10 vantaggi della Fattura Elettronica per la tua azienda
La Fatturazione Elettronica porta grandi vantaggi sia alle aziende mittenti che destinatarie di questi documenti. Anche se in definitiva i risparmi sui costi sono l’aspetto che più salta all’occhio, la sua adozione porta con sé un miglioramento nella gestione dell'attività congiunta dell'azienda. L'investimento in soluzioni di Fatturazione Elettronica o e-Invoicing è particolarmente redditizio e rappresenta il punto di ingresso per il processo di digitalizzazione delle aziende, essenziale per garantire la loro competitività.
Prima di iniziare ad analizzare i vantaggi, illustriamo in breve cos’è una Fattura Elettronica. La Fattura Elettronica è un documento equivalente alla fattura cartacea, con lo stesso valore legale. Perché una fattura possa considerarsi elettronica, deve rispettare tre condizioni:
- Essere creata in un formato elettronico standard: EDIFACT, FACTURAE, XML, X12...
- La sua trasmissione deve essere elettronica: deve partire da un computer ed essere acquisita da un altro computer
- Deve rispettare i requisiti di integrità e autenticità, a tal fine, la Fattura Elettronica deve essere sottoposta a diverse procedure, come la firma elettronica
10 vantaggi della Fattura Elettronica
Contenimento dei costi diretti
Consente di contenere i costi diretti grazie all’eliminazione della carta, della necessità di stampa, dell’invio di fatture e della loro archiviazione.
Riduzione dell’impatto ambientale
L'uso della Fatturazione Elettronica aiuta a ridurre l'impatto ambientale eliminando la carta e le emissioni di CO2 derivanti dal trasporto.
Automatizzazione e integrazione nelle procedure di ricevimento
Consente l'automatizzazione e l'integrazione nelle procedure di ricevimento delle fatture. L’origine elettronica del documento consente la sua integrazione automatica nel sistema e la sua conseguente contabilizzazione, preparando le fatture per il saldo senza alcun intervento umano.
Incremento della produttività
Incremento della produttività dei reparti amministrativi che, grazie all’automatizzazione del processo, possono contare su più tempo a disposizione per dedicarsi ad altre attività dal valore aggiunto superiore.
Incremento dell’efficienza ed eliminazione degli errori umani
Maggiore efficienza ed eliminazione degli errori umani, come conseguenza dell’automatizzazione e di una gestione totalmente integrata. Le Fatture Elettroniche possono essere generate e trasmesse automaticamente dal fornitore al destinatario. In questo modo, la maggior parte dei vantaggi economici non sono dovuti alla riduzione dei costi inerenti alla stampa dei materiali e alll’invio, ma alla completa automazione ed integrazione del processo tra gli interlocutori commerciali, dall’ordine fino al saldo.
Riduzione dei tempi di consegna e pagamento.
La Fattura Elettronica consente di poter contare su tempi inferiori di consegna e di saldo delle fatture. L’efficienza dei processi di emissione e di ricezione, la loro immediatezza e la pratica eliminazione di errori nella creazione e nella contabilizzazione delle fatture contribuisce a ridurre le tempistiche di pagamento.
Maggiore sicurezza
L’invio delle fatture avviene utilizzando reti private o protocolli specifici come AS2, FTPS, Web Service, VAN (Value Added Network), ecc. Inoltre con i sistemi di firma digitale viene garantita l’integrità, l’origine e l'autenticità di tali fatture.
Archiviazione snella, sicura e conforme alle normative
La Fattura Elettronica richiede un’archiviazione snella, sicura e conforme alle normative. I documenti originali e firmati rimangono disponibili per le tempistiche minime previste dalla legislazione vigente. In questo modo si riducono i costi di conservazione oltre a semplificare la consultazione delle vecchie fatture.
Eliminazione del rischio di perdita
Viene eliminato il rischio di perdita dei documenti fisici, grazie all’archiviazione sicura e alla consultazione digitale delle fatture.
La porta d’accesso verso la digitalizzazione
La Fattura Elettronica rappresenta la porta d’accesso verso la digitalizzazione delle aziende. Le soluzioni di Fatturazione Elettronica sono scalabili. In altre parole, una volta implementata la tecnologia di interscambio elettronico dei dati (EDI- Electronic Data Interchange-), necessaria per generare, inviare e ricevere Fatture Elettroniche, le nuove applicazioni attraverso i nuovi messaggi EDI sono molteplici.
Soluzioni scalabili grazie all’EDI
La tecnologia EDI consente di automatizzare l'integrazione di documenti commerciali standardizzati nell'ERP o nel sistema di gestione interno. I principali documenti standardizzati più scambiati dalle aziende sono: ordini (orders), bolle di consegna (advices) e fatture (invoices). L’EDI diventa quindi uno strumento fondamentale per migliorare la gestione. Grazie all'integrazione di questi documenti è possibile stabilire la tracciabilità della merce, che è la chiave del successo delle operazioni commerciali.
