Com'è la fattura elettronica in Colombia?

La fattura elettronica ha una lunga storia in Colombia. Già nel 1995 il governo le aveva concesso la stessa validità della fattura cartacea, essendo uno dei primi paesi dell’America Latina a farlo. Dopo diverse iniziative, il 2015 segna una data chiave per lo sviluppo del Paese, la Direzione Nazionale delle Imposte e delle Dogane (DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) ha lanciato il Sistema di Fatturazione Elettronica – SFE.

Fin dalla sua nascita, il nuovo sistema di fatturazione elettronica della Colombia ha apportato continui miglioramenti e incorporato nuovi documenti fiscali nel suo sistema di dichiarazione elettronica. Per arrivare all'adozione della fattura elettronica e dei nuovi documenti fiscali, la DIAN ha stabilito diverse scadenze di adesione obbligatoria per i contribuenti, definendo degli scaglioni.

È per tutti questi motivi che la fattura elettronica in Colombia è in continua evoluzione e rappresenta il principale motore della trasformazione digitale del sistema fiscale del Paese. Analizziamo il funzionamento della fattura elettronica e i principali sviluppi del sistema fiscale elettronico colombiano.

Cambi nella Fattura Elettronica in Colombia secondo la Risoluzione 000119/2024

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) della Colombia ha pubblicato la risoluzione 000119/2024, che modifica alcuni aspetti della risoluzione 000165 del 1° novembre 2023.
Principali modifiche presentate nella Risoluzione:

• Equivalenza: I contribuenti hanno ora la possibilità di emettere una fattura di vendita elettronica o un documento equivalente elettronico per le operazioni effettuate.
• Proroga documenti equivalenti: È stato modificato il calendario di attuazione, concedendo una proroga di tre mesi per la generazione e trasmissione elettronica di alcuni Documenti Equivalenti.

Per i documenti equivalenti elettronici per i servizi pubblici domiciliari, il biglietto di trasporto passeggeri e l'estratto, la data limite di implementazione è stata prorogata dal 1º agosto 2024 al 1º novembre 2024.

• Generazione del Documento Equivalente per la Prenotazione dei Biglietti Aerei: È stabilito un periodo massimo di 48 ore, conteggiato a partire dalla prenotazione effettuata nel Global Distribution System (GDS), per la generazione del documento equivalente elettronico di un biglietto o di un biglietto di trasporto aereo di passeggeri.

Proroga della scadenza per l'implementazione del RIPS a supporto della Fattura Elettronica nel settore sanitario.

Il Ministero della Salute e della Protezione Sociale colombiano ha pubblicato la risoluzione n. 1884 che estende il termine di transizione per l'implementazione del Registro Individuale delle Prestazioni Sanitarie (RIPS) a supporto della Fattura Elettronica di Vendita (FEV) nel settore sanitario.
Il nuovo calendario propone un'attuazione graduale in tre fasi, a seconda della complessità dei servizi forniti dagli enti sanitari:

• Gruppo 1: Fornitori con servizi altamente complessi. L'implementazione inizierà il 1° ottobre 2024, con assistenza tecnica obbligatoria fino al 30 novembre 2024.
• Gruppo 2: Fornitori con servizi di media complessità. L'implementazione inizierà il 1° febbraio 2025, con assistenza tecnica a partire da dicembre 2024.
• Gruppo 3: Fornitori a bassa complessità e professionisti indipendenti. L'implementazione inizierà il 1° aprile 2025, con assistenza tecnica preventiva tra febbraio e marzo 2025.

Inoltre, se un processo di convalida del RIPS viene rifiutato, le entità devono completare il processo di fatturazione elettronica senza i campi aggiuntivi del settore sanitario e presentare il RIPS in conformità alla Risoluzione 3374 del 2000. Queste entità avranno un mese di tempo dalla data di entrata in vigore per implementare i miglioramenti e conformarsi allo standard.

