Fatturazione elettronica in Islanda: guida e normativa essenziale

Dal 2020, l'Islanda opera come Peppol Authority, mediante l'Autorità Contabile Islandese (FJS), che rappresenta il Ministero delle Finanze e degli Affari Economici. Questa designazione colloca l'Islanda nella rete europea dei paesi che hanno adottato Peppol come infrastruttura ufficiale per lo scambio elettronico di documenti, in particolare nel contesto degli appalti pubblici e della fatturazione elettronica.

In qualità di autorità nazionale Peppol, la FJS è responsabile della supervisione dell'implementazione tecnica del sistema, dell'autorizzazione dei punti di accesso (Access Points) operativi nel Paese e della garanzia che sia le entità pubbliche che quelle private rispettino gli standard tecnici definiti dall'ecosistema Peppol.

La piattaforma ufficiale di fatturazione elettronica utilizzata in Islanda è la Peppol eDelivery Network, un'infrastruttura sicura basata su standard aperti che consente ad aziende e istituzioni di scambiare fatture elettroniche e altri documenti commerciali in modo strutturato, standardizzato e legalmente valido in tutta Europa e oltre.

Fatturazione elettronica B2G in Islanda

Secondo la direttiva del Ministero delle Finanze e degli Affari Economici, tutti gli operatori economici che emettono fatture nei confronti di enti pubblici, siano essi centrali, regionali o locali, devono utilizzare la fatturazione elettronica.

Allo stesso modo, tutti gli enti governativi sono tenuti a ricevere, convalidare ed elaborare le fatture elettronicamente, eliminando così l'uso di documenti fisici o processi manuali nella gestione dei pagamenti pubblici.

Vengono accettate solo fatture elettroniche conformi alla norma europea EN 16931 CIUS (TS-236), che garantisce coerenza, integrità dei dati e interoperabilità all'interno dello Spazio economico europeo.

Fatturazione elettronica B2B in Islanda

Nel settore privato (B2B) in Islanda, la fatturazione elettronica non è attualmente obbligatoria, ma è pienamente consentita a condizione che entrambe le parti, mittente e destinatario, siano d'accordo. Ciò significa che l'utilizzo delle fatture elettroniche nelle transazioni business-to-business è soggetto al consenso dell'acquirente, consentendo una certa flessibilità nell'adozione di soluzioni digitali personalizzate in base alla maturità tecnologica o alle preferenze operative di ciascuna organizzazione.

Tuttavia, sebbene il loro utilizzo non sia obbligatorio, le fatture elettroniche devono rispettare requisiti legali fondamentali, in particolare per quanto riguarda l'integrità del contenuto e l'autenticità dell'origine. Ciò significa che le aziende devono essere in grado di dimostrare che una fattura non ha subito alterazioni dalla sua emissione e che proviene effettivamente dall'emittente dichiarato.

Per garantire ciò, l'Islanda consente ai contribuenti di scegliere tra diversi metodi riconosciuti, quali:

• Firma elettronica avanzata, che autentica l'emittente e protegge il contenuto del documento.
• Scambio elettronico sicuro di dati (EDI), che garantisce la tracciabilità della comunicazione tra i sistemi.
• Controlli di gestione interna documentati e verificabili, garantendo la validità e la tracciabilità del processo di fatturazione.

Formati Ammessi

In Islanda le fatture elettroniche devono essere presentate in uno dei due formati autorizzati, entrambi conformi allo standard EN 16931:

• UBL 2.1: Formato XML ampiamente utilizzato e raccomandato dalle autorità islandesi.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: Variante basata su UBL utilizzata nella rete PEPPOL, progettata per facilitare lo scambio elettronico tra i paesi.

L'Islanda richiede che le fatture elettroniche vengano conservate per almeno sette anni. La conservazione all'estero è consentita a determinate condizioni:

• Il Paese in cui sono archiviati i dati deve avere un accordo sulla protezione dei dati con l'Islanda.
• Deve esserci un motivo valido per l'archiviazione all'estero (ad esempio, se il sistema di archiviazione principale si trova all'estero).
• Tale decisione dovrà essere formalmente notificata al Ministero delle Finanze.

In che modo EDICOM può aiutarti a conformarti alla normativa in Islanda?

EDICOM, in qualità di fornitore internazionale specializzato in soluzioni di e-compliance, offre una piattaforma completa di fatturazione elettronica che consente alle aziende di adattarsi immediatamente ai requisiti legali islandesi, sia negli ambienti B2G che B2B.

EDICOM è un Peppol Access Point certificato, che consente alle aziende di connettersi direttamente alla Peppol Delivery Network per emettere e ricevere fatture elettroniche nei formati UBL 2.1 e PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS, pienamente conformi allo standard EN 16931.

La nostra soluzione garantisce:

• Integrazione con qualsiasi ERP o sistema di gestione aziendale.
• Firma elettronica avanzata e convalida strutturale in conformità con la normativa islandese.
• Conservazione legale e sicura per il periodo richiesto di sette anni, sia localmente che con convalida per l'archiviazione internazionale.

Che la tua azienda abbia bisogno di fatturare al settore pubblico islandese o voglia ottimizzare i flussi di fatturazione nel settore privato, EDICOM ti offre una soluzione solida, automatizzata e scalabile per operare in modo legale, sicuro ed efficiente in Islanda e in tutta Europa.