gran parte l'emissione di documenti.

5

Approvazione delle Fatture

Le fatture elaborate nel portale vengono trasferite al servizio di approvazione interno per la validazione da parte dei gestori coinvolti.

6

Integrazione nella Contabilità fornitori

Le fatture approvate, vengono integrate nel tuo ERP con automatizzazione delle operazioni relative alla tua Contabilità fornitori.

Corporate Governance con i fornitori

Trasparenza, Responsabilità e Sicurezza.

Sono questi i 3 pilastri su cui si basa la cosiddetta Corporate Governance che viene applicata in modo molto diretto ai rapporti con i fornitori.

Le soluzioni di ricezione ed approvazione delle fatture offrono numerosi vantaggi e risparmi di gestione automatizzando gran parte dell'elaborazione.

Questa efficienza si traduce in tempi di risposta minimi al fornitore e favorisce un rapporto trasparente che è fondamentale per l'applicazione di queste politiche.

Approvazione di Fatture ricevute via e-mail

I tuoi fornitori spesso ti inviano le fatture via e-mail in formato PDF.

Gli allegati che accompagnano le e-mail sono, a tutti gli effetti, fatture originali pienamente valide.

Questi documenti possono essere elaborati dalla Piattaforma EDICOM ed integrati nella gestione della Contabilità fornitori, automatizzando così la ricezione di tutte le fatture.

Ricezione fatture Mail

Ricezione delle fatture per Mail

EDICOMNet Mailbox

EDICOMNet Mailbox è il servizio che abilita un nodo SMTP nella rete di comunicazione EDICOM per facilitare la ricezione delle fatture che i tuoi fornitori ti inviano via e-mail, come allegati, solitamente in formato PDF.

OCR Fatture

OCR delle Fatture

Estrazione dei dati dalle fatture ricevute

L'estrazione dei dati chiave dalle email ed anche dalle fatture attraverso l'applicazione di tecniche OCR, è determinante per l'applicazione delle regole di validazione. 

  • Numero d'ordine o Ordine di acquisto

  • Importi

  • Codici di riferimento dei prodotti

  • Dettaglio degli sconti a livello di linea o totale.

  • Avvisi di spedizione fatturati

  • Eccetera.

Approvazione Fatture Ricevute

Approvazione delle Fatture Ricevute

Workflow per l'Approvazione delle fatture

Le fatture che, dopo il processo di estrazione dei dati, superano i controlli di convalida, passeranno a EDICOMSignADoc. Questo servizio ti consente di progettare workflow adattati alle tue esigenze organizzative per generare le verifiche di approvazione richieste che ti consentono di registrare l'accettazione delle tue fatture.

Invoices integration

Integrazione di fatture

Soluzioni di integrazione dei dati

Le fatture approvate vengono finalmente integrate nel sistema di gestione. I dati estratti dal corpo del testo nella fase 2 sono fondamentali per ottenere l'automazione del processo di immissione delle fatture nella gestione della Contabilità fornitori.

Lasciaci un tuo contatto, ti richiamiamo presto.

Contatta un esperto EDICOM e risolvi tutti i tuoi dubbi sulle nostre soluzioni.

Parliamo?

Sono ammessi solo domini aziendali.

 I dati personali raccolti saranno utilizzati dalle società del Gruppo EDICOM per trattare le richieste effettuate e/o gestire i servizi richiesti. Lei può esercitare i suoi diritti di accesso, rettifica, opposizione, limitazione e portabilità dei suoi dati in conformità con le disposizioni della politica sulla privacy.