Inoltre, i fornitori di assistenza sanitaria e gli altri pagatori avranno tempo fino al 31 dicembre 2025 per presentare i RIPS per le cure fornite prima dell'attuazione della norma, secondo la loro consueta periodicità.

Infine, i nuovi fornitori che entreranno nel “Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud” (REPS) dopo il 2 settembre 2024 dovranno iniziare a trasmettere i file alla piattaforma di convalida a partire dal 1° aprile 2025.

Sistema di Fatturazione Elettronica – SFE

Il sistema di fatturazione elettronica della Colombia segue un modello di pre-convalida. Le fatture elettroniche, così come il resto dei documenti fiscali elettronici, devono essere preventivamente dichiarate alla DIAN per la validazione. Una volta validati dalla DIAN, questi vengono inviati dall'emittente al cliente.

Il Sistema di Fatturazione Elettronica colombiano prevede:

• Fattura elettronica di vendita
• Report per la validazione di “facturas de talonario” o fatture cartacee emesse a causa di problemi tecnologici dell'emittente delle fatture.
• Documento “Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
• Documento “Soporte de Adquisiciones con no obligado”.
• Registrazione di fatture elettroniche di vendita come “Título Valor” (RADIAN)
• Documenti equivalenti.

Fatture Elettroniche di Vendita 

Tra tutti i documenti fiscali che compongono il sistema di fatturazione elettronica, la fattura elettronica di vendita è quello più diffuso. La fattura elettronica di vendita è obbligatoria per i seguenti contribuenti:

• Persone giuridiche che vendono beni e/o servizi.
• Persone fisiche che vendono beni e/o servizi con un reddito lordo superiore a 3.500 UVT.
• Persone fisiche appaltatrici dello Stato con reddito lordo superiore a 4.000 UVT. Oppure persone fisiche diverse dai commercianti, artigiani, agricoltori e allevatori con reddito inferiore a 3.500 UVT ma:
  - Con più di uno stabilimento commerciale.
  - Sfruttamento di beni immateriali.
  - Utenti doganali.
• Spedizioni e investimenti superiori a 3.500 UVT.
• Contribuenti che hanno optato per il Regime Fiscale Semplice (RST - Régimen Simple de Tributación).

La fattura elettronica di vendita comprende fatture elettroniche di credito, di debito e di esportazione.

Documento “Soporte de Pago de Nómina Electrónica”

I documenti di supporto al pagamento delle buste paga elettroniche sono stati recentemente introdotti nel sistema di fatturazione elettronica. L'utilizzo delle buste paga elettroniche è obbligatorio per coloro che richiedono questo documento per sostenere costi, detrazioni o imposte deducibili nella dichiarazione dei redditi. Tutte le aziende soggette al pagamento delle imposte sui redditi e dell'IVA che effettuano pagamenti o crediti a favore di altri soggetti in ragione del loro rapporto di lavoro o giuridico devono obbligatoriamente emettere buste paga elettroniche.

Il processo di emissione delle buste paga elettroniche previsto dalla DIAN prevede, da un lato, l'emissione di buste paga elettroniche, denominate “Documentos soporte de pago de nómina electrónica”, e, dall'altro, “Notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica”, che sono documenti elettronici che devono essere emessi per rettificare o modificare le buste paga elettroniche in caso di errore.

Entrambi i documenti devono essere firmati elettronicamente dalle aziende e inviati alla DIAN per supportare il processo di pagamento dello stipendio.

Flusso di emissione delle buste paga elettroniche

Sulla base delle informazioni ottenute dal BPO o dal software di gestione paghe, la soluzione Global Compliance di EDICOM genera buste paga elettroniche e le trasmette all'Unità amministrativa speciale della Direzione nazionale fiscale e doganale, rispettando i requisiti legali e tecnici specificati. La DIAN genera, firma, archivia e invia un messaggio di validazione che riporta "Documento validato dalla DIAN".

