Fatturazione elettronica negli Stati Uniti: rete di scambio interoperabile DBNAlliance

Il BPC, insieme alla Federal Reserve, sta guidando la creazione di un sistema standardizzato di scambio di documenti elettronici negli Stati Uniti. L'iniziativa mira a stabilire un modello di fatturazione elettronica e a creare una rete di scambio di documenti simile alla rete Peppol emersa nel mercato europeo.

Dichiarazione congiunta: Interoperabilità della fatturazione elettronica tra Stati Uniti d'America e Unione Europea

La sesta riunione ministeriale del Consiglio per il Commercio e la Tecnologia ("TTC") affronta le sfide del commercio globale, con l'obiettivo di rafforzare i legami economici e commerciali, accelerare la transizione verso economie neutrali dal punto di vista climatico e aumentare la sicurezza economica.

Un'attenzione particolare è rivolta alla riduzione dei costi di transazione e alla promozione di opportunità di collaborazione per aprire le porte a una moltitudine di applicazioni in settori quali il commercio, le procedure doganali e di frontiera, i pagamenti e la riduzione delle frodi.

Per migliorare l'interoperabilità e ricercare l'armonizzazione della fatturazione elettronica, gli Stati Uniti d'America e l'Unione Europea intendono continuare a cooperare e coordinarsi per raggiungere una maggiore compatibilità, in particolare in termini di interoperabilità commerciale e tecnica.

Sia gli Stati Uniti che l'UE hanno adottato i seguenti principi chiave per il successo della fatturazione elettronica:

• Connettiti una volta, connettiti con chiunque;
• Nessun costo di roaming tra i punti di accesso (AP);
• scambi aperti in cui gli utenti sono liberi di scegliere il proprio punto di accesso.
• La discussione proseguirà, tra l'altro, sui seguenti punti chiave:
• Flessibilità della struttura dei dati: Alcune parti della struttura dei dati dovrebbero essere standardizzate, mentre in altre dovrebbero esserci margini di adattamento per adeguarsi alle informazioni commerciali variabili e ai requisiti legali locali, regionali e nazionali.
• Allineamento del set di informazioni: I dati scambiati nelle fatture elettroniche devono essere compatibili dal punto di vista commerciale e tecnico. Questa cooperazione costituisce la base per un'elaborazione più agevole delle fatture e di altri documenti elettronici, favorendo l'interoperabilità e l'automazione.
• La creazione di funzionalità di roaming attraverso i fornitori di servizi è importante perché affronta gli aspetti pratici della connettività e dell'accessibilità nel lavoro verso un'interoperabilità senza soluzione di continuità tra gli Stati Uniti e l'UE.

Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

I partecipanti al progetto pilota della BPC per lo scambio di fatture elettroniche hanno creato la Digital Business Network Alliance (DBNAlliance) come entità legale incaricata di supervisionare la nuova rete di scambio elettronico. 

In qualità di ente di supervisione, la DBNA sarà responsabile della definizione di politiche, standard, meccanismi di sicurezza, regole e linee guida che costituiscono il quadro di scambio. La DNBA offre inoltre agli Access Point la possibilità di aderire all'alleanza e li aiuterà a connettersi alla rete.

L'adesione di EDICOM alla DNBA ci consentirà di agire come punto di accesso per acquirenti e venditori che desiderano utilizzare la rete. Le aziende non hanno bisogno di essere membri della DNBA, ma hanno bisogno di un fornitore di servizi che sia membro per poter inviare e ricevere fatture elettroniche per loro conto.

Le aziende devono collegarsi una sola volta attraverso il loro punto di accesso per scambiare fatture elettroniche in un formato standardizzato con tutte le altre aziende collegate alla rete. I fornitori specializzati partecipano attivamente all'Alleanza sostenendo il progetto e fungendo da Access Points per assistere le aziende nel passaggio alla fatturazione elettronica.

La rete di scambio

Questo quadro di scambio è una rete di consegna elettronica basata su una serie di standard tecnici e politiche che consentono alle aziende di condividere i documenti elettronici della supply chain tra loro in modo sicuro. È stato sviluppato per risolvere i difficili problemi che le aziende devono affrontare nello scambio di fatture tra piattaforme e sistemi diversi, come ad esempio: come connettersi con altre aziende, quali informazioni inviare e come consegnarle elettronicamente. Come soluzione a questi problemi, la rete di scambio delinea una serie di standard per lo scambio di fatture elettroniche in modo sicuro tra le aziende, anche quando ciascuna azienda utilizza software diversi.

In qualità di ente di vigilanza, DBNAlliance è responsabile della gestione del quadro di interscambio e del supporto alla consegna digitale delle fatture elettroniche, in modo che i clienti possano comunicare tra loro indipendentemente dal fornitore di servizi che utilizzano.

"La creazione di questo quadro di interscambio per supportare tutti i tipi di pagamento è un importante passo avanti per l'ecosistema dei pagamenti B2B", ha dichiarato Guy Berg, vicepresidente per il miglioramento dei pagamenti presso i servizi finanziari della Federal Reserve. "Il lancio di DBNAlliance e del quadro di interscambio conferma che è giunto il momento di affrontare le inefficienze nei pagamenti B2B e di realizzare i vantaggi derivanti dalla modernizzazione dei metodi di pagamento elettronici".

Le aziende i cui fornitori di servizi sono membri di DBNAlliance scopriranno che la rete funziona senza la necessità di cambiare i loro attuali modelli operativi e con modifiche di sistema minime o inesistenti. Inoltre, il quadro di interscambio supporta tutti i metodi di pagamento elettronico, compresi ACH, bonifici, carte e pagamenti istantanei.

