Applicazione EDI
La tecnologia per lo scambio elettronico dei dati EDI consente di ottimizzare l'operatività di tutti i reparti di un'azienda. Ciò si ottiene attraverso l'applicazione di tale tecnologia in qualsiasi tipo di documento scambiato tra le parti di un rapporto commerciale (ordini, fatture, bolle di consegna, ecc.).
Quali sono le principali applicazioni dell'EDI?
L'EDI consente operazioni più agili ed efficienti dei reparti commerciale, acquisti e amministrazione di tutte aziende.
Come sistema di lavoro, l'"Electronic Data Interchange" è progettato per automatizzare l'integrazione dei tuoi documenti aziendali nell'ERP o nel sistema di gestione interno. Più ottimizzi il numero di partner commerciali (clienti, fornitori, operatori logistici, ecc.) e di messaggi EDI cambiati, maggiori sono i vantaggi che ottieni.
Tali vantaggi si traducono in significative riduzioni dei costi che, a seconda del livello di implementazione, possono arrivare fino al 90% rispetto allo stesso processo svolto con documenti gestiti per posta, fax o e-mail.
Di seguito, vengono prese in esame alcune delle principali applicazioni dell'EDI e i vantaggi che apportano alle aziende che integrano questi messaggi elettronici nella loro normale gestione.
Integrazione degli ordini con EDI (ORDERS)
Gli uffici acquisti devono destinare risorse importanti per generare, inviare e controllare gli ordini di acquisto ai fornitori. Per i fornitori, l'interpretazione e la registrazione di tali ordini nei loro sistemi implica un volume significativo di lavoro da svolgere da parte del personale commerciale o amministrativo.
Si tratta comunque di operazioni essenziali sia per gli acquirenti che per i fornitori. In definitiva, da loro dipende la fornitura di un servizio efficiente e di qualità ai clienti finali di entrambe le parti.
Come integra gli ordini di acquisto la tua soluzione EDI?
Se sei l'Emittente degli ordini di acquisto
- Registri il tuo ordine al fornitore solo una volta nel tuo ERP.
- I dati di questo ordine vengono trasformati nello standard in cui il fornitore si aspetta di ricevere l'ordine.
- Un'efficiente applicazione EDI riconosce il destinatario nella struttura del documento elettronico e lo invia automaticamente al fornitore attraverso canali sicuri.
- Riceverai un avviso che ti informa quando il tuo ordine viene ricevuto ed elaborato a destinazione.
- Se c'è un problema, o se ci vuole più tempo del previsto per l'elaborazione del tuo ordine di fornitura, ricevi avvisi e notifiche al riguardo.
Se sei il Fornitore
- Ricevi gli ordini dei tuoi clienti tramite la tua soluzione EDI.
- Questi vengono automaticamente trasformati in una struttura dati che il tuo ERP può importare.
- I dati del tuo ordine vengono integrati nel sistema gestionale e sono pronti per l'elaborazione.
- Il tuo cliente viene informato automaticamente che hai ricevuto l'ordine e lo stai elaborando.
Integrazione di documenti di consegna con EDI (DESADV)
La bolla di consegna è un documento che accompagna la merce nel suo transito verso il cliente. Costituisce una transazione commerciale fondamentale che consente di verificare che la merce ricevuta corrisponda effettivamente all'ordine di acquisto.
La possibilità di effettuare tali verifiche, come passaggio preliminare all'emissione della fattura, consente di effettuare rettifiche su di essa nel caso in cui si siano verificate delle differenze rispetto all'ordine iniziale.
Come integra gli avvisi di spedizione la tua soluzione EDI?
Se sei il Destinatario delle merci
- Il tuo fornitore emetterà un avviso di spedizione quando la merce sarà pronta per essere spedita.
- Riceverai questo avviso che verrà automaticamente integrato nel tuo sistema gestionale o ERP.
- Il documento ricevuto deve essere conforme all'ordine di acquisto iniziale. Ciò consente di rilevare eventuali differenze prima di ricevere la merce.
- Invii un avviso di conferma al tuo fornitore se tutto è corretto.
- I tuoi magazzini sapranno in anticipo che i nuovi prodotti stanno arrivando. In questo modo potranno effettuare una pianificazione che si tradurrà in una maggiore efficienza nei processi di scarico e stoccaggio.
