Le 10 fasi per la migrazione di una piattaforma EDI

Possono esserci molteplici ragioni...

Devo migrare la mia soluzione EDI interna ad una piattaforma EDI SaaS, il mio attuale provider EDI non ha un servizio di cui ho bisogno e voglio provarne un altro, la mia attività sta crescendo in altri paesi ed anche la mia piattaforma EDI deve crescere... ecc.

E anche molteplici ostacoli...

Ho decine di applicazioni in-house collegate alla mia piattaforma EDI con e so se è possibile passare a un servizio SaaS, l'EDI è vitale per le mie operazioni quotidiane e non posso interromperlo per effettuare una migrazione, ho migliaia di fornitori collegati alla mia piattaforma attuale, non so come gestire la nuova connettività... ecc.

In questo articolo ti spieghiamo come puoi affrontare con successo e in modo agile il tuo progetto di migrazione EDI, seguendo un piano di project management suddiviso in 10 fasi. Il tutto basato sulla metodologia di lavoro di EDICOM e su strumenti di gestione collaborativa che nascono da 30 anni di esperienza nella realizzazione di grandi progetti B2B per aziende di vari settori produttivi.

Fase 1: Analisi delle informazioni

Nella prima fase del progetto, verrà effettuata un'analisi dettagliata dei flussi di trasmissione dei messaggi descritti dal cliente, definendo le azioni commerciali e tecniche da implementare. Si tratta di una fase preliminare necessaria per valutare il lavoro da svolgere e per individuare i possibili rischi che potrebbero sorgere durante la migrazione, in quanto si ritiene essenziale effettuare una migrazione che non influisca sulle operazioni quotidiane dei clienti.

Fase 2: Definizione dei flussi di integrazione

Per ogni flusso di messaggi, le azioni da svolgere sono le seguenti:

• Definizione delle specifiche e della documentazione dell'interfaccia con il cliente. L'obiettivo è armonizzare il più possibile le interfacce e non utilizzarne una diversa per ogni mappatura.
• Supporto nello sviluppo dei dati dell’interfaccia.
• Sviluppi specifici: Accesso a una tabella di dati intermedi o a un elenco di equivalenze, qualora fosse necessario.
• Definizione del messaggio sulla piattaforma EDI.
• Sviluppo di processi di integrazione per tipo di messaggio.
• Test di verifica (sintassi e semantica).
• Test di scambio.

Fase 3: Configurazione della piattaforma EDI

EDICOM configura i diversi ambienti in base alla struttura commerciale dei clienti, in sintonia con la loro organizzazione aziendale.

Per ogni business unit viene creato un ambiente che centralizza i flussi di trasmissione dei dati per quella unità. Tuttavia, l'obiettivo è quello di avere un'unica connessione per sveltire il trasferimento dei documenti associato a tutti i flussi diversi.

Gli ambienti verranno configurati nei server di EDICOM e per ogni ambiente dovranno essere configurati la frequenza di invio dei messaggi inviati o ricevuti, gli allarmi, gli utenti, la lingua, il tipo di messaggi, i protocolli da utilizzare, i meccanismi di crittografia e le azioni corrispondenti. Devono essere configurati e testati tutti i messaggi per partner commerciale.

EDICOM raccomanda la creazione di un ambiente di prova, da utilizzare per i test con i partner commerciali prima dell’entrata in fase di esecuzione, nonché per l'invio massivo di posta elettronica, i controlli di mappatura ed altro.

Fase 4: Integrazione con l'ERP del cliente

L'applicazione iPaaS di EDICOM consente l'integrazione di diversi sistemi ERP o di gestione con la piattaforma EDI. Aspetti come la lingua, il tempo o i processi determineranno le risorse da utilizzare (project manager, consulenti o helpdesk).

Ogni procedura inizia e termina con il trasferimento dei file al sistema interno del cliente. EDICOM offre diverse alternative per il canale di comunicazione, tenendo sempre in considerazione la sicurezza e la disponibilità. Il trasferimento dei file deve essere testato prima di entrare in fase di esecuzione e deve essere stabilita una connessione stabile.

Inoltre, verrà definito in anticipo un canale di backup in caso di problemi con quello primario.

Fase 5: Coordinamento con i partner EDI

Una delle fasi più critiche è il coordinamento con tutti i partner commerciali che devono collegarsi alla nuova piattaforma EDI. È necessario definire esattamente come e quando notificare la modifica, ovviamente in linea con la strategia di migrazione definita.

Trattandosi di una migrazione di rete, ogni partner deve definire le specifiche comunicazioni sulla propria piattaforma, il che può comportare una richiesta di gateway, un cambio di AS2 Id o persino un cambio di protocollo.

