Fattura elettronica a Panama: tutto ciò che c'è da sapere sulla sua implementazione, normativa e requisiti

La fattura elettronica a Panama è già un requisito obbligatorio per la maggior parte dei contribuenti. La Dirección General de Ingresos (DGI) continua ad estendere l'obbligo a nuovi settori, rafforzando così la copertura del sistema. Il Sistema di Fatturazione Elettronica di Panama (SFEP) si è affermato come uno strumento essenziale per modernizzare la gestione fiscale e rafforzare il controllo fiscale in tutto il paese.

Normativa vigente e date chiave per emettere fatture elettroniche a Panama

La Dirección General de Ingresos (DGI) ha stabilito un quadro normativo chiaro per regolamentare l'uso della fattura elettronica attraverso il Sistema di Fatturazione Elettronica di Panama (SFEP). La legge 256 del 2021 e il decreto esecutivo 766 del 2020 gettano le basi per la sua implementazione nel Paese e stabiliscono che i contribuenti possono adempiere ai propri obblighi fiscali tramite documenti elettronici convalidati da un PAC (Proveedor Autorizado Calificado).

Dal 2023, tutti i nuovi Registri Unici dei Contribuenti (RUC) sono tenuti a emettere fatture elettroniche. Nell'ottobre dello stesso anno, l'obbligo è stato esteso ai fornitori dello Stato. Successivamente, nel 2024, sono stati inclusi i liberi professionisti e i prestatori di servizi, come avvocati, commercialisti o architetti. Inoltre, a partire da gennaio 2026, coloro che emettono più di 100 fatture al mese o generano un reddito annuo superiore a 36.000 B/. devono obbligatoriamente utilizzare i servizi di un PAC, con la restrizione dell'uso del fatturatore gratuito fornito dalla DGI.

Come funziona la fattura elettronica a Panama secondo il modello della DGI?

La fattura elettronica a Panama è un documento fiscale elettronico con la stessa validità legale di una fattura cartacea. Affinché abbia valore probatorio e sia accettata dalla Dirección General de Ingresos (DGI), deve soddisfare una serie di requisiti tecnici e normativi stabiliti dall'ente. Il processo di emissione funziona secondo uno schema di convalida preventiva, il che significa che la fattura deve essere autorizzata prima di essere consegnata al cliente. Questo è il flusso generale:

• Generazione del documento in formato XML da un sistema autorizzato.
• Firma elettronica qualificata dell'emittente, utilizzando un certificato elettronico approvato dalla “Dirección Nacional de Firma Electrónica”.
• Invio al PAC (Proveedor Autorizado Calificado), che verifica che la fattura sia conforme ai requisiti dello standard tecnico.
• Autorizzazione all'uso da parte del PAC.
• Assegnazione del Codice Unico di Fatturazione Elettronica (CUFE), che ne consente la verifica presso la DGI.
• Generazione del CAFÉ (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica), una rappresentazione grafica che può essere stampata e consegnata al cliente.

In caso di errori o modifiche successive, il sistema consente l'emissione di note di credito o di debito elettroniche. Inoltre, se sussistono problemi tecnici che impediscono la convalida immediata, è possibile emettere la fattura in modalità di emergenza e inviarla al PAC una volta risolto il problema per completarne la convalida.

Sistema di Fatturazione Elettronica di Panama (SFEP): cos'è e come si usa

L'SFEP è la piattaforma ufficiale gestita dalla Dirección General de Ingresos (DGI) che regola e coordina l'uso della fattura elettronica a Panama. Consente ai contribuenti di emettere, convalidare e registrare i propri documenti fiscali elettronici in conformità con la normativa vigente. Esistono due modalità abilitate per l'emissione di fatture elettroniche all'interno dell'SFEP:

• Fatturatore Gratuito: Strumento fornito dalla DGI, destinato ai piccoli contribuenti con un reddito annuo inferiore a B/. 1.000.000.
• Proveedor Autorizado Calificado (PAC): modalità rivolta alle aziende che necessitano di integrazioni contabili o superano il volume consentito dal fatturatore gratuito. Il PAC funge da intermediario, convalidando e autorizzando ogni documento fiscale elettronico emesso.

L'SFEP consente di includere fino a 1.000 voci per fattura e prevede una scheda tecnica che stabilisce i formati e le specifiche obbligatorie per la generazione e la convalida dei documenti elettronici.

Chi deve emettere fatture elettroniche a Panama?

