Caratteristiche della Fattura Elettronica in Colombia

In Colombia, l'origine della fattura elettronica risale al 1995, quando fu equiparata alla fattura cartacea come documento di vendita. Nel 2013, la Direzione Nazionale delle Imposte e delle Dogane (DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) ha iniziato a lavorare a un progetto per l'introduzione massiccia della fatturazione elettronica, ispirato al modello di Paesi come Cile, Brasile e Messico, con l'obiettivo di facilitare l'interoperabilità tra i contribuenti e ridurre l'evasione fiscale.

 

Dal 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le aziende presenti sul territorio nazionale. Da allora, la DIAN ha apportato modifiche al sistema di fatturazione elettronica con l'introduzione di nuovi documenti obbligatori o l'evoluzione di altri. Ad esempio, la registrazione della fattura elettronica come Titolo di Valore con nuovi tipi di eventi, o più recentemente, con data di implementazione nel 2023, l'emissione del documento elettronico equivalente alla Fattura Elettronica di Vendita per alcuni settori dell'economia colombiana.

 

Per offrire soluzioni complete con garanzie di integrità e autenticità delle informazioni, EDICOM è accreditata dall'ONAC come ente di certificazione digitale in Colombia per l'emissione di certificati digitali.

Autorità fiscale

Autorità fiscale

DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Obbligatorietà

Obbligatorietà

A partire dal 2019, tutte le imprese e i contribuenti sono obbligati a emettere fatture di vendita elettroniche con convalida preventiva.

Formalità amministrative necessarie

Formalità amministrative necessarie

Tutte le aziende devono abilitarsi come “fatturatori elettronici” attraverso il portale web designato dalla DIAN, mentre i provider tecnologici devono certificarsi come PST (Prestatario di Servizi Tecnologici). In questa certificazione viene assegnato un identificativo software univoco. Sulla base di questo parametro, deve essere generato il "codice di sicurezza del software", che deve essere incluso nella fattura.

Formato della fattura

Formato della fattura

Il formato standard utilizzato è XML, nello specifico l'UBL V2.1 (Universal Business Language) adottato dalla DIAN.

Firma elettronica

Firma elettronica

La firma digitale è un elemento obbligatorio per garantire l'autenticità e l'integrità della fattura elettronica dall'emissione all'archiviazione. La firma digitale è generata mediante un certificato digitale emesso da un'autorità di certificazione accreditata dall'ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), come EDICOM.

Controllo fiscale

Controllo fiscale

È necessario utilizzare un sistema di numerazione consecutiva, da richiedere alla DIAN dopo essere stati autorizzati all'emissione di fatture elettroniche. La DIAN concede gli intervalli e la chiave tecnica di controllo necessari per generare il Codice Univoco di Fattura Elettronica (CUFE), che permette di identificare in modo univoco la fattura e garantisce l'integrità delle informazioni. Il CUFE è criptato con un algoritmo SHA384 ed è composto dai dati concatenati della fattura e dalla chiave tecnica.

Formato di stampa

Formato di stampa

È necessario fornire una rappresentazione grafica della fattura in PDF, includendo il codice QR.

Archiviazione

Archiviazione

Obbligatoria per i mittenti e i destinatari per il tempo stabilito dalle normative fiscali.

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I dati personali raccolti saranno utilizzati dalle società del Gruppo EDICOM per trattare le richieste effettuate e/o gestire i servizi richiesti. Puoi esercitare i diritti di accesso, rettifica, opposizione, limitazione e portabilità dei tuoi dati in conformità con le disposizioni della politica sulla privacy.

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In Colombia, secondo il modello di fatturazione elettronica definito dalla DIAN, i fatturatori elettronici diventano automaticamente anche destinatari elettronici. Pertanto, per le aziende che effettuano numerose transazioni di acquisto e vendita di beni e servizi è fondamentale disporre di una soluzione di fatturazione elettronica che consenta di gestire in modo efficiente ed elettronico i sistemi di contabilità attiva e passiva.
1

Connettività

Interoperabilità della nostra soluzione con il sistema della DIAN per consultare lo stato del documento.

2

Integrazione

Quasi in tempo reale integriamo i documenti elettronici ricevuti con qualsiasi sistema di gestione o di contabilità interna.

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Gestione delle notifiche di ricezione

In conformità alla Legge 2155, generiamo e inviamo le notifiche di ricezione sia all'emittente della fattura che alla DIAN per supportare le detrazioni fiscali.

4

Archiviazione elettronica

Archiviamo le fatture ricevute e le relative notifiche in un unico file elettronico con valore di prova legale.

Domande frequenti sulla fattura elettronica in Colombia

Queste domande sono tratte da quelle che ci vengono poste dai nostri clienti.

Questo codice permette di identificare la fattura in modo univoco oltre a garantire l'integrità delle informazioni. Il CUFE è crittografato con un algoritmo SHA384 ed è composto da dati concatenati della fattura più la chiave tecnica.

La firma elettronica viene generata da un certificato digitale rilasciato da un'autorità di certificazione accreditata dall’Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), l’organismo nazionale di accreditamento colombiano.  EDICOM è autorizzato dall'ONAC come Entità di Certificazione Aperta per l'emissione di certificati elettronici e di firme elettroniche.

