Fattura Elettronica

Com'è la fattura elettronica in Colombia?

fattura elettronica in Colombia

La fattura elettronica ha una lunga storia in Colombia. Già nel 1995 il governo le aveva concesso la stessa validità della fattura cartacea, essendo uno dei primi paesi dell’America Latina a farlo. Dopo diverse iniziative, il 2015 segna una data chiave per lo sviluppo del Paese, la Direzione Nazionale delle Imposte e delle Dogane (DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) ha lanciato il Sistema di Fatturazione Elettronica – SFE.

Fin dalla sua nascita, il nuovo sistema di fatturazione elettronica della Colombia ha apportato continui miglioramenti e incorporato nuovi documenti fiscali nel suo sistema di dichiarazione elettronica. Per arrivare all'adozione della fattura elettronica e dei nuovi documenti fiscali, la DIAN ha stabilito diverse scadenze di adesione obbligatoria per i contribuenti, definendo degli scaglioni.

È per tutti questi motivi che la fattura elettronica in Colombia è in continua evoluzione e rappresenta il principale motore della trasformazione digitale del sistema fiscale del Paese. Analizziamo il funzionamento della fattura elettronica e i principali sviluppi del sistema fiscale elettronico colombiano.

Sommario [Nascondi]

Sistema di Fatturazione Elettronica – SFE

Il sistema di fatturazione elettronica della Colombia segue un modello di pre-convalida. Le fatture elettroniche, così come il resto dei documenti fiscali elettronici, devono essere preventivamente dichiarate alla DIAN per la validazione. Una volta validati dalla DIAN, questi vengono inviati dall'emittente al cliente.

Il Sistema di Fatturazione Elettronica colombiano prevede:

  • Fattura elettronica di vendita
  • Report per la validazione di “facturas de talonario” o fatture cartacee emesse a causa di problemi tecnologici dell'emittente delle fatture.
  • Documento “Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
  • Documento “Soporte de Adquisiciones con no obligado”.
  • Registrazione di fatture elettroniche di vendita come “Título Valor” (RADIAN)
  • Documenti equivalenti.

Fatture Elettroniche di Vendita 

Tra tutti i documenti fiscali che compongono il sistema di fatturazione elettronica, la fattura elettronica di vendita è quello più diffuso. La fattura elettronica di vendita è obbligatoria per i seguenti contribuenti:

  • Persone giuridiche che vendono beni e/o servizi.
  • Persone fisiche che vendono beni e/o servizi con un reddito lordo superiore a 3.500 UVT.
  • Persone fisiche appaltatrici dello Stato con reddito lordo superiore a 4.000 UVT. Oppure persone fisiche diverse dai commercianti, artigiani, agricoltori e allevatori con reddito inferiore a 3.500 UVT ma:
    - Con più di uno stabilimento commerciale.
    - Sfruttamento di beni immateriali.
    - Utenti doganali.
  • Spedizioni e investimenti superiori a 3.500 UVT.
  • Contribuenti che hanno optato per il Regime Fiscale Semplice (RST - Régimen Simple de Tributación).

La fattura elettronica di vendita comprende fatture elettroniche di credito, di debito e di esportazione.

Novità della Risoluzione 558

Il Ministero della Salute e della Protezione Sociale ha emanato con la Risoluzione 558 del 27 marzo 2024 una nuova proroga del progetto di implementazione della piattaforma per la ricezione e la validazione dell'insieme delle informazioni della FEV in Sanità e il RIPS (Registri Individuali delle Prestazioni di Servizi Sanitari).

Questa piattaforma, gestita dal Ministero, consente il flusso unificato delle informazioni e la loro validazione con disponibilità di elaborazione 7 giorni su 7, 24 ore su 24, rilasciando il Codice Univoco di Validazione (CUV) del RIPS e del relativo FEV in sanità, requisito per la presentazione presso le ERP e altri pagatori.

La proroga si estende fino al 1° ottobre 2024 e prevede l'aggiornamento delle attività e della tempistica del progetto.