Una volta ottenuta la convalida, la piattaforma EDICOM integra il messaggio DIAN nel BPO dell'azienda insieme alla rappresentazione grafica delle buste paga affinché vengano inviate automaticamente ai dipendenti. Inoltre, la soluzione conserva le buste paga elettroniche per il tempo stabilito dalla legge, garantendone l'integrità e la riservatezza. Questo flusso di emissione è equivalente nel caso delle “notas de ajuste”.

Come deve essere dichiarata la busta paga elettronica in Colombia?

Ai sensi dell'articolo 3 della Risoluzione 000013 del 2021, il documento di supporto della busta paga elettronica deve essere generato mensilmente, indipendentemente dal fatto che l'impresa o il soggetto in questione effettui pagamenti in periodi diversi o inferiori ai pagamenti bisettimanali.

Il termine per la trasmissione della busta paga elettronica e delle note di rettifica del documento è entro i primi 10 giorni del mese successivo, al quale corrisponde il pagamento o l'accredito sul conto. La busta paga elettronica non può essere presentata su base consolidata annualmente e inviata alla fine del periodo d'imposta.

Registrazione di Fatture Elettroniche di Vendita come “Título Valor” (RADIAN)

La DIAN ha implementato una piattaforma denominata RADIAN per la registrazione delle fatture elettroniche di vendita come “títulos valores”. Affinché una fattura di vendita possa essere considerata una garanzia, deve soddisfare una serie di requisiti tecnici e commerciali, oltre ad essere registrata sulla piattaforma RADIAN e convalidata dalla DIAN.

La gestione del factoring in Colombia è regolata dalla DIAN attraverso la piattaforma RADIAN. La registrazione della Fattura Elettronica di Vendita come “Título Valor” è obbligatoria e deve essere effettuata esclusivamente in questo sistema.

Gli eventi sono un elemento chiave nel sistema RADIAN. Attraverso la generazione di questi eventi, il contribuente può registrare la fattura elettronica come “título valor” in RADIAN, consentendo così di effettuare operazioni di factoring. Questi eventi corrispondono a messaggi elettronici definiti all'interno dell'ecosistema RADIAN, che devono essere firmati digitalmente dal mittente.

Per essere utente RADIAN è necessario indicare il tipo di software che verrà utilizzato per la generazione, trasmissione, validazione e consegna degli eventi associati alla fattura elettronica di vendita come “título valor”. Tale software dovrà essere registrato e, se fornito da un provider tecnologico, si dovrà verificare che tale fornitore sia stato precedentemente abilitato dalla DIAN per fornire servizi di fatturazione elettronica e registrazione eventi in RADIAN.

Con la Risoluzione 000015 e la pubblicazione della Risoluzione 000085 si regolamenta la pratica del factoring elettronico in Colombia, compresa la registrazione di tali operazioni in formato elettronico attraverso la piattaforma RADIAN.

Soluzione di fatturazione elettronica predisposta per il factoring in Colombia

EDICOM, in qualità di Provider Tecnologico Autorizzato dalla DIAN, offre una soluzione di fatturazione elettronica certificata che consente l'emissione e la ricezione di fatture, oltre ad offrire funzionalità come la generazione, trasmissione, consegna e registrazione di eventi in RADIAN in modo integrato e automatico con il proprio sistema di gestione interno:

• Gestione dello scambio di messaggi sia con l'emittente che con la DIAN, garantendo che una fattura possa essere considerata “Título Valor” (compresi gli avvisi di ricevimento e l'accettazione tacita o espressa).
• Una volta soddisfatti i requisiti fiscali e commerciali specificati dalla DIAN, la fattura viene registrata sulla piattaforma RADIAN.
• La soluzione EDICOM si collega alla piattaforma per l'emissione e la consultazione di eventi che forniscono informazioni sullo stato del documento come “título valor”.