Modello di fatturazione elettronica proposto dalla rete

Il sistema proposto si basa sullo scambio di fatture elettroniche attraverso un modello di rete a quattro angoli, in cui i documenti elettronici vengono inviati e ricevuti attraverso punti di accesso che collegano gli utenti della rete. Tutte le aziende sono sia mittenti che destinatari e si collegano una sola volta per scambiare con molteplici trading partners. 

I protocolli di comunicazione saranno AS2/AS4. Il processo supporterà richieste e risposte sullo stato dei documenti.

Il modello semantico sarà basato sul formato esistente OASIS UBL 2.X per i documenti di fatture e note di credito. Il file strutturato può includere allegati e dovrà includere una firma elettronica.

I campi da includere sono:

• Informazioni su fornitore e cliente
• Informazioni per l’invio
• Istruzioni di pagamento, informazioni bancarie/carte di pagamento
• Spese, sconti e imposte a livello di documento e di articolo
• Descrizioni degli articoli
• Sezione note

Progetto pilota di fatturazione elettronica negli Stati Uniti

La Business Payments Coalition, insieme alla Federal Reserve, sta sviluppando un sistema standardizzato di scambio di documenti elettronici B2B negli Stati Uniti. L'iniziativa mira a stabilire un modello standardizzato di fatturazione elettronica e a creare una rete di scambio di documenti elettronici, come il sistema Peppol sviluppato in Europa. La rete statunitense faciliterà il commercio elettronico consentendo uno scambio di documenti più efficiente in tutti i settori. Più di 80 organizzazioni hanno partecipato al progetto pilota, che si è svolto in tre fasi:

1. La prima (dal 1° aprile al 30 giugno 2022) si è concentrata sulla verifica delle specifiche tecniche iniziali per lo scambio di fatture elettroniche.
2. La seconda fase (dal 1° luglio al 30 settembre 2022) si è concentrata sull'affinamento delle specifiche e delle fasi di avvio per le aziende.
3. La terza fase (dal 1° ottobre al 31 dicembre 2022) ha finalizzato le specifiche per la fase di produzione. 
4. La fase pilota si è conclusa e la rete è pronta ad avviare la fase di produzione. EDICOM, in qualità di fornitore globale di soluzioni di fatturazione elettronica, ha partecipato alla fase pilota e ai gruppi di lavoro organizzati per lo sviluppo e il collaudo del sistema.

I vantaggi dell'utilizzo della fatturazione elettronica

In un mercato globale, le aziende devono cercare opportunità diventando più competitive, il che si traduce talvolta in un salto tecnologico che porti ad un miglioramento sia l'organizzazione che la qualità delle informazioni trattate, ottimizzando i processi interni e la gestione delle persone.

La digitalizzazione comporta l'automazione di quei processi che garantiscono la riduzione dei tempi, degli errori e dei costi derivanti dalla maggiore efficienza dell'intero processo di acquisto e gestione dei pagamenti. Questi miglioramenti contribuiscono senza dubbio all'ottimizzazione della catena di approvvigionamento, fornendo trasparenza ed efficienza per comunicazioni completamente integrate.

Caratteristiche della soluzione EDICOM Global e-Invoicing

• Modello SaaS integrato con il tuo ERP: Le soluzioni EDI integrate di EDICOM funzionano in modalità SaaS con una struttura tecnologica basata su un cloud privato sviluppato e gestito da EDICOM che implementa tutte le applicazioni e le risorse gestionali necessarie per garantire uno scambio ininterrotto di tutte le tue transazioni EDI. La piattaforma stabilisce collegamenti con ERP, CRM e tutte le applicazioni gestionali relative allo scambio elettronico di dati con i tuoi partner.
• Soluzione multistandard e multiprotocollo: La piattaforma globale dispone di funzionalità multistandard (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE...) e multiprotocollo (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP...) che garantiscono la connettività con qualsiasi interlocutore ovunque nel mondo.
• Controllo Fiscale: EDICOM dispone di certificazioni internazionali in qualità di Qualified Trust Service Provider per poter offrire transazioni elettroniche con i meccanismi di fiducia richiesti. Aspetti come l'inclusione di firme elettroniche, marche temporali o codici di controllo fiscale ed identificatori specifici devono essere presi in considerazione per dare valore fiscale ai documenti.
• Soluzione scalabile: La piattaforma si adatta in ogni momento alle esigenze delle aziende, ampliando i progetti in base alle esigenze di ciascuna area geografica.
• Comunicazione con interlocutori che non hanno la possibilità di inviare o ricevere fatture elettroniche. A questo scopo devi disporre di una piattaforma che includa funzioni specifiche come portali web che consentano ai tuoi clienti ed ai fornitori di interagire anche se non dispongono di una soluzione tecnologica.
• Archiviazione elettronica: EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) è la soluzione certificata di archiviazione elettronica a lungo termine offerta da EDICOM in quanto Qualified Trust Service Provider. Il servizio applica meccanismi di identificazione, firma digitale e convalida cronologica elettronica secondo il Regolamento eIDAS, garantendo così l'integrità e l'autenticità dei file protetti nel tempo.
• Gestione centralizzata: Lavorare in maniera centralizzata da un unico ERP globale per l'intera azienda richiede un'unica soluzione di fatturazione elettronica in grado di emettere fatture in conformità con i requisiti di ciascun Paese in cui opera l'azienda. Con EDICOM Global e Invoicing Solution questo è possibile.