Documento “Soporte de Pago de Nómina Electrónica”

I documenti di supporto al pagamento delle buste paga elettroniche sono stati recentemente introdotti nel sistema di fatturazione elettronica. L'utilizzo delle buste paga elettroniche è obbligatorio per coloro che richiedono questo documento per sostenere costi, detrazioni o imposte deducibili nella dichiarazione dei redditi. Tutte le aziende soggette al pagamento delle imposte sui redditi e dell'IVA che effettuano pagamenti o crediti a favore di altri soggetti in ragione del loro rapporto di lavoro o giuridico devono obbligatoriamente emettere buste paga elettroniche.

Il processo di emissione delle buste paga elettroniche previsto dalla DIAN prevede, da un lato, l'emissione di buste paga elettroniche, denominate “Documentos soporte de pago de nómina electrónica”, e, dall'altro, “Notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica”, che sono documenti elettronici che devono essere emessi per rettificare o modificare le buste paga elettroniche in caso di errore.

Entrambi i documenti devono essere firmati elettronicamente dalle aziende e inviati alla DIAN per supportare il processo di pagamento dello stipendio.

Flusso di emissione delle buste paga elettroniche

Sulla base delle informazioni ottenute dal BPO o dal software di gestione paghe, la soluzione Global Compliance di EDICOM genera buste paga elettroniche e le trasmette all'Unità amministrativa speciale della Direzione nazionale fiscale e doganale, rispettando i requisiti legali e tecnici specificati. La DIAN genera, firma, archivia e invia un messaggio di validazione che riporta "Documento validato dalla DIAN".

Una volta ottenuta la convalida, la piattaforma EDICOM integra il messaggio DIAN nel BPO dell'azienda insieme alla rappresentazione grafica delle buste paga affinché vengano inviate automaticamente ai dipendenti. Inoltre, la soluzione conserva le buste paga elettroniche per il tempo stabilito dalla legge, garantendone l'integrità e la riservatezza. Questo flusso di emissione è equivalente nel caso delle “notas de ajuste”.

Come deve essere dichiarata la busta paga elettronica in Colombia?

Ai sensi dell'articolo 3 della Risoluzione 000013 del 2021, il documento di supporto della busta paga elettronica deve essere generato mensilmente, indipendentemente dal fatto che l'impresa o il soggetto in questione effettui pagamenti in periodi diversi o inferiori ai pagamenti bisettimanali.

Il termine per la trasmissione della busta paga elettronica e delle note di rettifica del documento è entro i primi 10 giorni del mese successivo, al quale corrisponde il pagamento o l'accredito sul conto. La busta paga elettronica non può essere presentata su base consolidata annualmente e inviata alla fine del periodo d'imposta.

Registrazione di Fatture Elettroniche di Vendita come “Título Valor” (RADIAN)

La DIAN ha realizzato una piattaforma per la registrazione delle fatture elettroniche di vendita come “Título Valor”.

Affinché una fattura di vendita possa essere “Título Valor”, deve soddisfare una serie di requisiti tecnici e commerciali, oltre a dover essere registrata sulla piattaforma RADIAN e validata dalla DIAN.
La gestione del factoring in Colombia è regolata dalla DIAN attraverso la piattaforma RADIAN. La registrazione della Fattura Elettronica di Vendita come Título Valor dovrà essere effettuata tramite tale piattaforma.

Questo sistema consente di registrare, consultare e visualizzare la tracciabilità delle Fatture Elettroniche di Vendita come Título Valor che circolano sul territorio nazionale, nonché degli eventi ad esse associati.
EDICOM, in qualità di Provider Tecnologico Autorizzato dalla DIAN, offre una soluzione di fatturazione elettronica funzionale e certificata per l'emissione e la ricezione di fatture elettroniche, note di debito, note di credito e conferme di ricevimento.

Inoltre, la nostra piattaforma di compliance in Colombia offre funzionalità come la generazione, trasmissione, consegna e registrazione di eventi in RADIAN in modo integrato e automatico con qualsiasi sistema di gestione.