Lavorare con la tecnologia EDI si traduce in una maggiore competitività aziendale e in un migliore servizio al cliente. Le grandi aziende spesso non solo lavorano con soluzioni di scambio di dati elettronici, ma richiedono anche ai loro fornitori di utilizzare questa tecnologia.
Inoltre, la Fatturazione Elettronica è diventata un sistema diffuso e la sua applicazione è sempre più spesso resa obbligatoria dall'emanazione di leggi, che riguardano sia le relazioni commerciali pubbliche che quelle private. Nel primo caso, è importante sottolineare la Direttiva europea 2014/55 che stabilisce l'uso obbligatorio della Fatturazione Elettronica per i fornitori della Pubblica Amministrazione nei Paesi membri dell'Unione Europea. L’obiettivo è quello di promuovere l’uso della Fattura Elettronica nell’ambito della contrattazione pubblica e di contribuire allo sviluppo del commercio transfrontaliero.
In ambito B2B, molti Paesi stanno promuovendo la diffusione di massa della Fatturazione Elettronica attraverso iniziative legislative, soprattutto in America Latina, dove la Fatturazione Elettronica è particolarmente avanzata ed è praticamente obbligatoria nella maggior parte dei Paesi o è in procinto di esserlo. I Paesi più avanzati in questo campo sono il Messico, il Brasile, l’Argentina o il Cile. In Europa è da evidenziare il caso dell’Italia.
Soluzioni di Fatturazione Elettronica
EDICOM, un fornitore specializzato EDI, ha sviluppato soluzioni di Fatturazione Elettronica globale, in grado di operare in ambienti multinazionali e per tutti i tipi di aziende.
Global EInvoicing Platform è una piattaforma che assicura che le Fatture Elettroniche siano conformi ai principi di:
- Connettività con i corrispondenti hub della Pubblica Amministrazione
- Compliance: la Fattura Elettronica rispetterà sempre i requisiti tecnici e legali del Paese in cui si opera
- Adattabilità: La piattaforma EDICOM si adatta a qualsiasi tipo di sistema standard e protocolli richiesti da un destinatario
- Tracciabilità: Monitoraggio completo del processo di saldo delle fatture tramite l’invio e l’integrazione con la tua soluzione di messaggistica che fornisce informazioni sullo stato delle fatture, posto che la Pubblica Amministrazione in questione sia in grado di generare le conferme di ricezione
- Consolidamento delle prove: La soluzione garantisce un accesso permanente e il recupero della totalità dei documenti caricati sulla piattaforma, così come la gestione delle prove che consentono di dimostrare l’integrità dei documenti archiviati e la ricezione delle conferme corrispondenti
- Aggiornamenti permanenti: Tramite l’Osservatorio Internazionale di e-Invoicing, EDICOM svolge una gestione attiva delle conoscenze per mantenere la propria soluzione costantemente aggiornata in base alle modifiche delle normative che periodicamente vengono effettuate nei diversi Paesi
Come lavorare con la Fatturazione Elettronica se i clienti non dispongono di questo sistema?
Nell’imprenditoria, la digitalizzazione si presenta eterogenea ma, senza dubbio, per quanto concerne l’interscambio elettronico dei dati esistono soluzioni che permettono di lavorare con la Fatturazione Elettronica, anche se i clienti o parte di questi non dispongono di una tecnologia EDI.
È il caso del servizio di pubblicazione delle Fatture Elettroniche sviluppato da EDICOM: BusinessMail. Si tratta di un'applicazione per la pubblicazione di documenti elettronici su un portale Web sicuro al quale i destinatari possono accedere in modo rapido e gratuito.
Il servizio del portale fornitori, Partner Web Portal, permette anche l'integrazione delle fatture inviate dai fornitori aziendali senza soluzioni EDI, che normalmente inviano le loro fatture per posta, e-mail o fax, mezzi che di fatto non consentono l'integrazione automatica delle fatture da pagare nel sistema di gestione. Grazie a questa soluzione, i fornitori accedono al portale Web dove inseriscono la fattura attraverso un semplice schermata..
In questo modo le fatture registrate attraverso il portale vengono integrate nel sistema gestionale interno, risparmiando sui costi di gestione.
Sia Businessmail che Partner Web Portal consentono di continuare a operare con i vantaggi della tecnologia EDI senza alcuna restrizione.
*I contenuti di questa pubblicazione sono di esclusiva responsabilità di EDICOM e non riflettono necessariamente l'opinione dell'Unione Europea.