Il sistema RADIAN è stato creato dalla DIAN per la commercializzazione delle fatture in Colombia. Per essere valide, le Fatture Elettroniche di vendita devono essere registrate e convalidate attraverso la piattaforma RADIAN. Con questo sistema il governo vuole facilitare la consultazione e la tracciabilità di questi documenti.

Per ulteriori informazioni in merito, consulta questo articolo in lingua spagnola: La Colombie réglemente l'enregistrement de la facture électronique en tant que titre de valeur dans RADIAN (La Colombia norma la registrazione della Fattura Elettronica come titolo di valore nel RADIAN.)
 

È il processo che viene applicato alla fattura, alle note elettroniche di addebito e di credito generate e trasmesse alla DIAN per verificare che siano conformi alle regole definite dall'ente nell'allegato tecnico; questo processo avviene in una frazione di secondo, in modo che successivamente il documento, insieme al report di convalida, venga consegnato all'acquirente, diventando così un documento valido da un punto di vista fiscale. 

Le risoluzioni 00020 e 00030 non fanno alcun riferimento alla ricezione di fatture, tuttavia un emittente elettronico deve essere in grado di ricevere fatture elettroniche.

In caso di problemi di comunicazione nel Web Service della DIAN, è restituito un messaggio di errore 500 che indica che il servizio è inattivo. In quel momento, viene automaticamente attivata l'opzione di invio della fattura all'acquirente senza validazione preventiva.

Il documento legale supportato è l'XML, tutte le informazioni contenute in esso devono rispecchiare esattamente le informazioni pubblicate nella rappresentazione grafica in PDF della fattura.

Secondo le disposizioni delle risoluzioni 00020 e 00030, il modello di pre-convalida gestirà circa 264 convalide, compresi i campi obbligatori o facoltativi (a seconda della natura dell'attività). Quando si gestiscono nuovi campi nell'XML, è necessario apportare tali modifiche anche alla rappresentazione grafica. Un esempio è la cifra di verifica NIT, che nel nuovo modello è obbligatoria sia per l'emittente che per il destinatario della fattura elettronica.

Con il nuovo modello di preconvalida non ci sono limiti di tempo. La DIAN deve rispondere in tempo reale (comunicazione sincrona).

Secondo il documento pubblicato dalla DIAN: "In conformità alle disposizioni del paragrafo 1 dell'articolo 616-1 dello Statuto fiscale modificato dalla legge 1943 del 2018, "...Quando la convalida preventiva della fattura elettronica non può essere effettuata, per motivi tecnologici imputabili alla Direzione Nazionale delle Imposte e delle Dogane - DIAN o a un fornitore autorizzato, la parte obbligata a fatturare è autorizzata a consegnare la fattura elettronica all'acquirente senza convalida preventiva. In questi casi, la fattura si considera emessa al momento della consegna all'acquirente e deve essere inviata alla Direzione Nazionale delle Imposte e delle Dogane - DIAN o a un fornitore autorizzato per la convalida entro 48 ore dal momento in cui i problemi tecnologici vengono risolti. In ogni caso, la responsabilità della consegna della fattura elettronica per la sua convalida e della consegna all'acquirente una volta convalidata è della parte obbligata alla fatturazione".

La fattura di contingenza continuerà a esistere e sarà utilizzata in caso di motivi tecnologici imputabili alla Direzione Nazionale delle Imposte e delle Dogane - DIAN o a un fornitore autorizzato.

È possibile effettuare la fatturazione elettronica:

  • Direttamente, attraverso un software usato dal “fatturatore elettronico”.
  • Attraverso la soluzione gratuita fornita dalla DIAN.
  • Tramite un provider tecnologico autorizzato dalla DIAN.

In questi casi, il soggetto obbligato all'emissione di fatture elettroniche può emettere fatture e/o documenti equivalenti utilizzando, tra le altre cose:

  • Fattura cartacea.
  • Fattura da computer.
  • Scontrino del registratore di cassa o POS

È necessario avere in vigore l'autorizzazione alla numerazione della fatturazione del/i sistema/i da utilizzare. Superato l'inconveniente, è necessario avviare la fatturazione elettronica e trasmettere alla DIAN le fatture e/o i documenti equivalenti emessi nella contingenza, nel formato preposto (delibere 0019, 0055 del 2016 e 000002 del 3 gennaio 2019).

In caso di inconvenienti commerciali, la parte obbligata a fatturare elettronicamente deve informare la DIAN della causa commerciale che impedisce l'emissione della fattura elettronica, utilizzando il sistema di suggerimenti, richieste e reclami attraverso il sito web della DIAN.

Sì, è necessario richiedere una numerazione specifica.

Nei casi contingenti in cui non sia possibile emettere fatture elettroniche a causa di inconvenienti tecnologici e/o commerciali del soggetto che fattura, quest'ultimo deve avere l'autorizzazione alla numerazione anche per poter fatturare in cartaceo, da computer e POS.

Una volta normalizzato il funzionamento, la società di fatturazione elettronica trasmetterà le fatture elettroniche emesse, nel formato preposto, entro 48 ore dalla revoca dello stato di emergenza.

La Fatturazione Elettronica sta cambiando il modo in cui le aziende si relazionano tra loro e con le pubbliche amministrazioni.

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