Semplifica e centralizza la gestione delle Fatture in un Centro servizi condivisi

La diffusione degli Shared Services Center (SSC) o Centri servizi condivisi come sistemi di lavoro all’interno delle grandi aziende consente da una parte di ridurre i costi e dall’altra di standardizzare i processi. Affinché questo sia possibile è però necessario lavorare con una tecnologia che aiuti a ottimizzare le attività aziendali.

Gli SSC centralizzano in un’unica unità commerciale e/o regionale procedure e attività (le più comuni sono quelle inerenti alle risorse umane, agli acquisti o alla gestione finanziaria, tra le altre) che prima venivano effettuate in modo sparso all’interno dell’azienda, all’interno di più reparti o addirittura in diverse aree geografiche.

Uno dei principali ostacoli che un SSC deve affrontare in merito agli acquisti è la ricezione e l’invio di documenti e files. Com’è possibile quindi unificare la gestione delle fatture ricevute e inviate? Le soluzioni basate sullo scambio elettronico di dati (EDI) sono un’importante risorsa che consente, tra le altre possibilità, di gestire fatture elettroniche in diversi ambienti tecnologici.

EDICOM è in grado di offrire soluzioni personalizzate per soddisfare le diverse esigenze dei clienti e:

• Standardizzare il contenuto dei messaggi.
• Automatizzare la gestione dei documenti.
• Integrarli nell’ERP del cliente.
• Offrire soluzioni per la gestione delle informazioni con mittenti o destinatari che non utilizzano la tecnologia EDI.

Nell’ambito della gestione delle fatture elettroniche (spedizione o ricezione), in un SSC possono presentarsi situazioni diverse, ad esempio:

1. Ricezione di fatture o altri documenti di reparti aziendali digitalizzati in formato PDF, in modalità elettronica ma non in un formato strutturato e in linguaggio standard.
2. Emissione di fatture a clienti che non dispongono di soluzioni EDI.
3. Fornitori che emettono fatture intestate all’azienda, ma che non utilizzano soluzioni EDI.

Le soluzioni EDI rappresentano un enorme vantaggio competitivo che va potenziandosi quanto più sono gli utenti che le utilizzano e le transazioni effettuate. Per questo, sono sempre di più le aziende che richiedono ai propri fornitori di lavorare con tecnologia EDI, integrandoli così nelle proprie piattaforme B2B. Ciononostante, negli ambienti B2B il panorama non è sempre quello ideale e di solito si rilevano diversi livelli per quanto concerne l’uso delle tecnologie.

Le soluzioni EDICOM sono state progettate per rispondere a diverse esigenze e per trarre il massimo beneficio dall’investimento effettuato per lo scambio elettronico di dati, migliorando l’efficienza delle procedure amministrative del cliente.

Come semplificare la gestione delle fatture elettroniche in un SCC?

• Documenti ricevuti in formato PDF. Per automatizzare e integrare i documenti che l’SSC riceve in formato PDF, la soluzione è quella di digitalizzare il documento tramite una procedura di riconoscimento ottico dei caratteri. Ciò è possibile utilizzando un software OCR (Optical Character Recognition) in grado di trasformare il contenuto in un messaggio strutturato e in un linguaggio idoneo allo scambio elettronico di dati. Queste informazioni, una volta trasformate, vengono integrate da EDICOM nell’ERP del cliente.

L’integrazione delle informazioni nell’ERP consente a sua volta di gestire i dati in modo automatico, il che si traduce in un risparmio di tempo e nell’eliminazione di errori.

• Emissione di fatture ai clienti che non dispongono di soluzioni EDI. Nel caso in cui i propri clienti non dispongano di tecnologia EDI, EDICOM ha sviluppato la soluzione Bussiness@Mail. Questo sistema consente di inviare fatture elettroniche e altri tipi di documenti (strutturati e non) ai partner che non dispongono di una soluzione tecnologica EDI per la ricezione dei files.

Le principali caratteristiche di Bussiness@Mail sono:

• Servizio gratuito per il destinatario.
• Ambiente online accessibile da browser Web dedicato ai destinatari, tramite il quale è possibile consultare, scaricare o stampare tutti i documenti che il pubblicatore, in questo caso lo Shared Services Center, mette a disposizione.
• Sistema sicuro e immediato, in grado di favorire anche la tracciabilità della fattura, in quanto il mittente è in grado di controllare lo stato delle informazioni (inviate, pubblicate e ricevute).

Come funziona Business@Mail? L’ERP del mittente si collega al portale Web e trasferisce i dati del documento, ad esempio la fattura elettronica, conservando i meccanismi di sicurezza come la firma elettronica. Il documento viene inviato al servizio Business@Mail. Il destinatario riceve tramite e-mail un avviso della disponibilità dei documenti a lui indirizzati, presenti all’interno del portale. Il destinatario accede quindi al portale www.businessmail.net tramite i link inclusi nell’avviso ricevuto. L’accesso del destinatario al documento genera una conferma di lettura.

• Ricezione di fatture da parte di clienti che non dispongono di soluzioni EDI. Collegandosi a Web Portal, i clienti che non dispongono di soluzioni EDI possono generare fatture elettroniche che gli SSC riceveranno e integreranno in modo automatico nell’ERP. È concepito per integrare quei fornitori con un volume di fatturato ridotto che solitamente inviano i documenti tramite altri mezzi, come l’e-mail.

Al portale si accede tramite un qualsiasi navigatore Internet e l’utente genera i documenti tramite l’uso di formulari predefiniti.

Le fatture registrate in questi portali vengono integrate automaticamente nell’ERP del cliente destinatario, con un risparmio di tempo e di costi operativi.

Sia nel caso di Business@Mail che nel caso del Web Portal, si tratta di assumere un ruolo attivo, mettendo a disposizione dei vostri clienti o fornitori soluzioni Web dal facile accesso, tramite le quali potranno effettuare transazioni di invio e ricezione di base, come quelle di fatture elettroniche o ordini.

EDICOM coordinates HOSP&INVOICE project (Action No: 2017-EU-IA-0146)