Punti chiave relativi alla dichiarazione SAFT-PT del Portogallo

Il controllo fiscale e la lotta contro l'evasione sono tra le principali motivazioni che spingono le amministrazioni fiscali di tutto il mondo a promuovere l'introduzione di sistemi elettronici per lo scambio di informazioni. Per questo motivo il file SAF-T è diventato uno standard sempre più diffuso per la raccolta di dati contabili e relativi alla fatturazione. Il Portogallo è stato il pioniere in Europa in tal senso con un'applicazione versatile e diversi tipi di SAF-T.

Che cos’è SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) è un tipo di file basato sullo standard XML utilizzato a livello internazionale per lo scambio elettronico di informazioni fiscali.

SAF-T è uno strumento in grado di raccogliere tutte le informazioni fiscali e contabili di un'azienda in un dato periodo di tempo e fa in modo che l'autorità fiscale o un auditor esterno abbiano a disposizione tale raccolta di dati, in formato elettronico, per l'analisi o l'elaborazione di scritture contabili, dichiarazioni fiscali, ecc.

Si tratta di un file generato in base a un insieme predefinito di documenti contabili, che è possibile esportare facilmente e indipendentemente dal software utilizzato.

Pertanto, uno dei grandi vantaggi di questo sistema è la standardizzazione che consente di rilevare in maniera rapida ed efficace la frode fiscale, più difficile da occultare perfino in un ambiente globalizzato con svariati sistemi contabili.

I benefici insiti nell'operare con il SAF-T sono, per esempio: la sicurezza, la semplificazione delle procedure, la riduzione delle spese amministrative, la leggibilità dei dati, indipendentemente dal sistema da cui provengono, grazie alla standardizzazione del formato. Di conseguenza si ottiene un maggior controllo delle informazioni.

Perciò sono diverse le autorità fiscali in Europa ad aver avviato questo sistema. Il suo utilizzo è molto diffuso nell'adempimento dell'IVA, ma anche in altri dati di contabilità elettronica. Attualmente SAF-T è utilizzato in Portogallo, Ungheria, Polonia, Norvegia, Lituania, Lussemburgo e Austria.

SAF-T (PT)

Il Portogallo è uno dei Paesi europei che usano i file SAF-T da più tempo. Questo sistema di comunicazioni ha avuto inizio nel 2008 anche se è stato solo nel 2013, grazie a una modifica legislativa, che se ne è massificato l'utilizzo con l'obbligo per le aziende di trasmettere in tale formato le loro fatture e i documenti di trasporto. Da quel momento, tutte le aziende portoghesi hanno dovuto adattare progressivamente i loro sistemi ERP e generare canali di comunicazione automatici con la Direcção Geral de Contribuições e Impostos (DGCI).

L'autorità fiscale portoghese riconosce tre tipi di file SAF-T nella versione portoghese SAF-T (PT): contabilità, fatture e documenti di trasporto.

SAF-T (PT) di Contabilità elettronica

Il file SAFT-PT di contabilità sarà obbligatorio dal 2025.

Il file di contabilità raccoglie tutte le informazioni necessarie per favorire la dichiarazione delle Informazioni Commerciali Semplificate / Dichiarazione Annuale di Informazioni Contabili e Tributarie mediante sistemi elettronici.

Tale dichiarazione può essere mensile o annuale. Il file SAF-T (PT) di contabilità deve includere i seguenti campi di controllo: Lista di articoli, clienti e fornitori; Regimi IVA; Movimenti contabili e Piano dei conti.

Sono obbligate a emettere file SAF-T (PT) di contabilità aziende private o pubbliche che svolgono attività commerciali, industriali o agricole, con sede o gestione effettiva in territorio portoghese.

Dichiarazione elettronica dell'IVA o SAF-T (PT) di Fatture

Le autorità portoghesi obbligano a creare fatture e bolle di consegna in modo sequenziale e a sottoporle a un processo di cifratura tramite il quale vengono implementate la firma elettronica, i dati della fattura precedente e i sistemi di controllo del processo di creazione del file.

La dichiarazione elettronica dell’IVA in formato SAF-T (PT) deve essere realizzata prima del 12 di ogni mese.

SAF-T (PT) per Documenti di Trasporto elettronici

In Portogallo, i soggetti passivi dell'IVA hanno l'obbligo di comunicare i documenti di trasporto alle Autorità Fiscali e Doganali del Paese prima della circolazione delle merci.

Soluzioni certificate per lavorare con SAF-T (PT)

Lavorare con i file SAF-T comporta molti vantaggi, ma l'implementazione del sistema impone anche l'uso di un software certificato e lo sviluppo interno per automatizzare l'acquisizione dei dati che configurano il file SAF-T, l'inserimento di meccanismi di verifica quali la firma elettronica, oltre al rispetto di un'archiviazione sicura in determinati termini di tempo.

In Portogallo, EDICOM è un partner autorizzato e offre una soluzione certificata per la DGCI.

La Global VAT Platform di EDICOM è una soluzione integrale in grado di fornire una risposta soprattutto alle aziende multinazionali. Si tratta di una piattaforma di comunicazione elettronica B2B2G con capacità di Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-Invoicing e VAT Compliance a livello globale.

Nel caso del Portogallo, la piattaforma globale di EDICOM è in grado di semplificare, centralizzare e automatizzare le comunicazioni elettroniche con le autorità portoghesi.

Come gestisce i file SAF-T (PT) la piattaforma Global VAT Platform?

• La soluzione si integra nell'ERP dell'azienda e genera automaticamente il file strutturato richiesto (UBL 2.1 o SAF-T (PT)).
• Si produce una convalida interna a conferma che il documento è stato realizzato correttamente e, nel caso di SAF-T (PT), si applica la firma elettronica obbligatoria.
• Le fatture possono essere inviate al cliente privato o alla Pubblica Amministrazione direttamente dalla piattaforma mediante protocolli di comunicazione sicuri.
• Le notifiche generate dai destinatari possono essere integrate nell'ERP in modo da velocizzare e facilitare la gestione dei documenti.
• È inoltre possibile archiviare documenti elettronici per il periodo di tempo prefissato grazie a una soluzione di archiviazione elettronica che dispone di servizi affidabili qualificati eIDAS per garantire l'integrità dei documenti sul lungo periodo. Nel caso di SAF-T (PT) di contabilità, la legge impone un'archiviazione di 15 anni.
• Per quanto riguarda i documenti di trasporto elettronici, la soluzione EDICOM rende automatica la spedizione dei dati in tempo reale all'autorità fiscale mediante Webservice, che rilascia il codice di autorizzazione. La soluzione riceve automaticamente il codice e lo inserisce nel documento di trasporto. Tale codice autorizza il movimento delle merci.