Punti chiave relativi alla dichiarazione SAF-T del Portogallo

Il controllo fiscale e la lotta contro l'evasione sono tra le principali motivazioni che spingono le amministrazioni fiscali di tutto il mondo a promuovere l'introduzione di sistemi elettronici per lo scambio di informazioni. Per questo motivo il file SAF-T è diventato uno standard sempre più diffuso per la raccolta di dati contabili e relativi alla fatturazione. Il Portogallo è stato il pioniere in Europa in tal senso con un'applicazione versatile e diversi tipi di SAF-T.

Che cos’è SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) è un tipo di file basato sullo standard XML utilizzato a livello internazionale per lo scambio elettronico di informazioni fiscali. SAF-T è uno strumento in grado di raccogliere tutte le informazioni fiscali e contabili di un'azienda in un dato periodo di tempo e fa in modo che l'autorità fiscale o un auditor esterno abbiano a disposizione tale raccolta di dati, in formato elettronico, per l'analisi o l'elaborazione di scritture contabili, dichiarazioni fiscali, ecc.

Si tratta di un file generato in base a un insieme predefinito di documenti contabili, che è possibile esportare facilmente e indipendentemente dal software utilizzato.Pertanto, uno dei grandi vantaggi di questo sistema è la standardizzazione che consente di rilevare in maniera rapida ed efficace la frode fiscale, più difficile da occultare perfino in un ambiente globalizzato con svariati sistemi contabili.

I benefici insiti nell'operare con il SAF-T sono, per esempio: la sicurezza, la semplificazione delle procedure, la riduzione delle spese amministrative, la leggibilità dei dati, indipendentemente dal sistema da cui provengono, grazie alla standardizzazione del formato. Di conseguenza si ottiene un maggior controllo delle informazioni.

Perciò sono diverse le autorità fiscali in Europa ad aver avviato questo sistema. Il suo utilizzo è molto diffuso nell'adempimento dell'IVA, ma anche in altri dati di contabilità elettronica. Attualmente SAF-T è utilizzato in Portogallo, Ungheria, Polonia, Norvegia, Lituania, Lussemburgo e Austria.

SAF-T in Portogallo

Il Portogallo è uno dei Paesi europei che usano i file SAF-T da più tempo. Questo sistema di comunicazioni ha avuto inizio nel 2008 anche se è stato solo nel 2013, grazie a una modifica legislativa, che se ne è massificato l'utilizzo con l'obbligo per le aziende di trasmettere in tale formato le loro fatture e i documenti di trasporto. Da quel momento, tutte le aziende portoghesi hanno dovuto adattare progressivamente i loro sistemi ERP e generare canali di comunicazione automatici con la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

L'autorità fiscale portoghese riconosce tre tipi di file SAF-T nella versione portoghese SAF-T (PT): contabilità, fatture e documenti di trasporto.

SAF-T di contabilità elettronica

Il file di contabilità raccoglie tutte le informazioni necessarie per facilitare la presentazione della dichiarazione semplificata di informazioni commerciali / dichiarazione annuale di informazioni fiscali e contabili per via elettronica. Questa dichiarazione può essere mensile o annuale. Il file contabile SAF-T deve includere i seguenti campi di controllo: elenco degli articoli, dei clienti e dei fornitori; regimi IVA; movimenti contabili e tabella dei conti.

In Portogallo, è obbligatoria la dichiarazione elettronica per le società private o pubbliche che svolgono attività commerciali, industriali o agricole, con sede o direzione effettiva sul territorio nazionale. Il file contabile SAF-T deve contenere le seguenti informazioni:

• Testata (Header)
• Tabella dei codici dei conti (GeneralLedgerAccounts)
• Tabella clienti (Customer)
• Tabella fornitori (Supplier)
• Tabella delle imposte (TaxTable)
• Movimenti contabili (GeneralLedgerEntries)
• Ricevuta dei documenti emessi (Payments) quando presente.

È obbligatorio cifrare il file SAF-T contabile prima di inviarlo e conservarlo per un periodo legale di 15 anni. La crittografia del documento prima della trasmissione è necessaria per preservare l'integrità e la riservatezza delle informazioni che lo compongono, compresi i dati fiscali fondamentali. Inoltre, l'archiviazione elettronica del file SAF-T sottolinea la necessità di mantenere una registrazione documentata a lungo termine, facilitando così i processi di revisione e la conformità normativa.

Dichiarazione elettronica dell'IVA o SAF-T (PT) di Fatture

Le autorità portoghesi obbligano a creare fatture e bolle di consegna in modo sequenziale e a sottoporle a un processo di cifratura tramite il quale vengono implementate la firma elettronica, i dati della fattura precedente e i sistemi di controllo del processo di creazione del file. La dichiarazione elettronica dell’IVA in formato SAF-T (PT) deve essere realizzata prima del 12 di ogni mese.

SAF-T (PT) per Documenti di Trasporto elettronici

In Portogallo, i soggetti passivi dell'IVA hanno l'obbligo di comunicare i documenti di trasporto alle Autorità Fiscali e Doganali del Paese prima della circolazione delle merci.

Soluzioni certificate per lavorare con SAF-T

La soluzione EDICOM per la fatturazione elettronica, la contabilità elettronica, la dichiarazione IVA e i documenti di trasporto è stata verificata e certificata dalla Autoridade Tributária e Aduaneira portoghese in conformità ai requisiti stabiliti dalla Portaria N.º 363/2010 e 340/2013, che stabilisce i requisiti di certificazione per i software di fatturazione.

La nostra soluzione SAF-T incorpora servizi a valore aggiunto che la rendono un'applicazione completa per l'emissione di qualsiasi file SAFT in Portogallo, in grado di supportare i processi di generazione, invio e archiviazione dei documenti elettronici in conformità ai requisiti stabiliti.

Funzionamento della soluzione SAF-T

La nostra soluzione è in grado di semplificare, centralizzare e automatizzare le comunicazioni elettroniche con le autorità portoghesi.

• La soluzione si integra nell'ERP dell'azienda e genera automaticamente il file strutturato richiesto (UBL 2.1 o SAF-T (PT).
• Si produce una convalida interna a conferma che il documento è stato realizzato correttamente e, nel caso di SAF-T (PT), si applica la firma elettronica obbligatoria.
• Le fatture possono essere inviate al cliente privato o alla Pubblica Amministrazione direttamente dalla piattaforma mediante protocolli di comunicazione sicuri.
• Le notifiche generate dai destinatari possono essere integrate nell'ERP in modo da velocizzare e facilitare la gestione dei documenti.
• È inoltre possibile archiviare documenti elettronici per il periodo di tempo prefissato grazie a una soluzione di archiviazione elettronica che dispone di servizi affidabili qualificati eIDAS per garantire l'integrità dei documenti sul lungo periodo. Nel caso di SAF-T (PT) di contabilità, la legge impone un'archiviazione di 15 anni.
• Per quanto riguarda i documenti di trasporto elettronici, la soluzione EDICOM rende automatica la spedizione dei dati in tempo reale all'autorità fiscale mediante Webservice, che rilascia il codice di autorizzazione. La soluzione riceve automaticamente il codice e lo inserisce nel documento di trasporto. Tale codice autorizza il movimento delle merci.