Come adeguarsi ai requisiti del SAF-T in Portogallo

Il SAF-T (Standard Audit File for Tax) è un file elettronico utilizzato a livello internazionale per la trasmissione di dati fiscali e contabili. In Portogallo, la sua implementazione è fondamentale per migliorare il controllo fiscale, aumentare la trasparenza e semplificare il rispetto degli obblighi fiscali.

Che cos'è il SAF-T?

Il SAF-T (Standard Audit File for Tax) è un file elettronico basato sul formato XML, progettato per facilitare lo scambio di informazioni fiscali e contabili tra aziende e autorità fiscali. Il suo obiettivo principale è standardizzare i dati fiscali per consentire una revisione più efficiente e accurata delle transazioni, garantendo la trasparenza dei processi contabili. Standardizzando le informazioni, le autorità fiscali possono monitorare e verificare le operazioni aziendali in modo più efficace, contribuendo alla lotta contro la frode fiscale.

Questo file contiene una serie di registri che includono dettagli su fatturazione, contabilità e altri movimenti finanziari, strutturati per essere facilmente analizzati dalle autorità fiscali o dai revisori esterni. Il suo formato standardizzato e flessibile consente ai governi di adattarlo ai propri sistemi di rendicontazione fiscale per lo svolgimento di controlli o la presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Quadro giuridico del SAF-T in Portogallo

Il file SAF-T in Portogallo è regolato da una serie di regolamenti che richiedono alle aziende di presentare digitalmente le proprie informazioni fiscali e contabili. Il “Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado” (CIVA) introduce l'obbligatorietà del file SAF-T, mentre la Portaria n. 321-A/2007 stabilisce i requisiti tecnici, compresa la struttura in formato XML per garantire la standardizzazione dei dati.

Inoltre, la Portaria n. 31/2019 stabilisce i requisiti specifici per la presentazione del SAF-T  di contabilità all'Autorità fiscale e doganale (AT), e il Decreto-Lei n. 198/2012 dettaglia gli obblighi relativi alla fatturazione e alla comunicazione dei documenti di trasporto in formato SAF-T. Queste norme costituiscono il quadro giuridico che obbliga le aziende che operano in Portogallo a rispettare la generazione e l'invio del file SAF-T.

Come funziona il SAF-T in Portogallo?

In Portogallo, il SAF-T è obbligatorio per le aziende che svolgono attività commerciali con sede o gestione effettiva in territorio portoghese. Ciò include tutte le entità soggette ad IVA, indipendentemente dalle dimensioni, che devono presentare i propri dati fiscali e contabili in formato digitale.

La “Autoridade Tributária e Aduaneira” (AT) in Portogallo riconosce tre tipi di file SAF-T, ciascuno con funzioni specifiche:

• SAF-T di fatturazione: raccoglie tutte le informazioni relative alla fatturazione e alle vendite, compresi i dati relativi alla dichiarazione IVA. Deve essere presentato entro il 5 di ogni mese.  
• SAF-T di contabilità: dettaglia i movimenti contabili dell'azienda, compresi i registri di articoli, clienti, fornitori e regimi IVA. Viene utilizzato per presentare all'AT estratti conto mensili o annuali di informazioni contabili.
• SAF-T dei documenti di trasporto: Contiene il dettaglio dei documenti relativi al trasporto delle merci. È obbligatorio presentarlo prima dell'inizio di qualsiasi movimento di merci, consentendo alle autorità di vigilare sulla circolazione dei prodotti nel territorio portoghese.

Il processo di invio SAF-T prevede la generazione automatica del file in formato XML dai sistemi gestionali aziendali secondo gli standard stabiliti. Il file dovrà essere inviato all'AT in base al periodo contabile, mensile o annuale, rispettando le scadenze stabilite dalla normativa fiscale vigente in Portogallo.

Requisiti tecnici per la generazione del file SAF-T

Il file SAF-T deve essere generato in formato XML seguendo le specifiche tecniche stabilite dalla Portaria n. 321-A/2007, che garantisce la standardizzazione e la leggibilità dei dati. Per rispettare questi requisiti, le aziende devono utilizzare un software certificato dall’Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), che consente di generare il file secondo gli standard definiti.

Inoltre, l'automazione è fondamentale nel processo di generazione e invio del file SAF-T. Le aziende devono assicurarsi che i propri sistemi gestionali siano integrati con software che facilitino l’acquisizione automatica dei dati contabili e fiscali, e che questi siano presentati correttamente entro le scadenze previste dalle normative vigenti.

EDICOM, soluzione per essere compliant al SAF-T in Portogallo

La soluzione di EDICOM per la gestione del file SAF-T in Portogallo è verificata e certificata dall'Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), conforme ai requisiti tecnici della Portaria n. 363/2010 e 340/2013. Queste norme stabiliscono i criteri di certificazione del software di fatturazione, garantendo che la soluzione di EDICOM soddisfi gli standard di sicurezza e conformità per generare, firmare e inviare automaticamente i distinti file SAF-T.

Oltre a garantire la conformità normativa, la soluzione di EDICOM consente di generare i file SAF-T integrandosi direttamente con i sistemi gestionali delle aziende. Ciò automatizza sia l’emissione che l’invio dei files all’AT, riducendo gli errori e facilitando il rispetto delle scadenze previste dalla normativa. Allo stesso modo, include servizi come l’archiviazione sicura dei documenti, garantendo l’integrità e l’accessibilità dei file a lungo termine.