Attualmente, sono tenuti a utilizzare il Sistema di Fatturazione Elettronica di Panama (SFEP) i seguenti gruppi di contribuenti:

• Nuovi RUC: dal 1° gennaio 2022.
• Fornitori dello Stato, compresa l'Autorità del Canale di Panama (ACP).
• Grandi contribuenti e commercianti verificati dalla DGI.
• Liberi professionisti e fornitori di servizi (come avvocati, commercialisti o architetti).
• Aziende situate in zone speciali: Zona Franca di Colón, Ciudad del Saber, Panamá Pacífico, tra le altre.
• Istituzioni finanziarie e assicurative.
• Persone giuridiche con redditi superiori a 36.000 B/. o che emettono più di 100 fatture al mese (obbligate a utilizzare il PAC a partire da gennaio 2026).

Requisiti per emettere fatture elettroniche a Panama

Per implementare correttamente la fattura elettronica a Panama, il contribuente deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Essere registrati presso la DGI con il proprio RUC aggiornato.
• Disporre di un certificato di firma elettronica qualificata, rilasciato da un fornitore certificato presso la "Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público".
• Registrarsi presso l'SFEP come utente autorizzato.
• Emettere documenti secondo la normativa tecnica vigente, rispettando la struttura XML, i campi obbligatori, le convalide e i formati stabiliti.
• Contrattare i servizi di un PAC, se necessario in base al volume di fatturato o alla necessità di integrazione.
• Informare la DGI della sostituzione dell'apparecchiatura fiscale, se applicabile.

Tutti i documenti devono ottenere l'autorizzazione all'uso prima di essere distribuiti al destinatario. Senza tale convalida, non avranno validità fiscale.

Recenti modifiche alla normativa sulla fatturazione elettronica in Panama

Tra le risoluzioni e i cambiamenti più recenti spiccano:

• Risoluzione n. 201-6299 (2025): stabilisce che, a partire dal 1° gennaio 2026, tutti i contribuenti che superano un determinato volume di entrate o documenti devono emettere le loro fatture elettroniche esclusivamente tramite un PAC.
• Delibera n. 201-0384 (2024): obbliga i partiti politici, i candidati e i fornitori dello Stato a registrare le proprie entrate e uscite esclusivamente tramite l'SFEP.
• Aggiornamenti operativi del sistema SFEP (2024): manutenzioni tecniche programmate che possono influire temporaneamente sulla consultazione dei documenti tramite QR o CUFE.

EDICOM, PAC autorizzato dalla DGI per l'emissione di fatture elettroniche a Panama

EDICOM è stata autorizzata dalla DGI come PAC (Proveedor Autorizado Calificado) con la risoluzione n. 201-7569 del 14 novembre 2022. Questo ci consente di offrire una soluzione completa per l'emissione, la convalida e la conservazione delle fatture elettroniche a Panama.

La piattaforma di EDICOM, che opera con un modello SaaS, garantisce:

• Emissione e ricezione automatizzata di fatture elettroniche integrate con il tuo ERP.
• Firma elettronica qualificata e convalida di ogni documento secondo la normativa tecnica.
• Gestione delle contingenze e delle note di correzione.
• Conformità ai requisiti tecnici e legali dell'SFEP.
• Archiviazione legale dei documenti con integrità e tracciabilità garantite.
• Connettività con la DGI e assistenza multilingue 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Come rispettare la normativa sulla fatturazione elettronica a Panama?

EDICOM è un punto di riferimento internazionale nelle soluzioni di fatturazione elettronica e conformità fiscale ed è stato autorizzato come PAC dalla DGI di Panama. La nostra piattaforma globale consente alle aziende di automatizzare l'emissione, la convalida e l'invio di documenti elettronici in conformità con tutti i requisiti tecnici e legali stabiliti dal Sistema di Fatturazione Elettronica di Panama (SFEP).

Grazie alla sua tecnologia avanzata, la piattaforma di EDICOM facilita l'integrazione diretta con i sistemi ERP, ottimizzando i processi amministrativi attraverso l'automazione del flusso di lavoro, riducendo gli errori manuali e garantendo la validità legale di ogni documento emesso. Inoltre, offre un servizio di archiviazione elettronica sicura, che garantisce la conservazione e il recupero dei documenti per il periodo richiesto dalla normativa panamense.

In qualità di specialista nella fatturazione elettronica a livello internazionale, EDICOM offre una soluzione scalabile, adattabile ad ambienti complessi e compatibile con le normative fiscali di diversi paesi. Ciò consente alle aziende di operare in modo sicuro ed efficiente sia a Panama che in altri mercati, garantendo la tracciabilità e la conformità di tutte le loro operazioni fiscali.