Documenti equivalenti

I documenti POS, ovvero gli scontrini generati nel punto vendita a fronte di un pagamento di un bene o servizio, devono essere emessi in formato elettronico. I documenti equivalenti saranno i seguenti:

  • Scontrini emessi da registratori di cassa con sistemi POS

Calendario di implementazione

GRUPPO 1 - 1º maggio 2024: Grandi Contribuenti
GRUPPO 2 - 1º giugno 2024: Dichiaranti dei redditi che non hanno lo status di Grandi Contribuenti
GRUPPO 3 – 1º luglio 2024: Non dichiaranti delle imposte sui redditi e Soggetti che non possiedono nessuna delle predette qualità.

Altre date specifiche per vari documenti:

  • Servizi pubblici domestici – 1º agosto 2024
  • Biglietto di trasporto passeggeri – 1º agosto 2024
  • Estratto – 1º agosto 2024
  • Biglietto di trasporto aereo passeggeri – 1º settembre 2024
  • Ricevuta nei giochi d'azzardo – 1º settembre 2024
  • Documento in giochi localizzati – 1º settembre 2024
  • Pedaggi – 1º ottobre 2024
  • Comprobante - Bolsa de valores - 1º ottobre 2024
  • Comprobante - Bolsa agropecuaria – 1º ottobre 2024
  • Biglietto d'ingresso a spettacoli – 1º novembre 2024
  • Biglietto d'ingresso al cinema – 1º novembre 2024

Requisiti per emettere fatture elettroniche

  • Essere autorizzato dalla DIAN come emittente di fatture elettroniche.
  • Avere un certificato digitale rilasciato da un ente di certificazione accreditato dall'Organismo Nazionale di Accreditamento della Colombia (ONAC).
  • Avere un software di fatturazione elettronica fornito da un Provider di Servizi Tecnologici (PST - Proveedor de Servicios de Tecnología) autorizzato dalla DIAN.

Obiettivi del Governo colombiano con la fattura elettronica

  • Controllo fiscale. Il governo colombiano cerca di dimezzare l'evasione fiscale utilizzando il sistema elettronico. La fattura elettronica è uno strumento essenziale per evitare perdite fiscali e ottimizzare il processo di riscossione. La DIAN stima che ogni anno il governo colombiano perde 15 miliardi di dollari di IVA, pari al 22%, cifra che salirebbe al 40% secondo i calcoli del Fondo Monetario Internazionale.
  • Massificazione della fattura elettronica. La Colombia segue il percorso di altri paesi dell’America Latina come Messico, Brasile o Cile, leader nello sviluppo dell’amministrazione elettronica. La fatturazione elettronica è un tassello fondamentale verso l'e-Government e l'assenza di supporti cartacei. In questo senso, per il Paese, i vantaggi derivanti dall’integrazione della fattura elettronica si traducono in:
  • Risparmi derivati dall’eliminazione della carta, la riduzione di procedure manuali e degli errori, grazie all’automazione dei processi.
  • Benefici ambientali grazie alla riduzione delle emissioni di CO2, alla riduzione del consumo di carta e dei costi energetici di trasporto.
  • Agilità nelle procedure grazie all’automazione delle operazioni.
  • Maggiore sicurezza delle procedure grazie all'implementazione di meccanismi di firma elettronica per garantire l’autenticità.
  • Promozione della trasparenza contabile e fiscale.
  • Incentivo agli investimenti esteri e alla competitività del Paese grazie a un maggior controllo fiscale.

Vantaggi della fattura elettronica per le aziende contribuenti

L’implementazione della fattura elettronica come modello di fatturazione comporta numerosi vantaggi per le aziende e, in definitiva, rappresenta un risparmio sui costi. Pertanto, l’investimento nella tecnologia necessaria per incorporare questo sistema risulta molto redditizio.