Documenti equivalenti

Il nuovo documento P.O.S. è un documento equivalente alla fattura elettronica di vendita, generato tramite software e precedentemente convalidato dalla Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ma utilizzato in situazioni in cui il fornitore non è obbligato a emettere una fattura elettronica.

Programma di implementazione dell'equivalente elettronico dello scontrino del registratore di cassa P.O.S., in base allo status del contribuente in relazione alle imposte sul reddito e alle imposte complementari:

• GRUPPO 1 - 1° maggio 2024: Grandi contribuenti
• GRUPPO 2 - 1° giugno 2024: contribuenti che non rientrano nella categoria dei grandi contribuenti.
• GRUPPO 3 – 1º luglio 2024: Soggetti non titolari di reddito e Soggetti che non possiedono nessuna delle qualità sopra citate.

Calendario di implementazione degli altri documenti equivalenti elettronici:

• Biglietto aereo per passeggeri – 1º settembre 2024
• Strumento in giochi d’azzardo – 1º settembre 2024
• Il documento su giochi localizzati – 1º settembre 2024
• Pedaggi – 1º ottobre 2024
• Comprobante - Bolsa de valores – 1º ottobre 2024
• Comprobante - Bolsa agropecuaria – 1º ottobre 2024
• Biglietto d'ingresso per spettacoli – 1º novembre 2024
• Biglietto d’ingresso al cinema – 1º novembre 2024
• Utenze domestiche – 1º novembre 2024
• Biglietto per il trasporto passeggeri – 1º novembre 2024
• L'estratto – 1º novembre 2024

EDICOM, provider tecnologico autorizzato dalla DIAN per la fattura elettronica

EDICOM è un provider autorizzato per la fattura elettronica in Colombia. Per ottenere tale autorizzazione da parte della DIAN, EDICOM ha dovuto rispettare tutti i requisiti stabiliti nell'articolo 12 del Decreto 2242 del 2015:

• Avere in vigore ed aggiornato il Registro Único Tributario (RUC).
• Essere responsabile dell'imposta sulle vendite e appartenere al regime comune.
• Avere l'accreditamento ISO 27001 sui sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni.
• Certificazione della situazione finanziaria della società, firmata da un commercialista o revisore fiscale, da cui risultino disponibilità liquide superiori a 20.000 UVT (Unidad de Valor Tributario) e immobilizzazioni superiori a 10.000 UVT.
• EDICOM garantisce il rispetto dei requisiti stabiliti dalla DIAN per l'emissione di una fattura elettronica, inclusi nell'articolo 3 del Decreto 2242 del 2015:
• Utilizzare il formato di generazione XML standard elettronico stabilito dalla DIAN.
• Riportare la numerazione progressiva autorizzata dalla DIAN.
• Rispettare i requisiti applicabili dell'articolo 617 e i requisiti specifici di 512-9 e 512-11 ET.
• Includere una firma digitale o elettronica che garantisca autenticità e integrità, in conformità con la politica di firma definita dalla DIAN.
• Includere il Codice Univoco di Fattura Elettronica.

Il fatto che EDICOM Colombia sia un provider di fattura elettronica autorizzato dalla DIAN, consente di offrire la soluzione tecnologica più completa per lo scambio di documenti elettronici in Colombia. Inoltre, la piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM è in grado di soddisfare non solo i requisiti richiesti dalla DIAN in Colombia, ma anche dalla maggior parte delle autorità fiscali in America Latina, Europa e Asia.

EDICOM ha sviluppato soluzioni di fatturazione elettronica per l'invio e la ricezione di fatture elettroniche, adattate alle specifiche dei paesi di origine e di destinazione in cui operano i suoi clienti. La piattaforma è integrabile con qualsiasi ERP o sistema gestionale interno dell'azienda, automatizzando i processi di fatturazione elettronica attiva e passiva, rispettando tutti i requisiti legali in qualsiasi paese del mondo.