Cos'è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un sostituto legale e fiscale della fattura cartacea che offre condizioni di sicurezza speciali per garantire l'integrità e l'autenticità.
Conosci le principali caratteristiche della fattura elettronica
La fattura elettronica è un sostituto legale e fiscale della fattura cartacea. Questo sistema tecnologico è già una realtà grazie alla spinta dell'obbligatorietà in tutte le regioni del mondo. Tuttavia, nonostante la sua espansione, c'è ancora confusione su ciò che comporta effettivamente la fatturazione digitale.
L'errore principale è quello di pensare che qualsiasi fattura inviata e ricevuta per via elettronica costituisca una fattura elettronica in sé. Oltre a questa condizione, è necessario soddisfare una serie di requisiti che rendano il documento digitale un'alternativa con le stesse attribuzioni legali e fiscali di quelle concesse alla sua controparte in formato cartaceo.
La considerazione della fattura elettronica come documento originale valido comporta 3 condizioni chiave:
Formato della fattura: è richiesto un formato di fattura digitale più o meno complesso: EDIFACT, XML, PDF, X12...
Trasmissione elettronica: è necessaria una trasmissione telematica. Deve partire da un computer ed essere ricevuta da un altro computer.
Integrità e autenticità: il documento deve rimanere inalterabile, garantendone l'integrità e autenticità.
Com'è la fattura elettronica a livello globale?
Il fatto di poter considerare una fattura elettronica come documento originale valido, richiede la soddisfazione delle specifiche stabilite dal Paese da cui viene emessa:
Obbligatorietà
Diverse regioni hanno imposto l'uso della fatturazione elettronica ai contribuenti in modo massiccio. In America Latina ci sono molti paesi in cui l'uso di questo sistema di fatturazione è praticamente obbligatorio per il 100% degli emittenti. In Europa, alcuni paesi lo hanno reso un formato obbligatorio nelle relazioni che le Pubbliche Amministrazioni mantengono con i loro fornitori.
Formalità amministrative
Alcuni Stati richiedono l'applicazione di processi applicativi preliminari, registrazioni, ottenimento di certificati, ecc., come formalità da adempiere prima di iniziare ad emettere fatture elettroniche.
Formato fattura
In molti casi, il formato della fattura digitale in cui il documento elettronico deve essere generato è definito e standardizzato, e XML è il linguaggio più diffuso.
Codice di controllo fiscale
I paesi che promuovono l'uso della fattura elettronica per ridurre l'evasione del pagamento delle imposte richiedono l'inclusione di codici di controllo nel documento. Questi sono normalmente emessi dall'amministrazione fiscale competente come passo preliminare all'invio del documento al cliente.
Firma elettronica
È comune che la legislazione di diversi paesi stabilisca la necessità di applicare la firma elettronica nella fattura. Questo serve a garantire l'integrità del documento e l'autenticità della sua origine.
Conservazione
La conservazione dei documenti elettronici originali in determinate condizioni di sicurezza e di accesso è spesso oggetto delle diverse legislazioni esistenti in materia di fatturazione elettronica.
Com'è la fattura elettronica in Italia?
Dal 2014 la fattura elettronica con le Pubbliche Amministrazioni italiane, nota come FatturaPA, è obbligatoria, e dal 2019 lo è anche per le aziende private.
I nostri esperti parlano della fattura elettronica
L'America Latina e l'Europa sono le due regioni del mondo con la più alta accettazione della fatturazione elettronica.
Fattura elettronica in Latam
Fattura elettronica in Europa
Vantaggi della fattura elettronica
Incremento dell'efficienza nei processi amministrativi
L'emissione, l'invio, la ricezione e la registrazione dei documenti avviene immediatamente e automaticamente. Tutti i processi sono integrati con il sistema interno di gestione di emittenti e riceventi. Questo livello di automazione consente di ridurre significativamente gli errori associati alla registrazione manuale delle fatture.
Riduzione dei costi
Il costo di emissione, invio e ricezione delle fatture si riduce drasticamente. Alcuni studi indicano un risparmio di circa il 90% rispetto al costo di emissione e gestione dello stesso documento in formato cartaceo.
Riduzione dei tempi di risposta
L'efficienza nell'invio e nella ricezione del documento, l'immediatezza della consegna e la virtuale scomparsa di errori nell'emissione del documento si traduce in una notevole riduzione dei tempi di risposta e di pagamento.
Sicurezza nella comunicazione
La possibilità di gestire l'invio di questi documenti attraverso reti private come le VAN (Value Added Networks) o attraverso specifici protocolli punto a punto come AS2, garantisce un invio sicuro e confidenziale.
Integrità del documento
Allo stesso tempo, l'applicazione di processi di firma elettronica permetterà all'emittente e al ricevente di avere maggiori garanzie sull'integrità del contenuto e sull'autenticità dell'origine.
Integrazione con i sistemi di gestione
L'emissione di questi documenti può essere automatizzata sulla base dei dati registrati nei sistemi interni di gestione dei fornitori e dei creditori. Inoltre, la loro ricezione in modalità elettronica permette ai destinatari delle fatture di automatizzare la loro convalida e consolidamento. Questo permette la registrazione diretta senza intervento umano nel sistema di gestione dei conti da pagare.
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