  • Risparmio sui costi diretti grazie all’eliminazione della carta, la stampa, l’invio della fattura e lo spazio per la sua archiviazione fisica.
  • Incremento della produttività del dipartimento amministrativo che, grazie all’automazione di questo processo, ha più tempo per svolgere altri compiti a maggior valore aggiunto.
  • Automazione e integrazione nei processi di ricezione delle fatture. La natura elettronica del documento consente l'integrazione automatica nel sistema ERP e, quindi, la sua contabilità, lasciando le fatture pronte per il pagamento senza praticamente alcun intervento umano.
  • Maggiore efficienza ed eliminazione degli errori umani, come conseguenza dell’automazione e del trattamento completamente integrato. Le fatture elettroniche possono essere generate e trasmesse automaticamente dal fornitore al destinatario. Pertanto, la maggior parte dei vantaggi economici non sono dovuti al risparmio di materiale stampato e costi di spedizione, ma piuttosto alla totale automazione e integrazione del processo tra i partner commerciali, partendo dall’ordine fino al pagamento.
  • Tempi di consegna e incasso fatture più brevi. L'efficienza dei processi di emissione e ricezione, la loro immediatezza, e la sostanziale eliminazione degli errori nella generazione e contabilizzazione delle fatture, contribuiscono a ridurre i tempi di incasso delle fatture.
  • Maggiore sicurezza. L'invio delle fatture avviene utilizzando reti private o protocolli specifici come AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), ecc. Inoltre, i sistemi di firma digitale garantiscono l'integrità e l'autenticità di tali fatture.
  • Archiviazione agile, sicura e legale. I documenti originali e firmati sono conservati al sicuro almeno per il tempo stabilito dalla normativa vigente. Questo riduce i costi di archiviazione e facilita inoltre la consultazione delle vecchie fatture.
  • Eliminazione del rischio di perdita dei documenti fisici grazie alla conservazione sicura e alla consultazione digitale delle fatture.

EDICOM, provider tecnologico autorizzato dalla DIAN per la fattura elettronica

EDICOM è un provider autorizzato per la fattura elettronica in Colombia. Per ottenere tale autorizzazione da parte della DIAN, EDICOM ha dovuto rispettare tutti i requisiti stabiliti nell'articolo 12 del Decreto 2242 del 2015:

  • Avere in vigore ed aggiornato il Registro Único Tributario (RUC).
  • Essere responsabile dell'imposta sulle vendite e appartenere al regime comune.
  • Avere l'accreditamento ISO 27001 sui sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni.
  • Certificazione della situazione finanziaria della società, firmata da un commercialista o revisore fiscale, da cui risultino disponibilità liquide superiori a 20.000 UVT (Unidad de Valor Tributario) e immobilizzazioni superiori a 10.000 UVT.
  • EDICOM garantisce il rispetto dei requisiti stabiliti dalla DIAN per l'emissione di una fattura elettronica, inclusi nell'articolo 3 del Decreto 2242 del 2015:
  • Utilizzare il formato di generazione XML standard elettronico stabilito dalla DIAN.
  • Riportare la numerazione progressiva autorizzata dalla DIAN.
  • Rispettare i requisiti applicabili dell'articolo 617 e i requisiti specifici di 512-9 e 512-11 ET.
  • Includere una firma digitale o elettronica che garantisca autenticità e integrità, in conformità con la politica di firma definita dalla DIAN.
  • Includere il Codice Univoco di Fattura Elettronica.

Inoltre, EDICOM, in qualità di Ente di Certificazione Digitale accreditato dall'ONAC, emette certificati digitali che consentono di apporre la firma digitale, necessaria sulle fatture elettroniche e su altri documenti fiscali come le buste paga elettroniche.

Il fatto che EDICOM Colombia sia un provider di fattura elettronica autorizzato dalla DIAN e un Ente di Certificazione Digitale accreditato dall'ONAC della Colombia, consente di offrire la soluzione tecnologica più completa per lo scambio di documenti elettronici in Colombia. Inoltre, la piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM è in grado di soddisfare non solo i requisiti richiesti dalla DIAN in Colombia, ma anche dalla maggior parte delle autorità fiscali in America Latina, Europa e Asia.

EDICOM ha sviluppato soluzioni di fatturazione elettronica per l'invio e la ricezione di fatture elettroniche, adattate alle specifiche dei paesi di origine e di destinazione in cui operano i suoi clienti. La piattaforma è integrabile con qualsiasi ERP o sistema gestionale interno dell'azienda, automatizzando i processi di fatturazione elettronica attiva e passiva, rispettando tutti i requisiti legali in qualsiasi paese del mondo.
 

Deadlines future in Colombia

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