Electronic Data Interchange - EDI

A cosa serve il codice GLN e perché è importante per la tua attività?

Global Location Number

Il GLN, un identificatore univoco di 13 cifre per ogni azienda, è una risorsa essenziale per semplificare le relazioni commerciali e la logistica tra imprese. Facilita la ricerca di molte informazioni vitali e semplifica le comunicazioni che i partner commerciali effettuano attraverso le loro applicazioni o i loro sistemi di gestione elettronica.

Oggi tutte le aziende realizzano scambi informazioni EDI, sia internamente che esternamente. Ordini, avvisi di spedizione, fatture, etichette di spedizione, ecc. Per unificare gli scambi ed identificare rapidamente le parti coinvolte, alle aziende può essere assegnato un "indirizzo elettronico". Questo indirizzo è il GLN (Global Location Number), utilizzato da tutte le aziende a livello globale. Ecco come funziona e perché è essenziale per la tua azienda.

GLN, Global Company Number per la tua azienda

Il GLN (Global Location Number), o punto operativo, è un codice globale che identifica sedi fisiche, persone giuridiche e centri operativi.

Le informazioni associate al GLN sono il nome dell'azienda, il VAT ID, la sede, l'indirizzo, il telefono, l'e-mail, le persone di contatto, i dati di fatturazione, ecc.

L'uso di un GLN è essenziale in qualsiasi scambio di informazioni all'interno della catena di fornitura.

È il primo passo verso la comunicazione EDI con i tuoi partner commerciali e quindi ha un grande vantaggio nel semplificare le relazioni commerciali e la logistica. L'obiettivo è quello di poter identificare in modo univoco ed inequivocabile un luogo fisico (magazzini, fabbriche, negozi, ecc.).

Tutte le aziende scambiano informazioni EDI sia internamente che esternamente: ordini, bolle di consegna, etichette logistiche e fatture. Per unificare questi scambi e identificare rapidamente gli interlocutori, alle aziende viene assegnato un "ID digitale": il GLN (Global Location Number).

L'organizzazione internazionale GS1 descrive all'interno dei suoi standard che ogni azienda deve creare una serie di punti operativi per identificare tutte le sedi fisiche, le persone giuridiche o le strutture amministrative coinvolte nelle sue transazioni commerciali.

GLN e EDI

Gli scambi elettronici di dati EDI trasmettono messaggi relativi all'acquisto ed alla vendita di prodotti e servizi. Ogni azienda ed ogni prodotto hanno un proprio codice GS1 che viene trasmesso nelle comunicazioni per consentirne la corretta identificazione. Questi codici sono necessari per trasmettere tutte le informazioni commerciali, mentre l'EDI è il sistema utilizzato per garantire una comunicazione sicura e senza errori.

Il GLN è essenziale per l'identificazione delle transazioni commerciali e logistiche. Permette di identificare diverse ubicazioni, come un magazzino, una banchina, una sezione o un reparto specifico. In questo modo, le parti coinvolte in una relazione commerciale possono essere sicure che le transazioni siano state effettuate tra le parti corrette, senza errori.

Ogni azienda che partecipa a una comunicazione EDI deve innanzitutto identificarsi con un codice GLN. Questo codice funge da localizzatore che viene inserito come riga di codice nelle informazioni strutturate del messaggio EDI ed evita la duplicazione delle posizioni, in quanto ogni parte viene identificata correttamente.

Come posso ottenere un GLN?

GS1 International è un'associazione internazionale senza scopo di lucro i cui obiettivi si concentrano sull'armonizzazione della catena del valore in tutti i settori industriali attraverso l'implementazione di standard elettronici che unificano le relazioni commerciali in tutto il mondo. È nata nel 2005 dalla fusione di EAN (European Article Number) e UCC (Uniform Code Council).

GS1 gestisce e sviluppa standard di codifica dei prodotti. Questo fornisce al mercato un linguaggio comune per il commercio e l'approvvigionamento a livello globale. Questi dati vengono trasmessi nella documentazione commerciale (ordini, avvisi di spedizione, fatture, ecc.) e sono fondamentali per garantire il corretto funzionamento dei processi di fornitura.

GS1 supporta diversi tipi di codifica: codici a barre, GLN e GTIN (identificatori di prodotto).

Nella catena di fornitura, una comunicazione fluida tra tutti gli attori è essenziale per garantire che il prodotto raggiunga il cliente finale nella forma giusta ed al momento giusto, una questione che di recente ha assunto un'importanza cruciale con la standardizzazione dell'e commerce e la proliferazione di marketplace come Amazon.

Attraverso l'utilizzo di questi standard è inoltre possibile dettagliare i movimenti delle merci e conoscerne l'ubicazione in tempo reale. Ogni prodotto è associato ad un'identificazione univoca che ne facilita la localizzazione in qualsiasi momento della fornitura.

Conoscere lo stato delle merci dalla spedizione alla consegna e durante tutto il processo di trasporto è un'informazione fondamentale per il servizio clienti.

Tutte le aziende possono ottenere un GLN rivolgendosi all'organizzazione GS1 del proprio Paese. Una volta ottenuto il GLN, l'azienda è pronta ad implementare il software EDI nella normale gestione commerciale e logistica. Da quel momento in poi, beneficerà della digitalizzazione prodotta dall'utilizzo di un sistema EDI in grado di integrare gli scambi di messaggi che intrattiene con i fornitori, gli operatori logistici, le amministrazioni, con qualsiasi applicazione che utilizza nelle sue consuete operazioni di gestione. Non resta che scegliere un fornitore di servizi EDI in grado di adattarsi al modello della tua attività.

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