- Se la bolla di consegna elettronica è accompagnata da codici che consentono di identificare le unità logistiche, la loro verifica a destinazione verrà facilitata dalla semplice lettura dei codici a barre di ciascun collo.
Se sei il Fornitore
- In base all'ordine ricevuto, prepari una bolla di consegna nel tuo ERP selezionando il numero di unità richiesto da ogni ordine.
- La tua soluzione EDI prende i dati dalla tua bolla di consegna e li invia automaticamente a destinazione nel formato che il tuo cliente si aspetta di ricevere come avviso di spedizione della merce.
- Il tuo cliente verifica il tuo avviso di spedizione confrontandolo con l'ordine iniziale.
Questo processo è solitamente completamente automatico in quanto tutti i documenti commerciali generati tramite EDI (ordine, bolla di consegna, fattura...) vengono tracciati. - Riceverai un avviso in cui si afferma che i controlli sono corretti.
- Questo processo ti consente di snellire il processo di consegna e scarico, poiché il tuo cliente sa in anticipo la merce che riceverà. Pertanto, i tempi di elaborazione dei tuoi ordini a destinazione vengono ridotti.
Integrazione della fattura con EDI (DESADV)
L'automatizzazione dei processi di fatturazione è un elemento strategico che può portare a risparmiare fino al 90% rispetto alla gestione manuale di questi documenti.
Il volume di fatture che spesso gestiscono gli uffici di contabilità fornitori richiede l'adozione di misure per ottimizzare le operazioni associate alla loro revisione, convalida, registrazione e pagamento al fornitore.
Inoltre, gli emittenti di fatture sono costretti a dedicare risorse costose a queste attività cruciali. Tra queste attività vi sono la fatturazione periodica ai clienti che coinvolge anche la stampa, l'imbustamento, l'affrancatura e la spedizione. Inoltre, è necessario eseguire controlli periodici per verificare la ricezione e lo stato della fattura nell'ufficio contabilità fornitori.
L'integrazione della Fatturazione Elettronica consente di automatizzare praticamente tutti questi passaggi. Offre grandi vantaggi in termini di competitività per emittenti e riceventi che si traducono in migliori rapporti di efficienza gestionale, e di conseguenza in significativi risparmi economici.
Come integra le fatture la tua soluzione EDI?
Se sei il Destinatario delle fatture EDI
- La tua soluzione EDI riceve la fattura emessa dal tuo fornitore.
- Tale fattura viene sottoposta a un processo di mappatura che genera un file dati da integrare nel tuo ERP.
- I dati viaggiano verso la tua rete locale in sicurezza, procedendo alla registrazione della fattura nel tuo software gestionale.
- La registrazione automatica del documento nel tuo ERP, semplifica i processi di confronto e convalida con altri documenti già registrati come ordini o bolle di consegna.
- Se il processo di convalida dà esito positivo, il tuo sistema contrassegnerà la fattura come pronta per l'accredito e potrai inviare automaticamente un messaggio di conferma alla soluzione EDI del tuo fornitore.
- Oltre alle fatture che ti inviano i tuoi fornitori con una soluzione EDI, puoi integrare anche quelle che ti inviano altri senza questo tipo di tecnologia. Consulta le Soluzioni per portali web EDI.
Se sei l'Emittente delle fatture EDI
- Le fatture vengono generate nell'ERP.
- La tua soluzione EDI analizza i dati da questi documenti e li sottopone a un processo di mappatura per adattarli alla struttura che il tuo cliente si aspetta di ricevere.
- Il tuo Software EDI riconosce il destinatario in fattura, e invia la fattura automaticamente attraverso i canali di comunicazione stabiliti.
- Il tuo cliente riceve la fattura.
- Riceverai un avviso che il documento è stato elaborato. Se, al contrario, si verificano errori o il tempo supera quello previsto, ricevi avvisi specifici che ti informano al riguardo.
- Se disponi di una soluzione EDI, puoi emettere il 100% delle tue fatture in formato elettronico. In questo modo puoi farle arrivare attraverso questi mezzi anche a quei clienti che non dispongono di questo tipo di tecnologia. Scopri la Soluzione per la pubblicazione di fatture EDI.
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