È importante definire una strategia di comunicazione personalizzata in base ai cambiamenti che il partner deve implementare, nonché coordinare la data di migrazione. Il tutto viene definito sulla base di un programma di migrazione prioritario, definendo controlli per ogni gruppo di migrazione incentrati sull'individuazione di eventuali problemi in fase di avvio.

EDICOM può contare su una grande esperienza e sugli strumenti collaborativi sviluppati autonomamente che semplificano la gestione dell'onboarding EDI per l'intera comunità di partner.

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Fase 6: Test e validazione dei flussi di trasferimento delle informazioni

EDICOM sviluppa meccanismi di controllo per garantire il corretto funzionamento della soluzione e la conformità alle regole aziendali concordate con i clienti. L'obiettivo è garantire che i processi di migrazione non abbiano un impatto sulla routine quotidiana delle aziende.

A tal fine, EDICOM ha stabilito le seguenti azioni:

• Verifica che il processo di integrazione stia generando il file finale corretto.
• Ricezione di un tipo di messaggio di controllo da parte di un partner commerciale per un periodo di tempo che garantisce il corretto funzionamento di tutti i processi.
• In caso di errore (un messaggio non ricevuto o inviato dopo diversi tentativi o dopo un certo lasso di tempo), viene aperto un ticket di analisi e soluzione del problema che documenta il problema.
• Ricezione di un messaggio di conferma di un messaggio precedentemente inviato.

Fase 7: Sviluppo di controlli sulle regole aziendali

Insieme al cliente, vengono definiti e sviluppati controlli specifici per individuare eventuali problemi durante il passaggio alla fase di esecuzione.

Questi tipi di controlli sono molto focalizzati sui processi aziendali dei clienti.

• Controlli associati al messaggio (business unit, società, paese...), partner commerciale ed orario di partenza ed arrivo del messaggio. Ad esempio, se l'azienda 1 con sede in Francia deve ricevere gli ordini di acquisto da un partner commerciale in Francia entro le 9 del mattino, la piattaforma segnalerà se questo requisito non viene rispettato.
• Monitoraggio dei controlli di attività. Ad esempio, notificare se è trascorso un periodo di tempo dopo la generazione dei messaggi in uscita da parte dell'azienda o della business unit. In questo modo, è possibile rilevare se un determinato partner commerciale, una volta entrato in fase di esecuzione, è pronto alla definizione della comunicazione.

Fase 8: Formazione degli utenti

Insieme al cliente, viene definito un programma di formazione con sessioni personalizzate per i diversi profili di utenti:

• Amministratore
• Utente
• Utente della gestione dei processi

La piattaforma EDI di EDICOM è offerta in modalità SaaS con flussi informativi integrati con il sistema gestionale interno del cliente ed assistenza h24 / 7 giorni su 7, che a seconda del livello di servizio può essere offerta tramite un tecnico specializzato.

Sebbene tutto ciò consenta un utilizzo totalmente trasparente dell'applicazione, i corsi di formazione personalizzati sono molto utili per gli utenti che sono interessati ai processi di scambio EDI, per apprendere il funzionamento dei processi e per accedere alle funzionalità avanzate della piattaforma che possono consentire loro di migliorare le operazioni quotidiane, come la consultazione di statistiche, avvisi, ecc.

Fase 9: Messa in servizio e monitoraggio

EDICOM offre assistenza durante la transizione, monitorando i processi attraverso i meccanismi di controllo e guidando l'utente. In tal senso, è consuetudine includere in questi progetti un periodo successivo al lancio definitivo (go-live) durante il quale i tecnici EDICOM supervisionano il corretto funzionamento del servizio.

Prima di questo periodo, vengono eseguiti tutti i test e le integrazioni in volumi sufficientemente elevati da garantire la stabilità della piattaforma.

Dopo aver superato con successo tutti i controlli, i tecnici EDICOM stabiliscono la chiusura del progetto.

Dopo la chiusura del progetto, l'assistenza e l'assistenza continua vengono forniti dall’International Support Center di EDICOM che aiuta il cliente a risolvere qualsiasi problema o domanda che possa sorgere. EDICOM offre con la sua piattaforma EDI SaaS un servizio preferenziale, ovvero un tipo di assistenza clienti caratterizzato dall'accesso a una linea diretta e ad un contatto tecnico specializzato all'interno di EDICOM.

Fase 10: Documentazione del progetto

Nella documentazione, forniamo tutte le specifiche di formato ed il contenuto dei file da generare/integrare per avere tutte le strutture completamente definite.

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