Come funziona la fatturazione elettronica in Brasile (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e)?

La fattura elettronica in Brasile è un sistema consolidato che ha ottimizzato la gestione fiscale e le transazioni commerciali tra aziende. Il suo utilizzo è obbligatorio e comprende diversi documenti a seconda del tipo di operazione: la Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) per l'acquisto e la vendita di beni, la Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) per la prestazione di servizi, la Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) per il settore delle telecomunicazioni e il Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) per il trasporto di merci. Ognuno di questi documenti svolge una funzione specifica all'interno del sistema fiscale brasiliano, garantendo una maggiore efficienza e trasparenza nei processi commerciali.

Caratteristiche del sistema di fatturazione elettronica in Brasile

Il sistema di fatturazione elettronica in Brasile si distingue per la sua complessità e frammentazione, dato che i requisiti variano a seconda della natura dell'operazione e della giurisdizione in cui il documento viene emesso. Per garantire la conformità, le aziende devono conoscere le particolarità di ciascun tipo di fattura (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e).

Nonostante la diversità dei documenti elettronici, esistono elementi comuni a tutte le modalità di fatturazione elettronica:

• Firma elettronica: le fatture elettroniche devono essere firmate elettronicamente per garantirne l'autenticità e l'integrità.
• Formato XML: i documenti vengono generati in formato XML strutturato in base ai requisiti tecnici e fiscali di ogni tipo di operazione.
• Pre-validazione: le autorità fiscali devono convalidare ogni documento prima che possa essere utilizzato in una transazione commerciale.
• Conservazione elettronica: le fatture devono essere conservate in modo sicuro per un periodo minimo di cinque anni.

Tipi di fatture elettroniche in Brasile

In Brasile esistono diversi tipi di fatture elettroniche (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e), ciascuna progettata per coprire diversi tipi di transazioni e obblighi fiscali.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

La Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) è il documento digitale che sostituisce la fattura fisica nella vendita e nell'acquisto di beni o prodotti. Il suo scopo è di registrare le transazioni commerciali tra aziende e facilitare il controllo fiscale sul territorio nazionale. Di seguito viene illustrato il processo di emissione e convalida della NF-e per la vendita di beni in conformità ai requisiti stabiliti:

• Generazione: La società emittente estrae i dati dal proprio ERP per generare un file XML con le informazioni sulla transazione.
• Firma elettronica: il documento viene firmato elettronicamente con un certificato digitale.
• Invio a SEFAZ: il file XML viene trasmesso alla Secretaria da Fazenda (SEFAZ) tramite Web Services.
• Convalida e autorizzazione: Il SEFAZ verifica la validità del documento e rilascia un'autorizzazione all'uso.
• Rilascio del DANFE: con la NF-e autorizzata, viene generato il Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), che deve accompagnare la merce durante il trasporto.
• Consegna al destinatario: la NF-e viene inviato elettronicamente all'acquirente.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

La Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) è il documento elettronico equivalente alla fattura di servizio e viene utilizzato per registrare le transazioni di servizi tra aziende e professionisti. L'emissione della NFS-e è regolata dai Comuni, il che ha generato una grande diversità di standard e requisiti data l'autonomia di cui godono nella preparazione delle loro procedure di riscossione delle imposte. Al fine di unificare il processo e semplificare l'emissione delle NFS-e in tutto il Paese, il governo ha istituito un Sistema Nazionale di NFS-e, il cui uso sarà obbligatorio a partire dal 2026.

Caratteristiche del Sistema Nazionale di NFS-e

Questo sistema consente una maggiore interoperabilità e riduce gli oneri amministrativi per le aziende che operano in più giurisdizioni.

• Formato XML NFS-e unificato per tutti i comuni.
• Emissione semplificata tramite portale web e applicazioni mobili ufficiali.
• Emissione tramite API attraverso la connessione dei sistemi aziendali dei contribuenti con i server della Segreteria delle Finanze Nazionale (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): documento preliminare inviato alla SEFIN per l'approvazione e la conversione in NFS-e. 
• Eventi NFS-e: Possibilità di registrare eventi in una NFS-e già autorizzata, come ad esempio: cancellazione, sostituzione, lettera di correzione, ecc. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): documento per la riscossione delle imposte ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) valido per tutti i comuni che partecipano al sistema. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA): archivio nazionale del sistema NFS-e approvato in questo sistema. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: ambiente per la consultazione dei documenti generati tra le altre interrogazioni del sistema.

Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

La Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) è stata creata dal Ajuste SINIEF 07/22, approvato il 7 aprile 2022, per semplificare l'emissione delle fatture nei settori delle comunicazioni e delle telecomunicazioni. Successivamente, con la pubblicazione del Ajuste SINIEF n. 34/24, la data di inizio della sua applicazione obbligatoria a livello nazionale è stata aggiornata al 1° novembre 2025. La sua attuazione mira a semplificare e modernizzare il processo di emissione delle fatture, sostituendo i modelli 21 e 22 precedentemente utilizzati.

Attualmente, le aziende del settore devono generare file mensili in formato XML (CAT 79) e presentarli manualmente sul portale dell'autorità fiscale per le verifiche. Con l'NFCom, il processo sarà equivalente a quello della Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), garantendo maggiore efficienza e automazione. Le principali caratteristiche dell'NFCom sono:

• Generazione in formato XML standard nazionale.
• Firma elettronica con certificato digitale.
• Eventi NFCom: registrazione di modifiche, cancellazioni o sostituzioni di fatture.
• Rappresentazione grafica mediante DANFE NFCom.
• Conservazione obbligatoria per cinque anni.
• La consegna dell'XML e del DANFE NFCom mediante un canale di comunicazione allineato tra le parti o la posta elettronica. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Il Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) è il documento elettronico utilizzato per registrare e controllare il trasporto di merci in Brasile. Il CT-e facilita la tracciabilità delle operazioni di trasporto, consentendo alle autorità fiscali di verificare le transazioni e di garantire la conformità alle normative sul trasporto merci. 

Per l'emissione, l'azienda di trasporto genera un file in formato XML 4.0, che include tutti i dettagli della spedizione. Il documento viene quindi firmato elettronicamente e inviato alla Secretaria da Fazenda (SEFAZ) per la convalida e l'autorizzazione. Una volta approvato, viene rilasciato il Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), che deve accompagnare fisicamente il carico per tutto il viaggio. L'uso del CT-e ottimizza la gestione logistica, riduce i costi amministrativi e migliora l'efficienza del controllo fiscale sul trasporto di merci nel Paese.

Requisiti per l'emissione di fatture elettroniche in Brasile

In Brasile, l'emissione di fatture elettroniche è un processo regolamentato che richiede il rispetto di determinati requisiti tecnici e fiscali. Sebbene ogni tipo di fattura elettronica presenti particolarità specifiche, tutti i contribuenti devono seguire una procedura generale per garantire la validità legale dei documenti. I requisiti per l'emissione di fatture elettroniche in Brasile sono illustrati di seguito:

• Ottenere un certificato digitale: è obbligatorio avere un certificato digitale che permetta di firmare elettronicamente le fatture e ne garantisca l'autenticità.
• Generare la fattura elettronica in formato XML: il documento deve essere strutturato secondo le specifiche stabilite per ogni tipo di fattura elettronica (NF-e, NFS-e, NFCom o CT-e).
• Inviare la fattura alla SEFAZ: i documenti devono essere inviati alla Secretaria da Fazenda (SEFAZ) per la convalida e l'autorizzazione prima di essere utilizzati in una transazione commerciale.
• Invio della fattura al destinatario: una volta approvata, la fattura elettronica deve essere inviata al cliente in formato digitale.

Vantaggi della fatturazione elettronica in Brasile

L'uso della fatturazione elettronica in Brasile, attraverso NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e, ha portato molteplici vantaggi alle aziende e alle autorità fiscali. Tra i vantaggi più rilevanti vi sono:

• Riduzione dei costi: L'eliminazione dell'uso della carta e la digitalizzazione dei processi riducono significativamente i costi associati alla stampa, all'archiviazione e alla gestione dei documenti fisici.
• Maggiore agilità ed efficienza: l'automazione del processo di fatturazione riduce i tempi di emissione, convalida e invio delle fatture, ottimizzando le operazioni aziendali.
• Controllo fiscale e trasparenza: la convalida dei documenti da parte della SEFAZ migliora il monitoraggio delle transazioni commerciali, riducendo l'evasione fiscale e garantendo il rispetto degli obblighi fiscali.
• Sicurezza e tracciabilità: la firma digitale obbligatoria e l'archiviazione elettronica garantiscono l'integrità dei documenti e ne facilitano la consultazione in caso di audit.

Questi vantaggi non solo ottimizzano la gestione fiscale delle aziende, ma rafforzano anche il rapporto con le autorità fiscali favorendo la trasparenza e la standardizzazione della compliance.

Piattaforma globale di fatturazione elettronica EDICOM

EDICOM è un punto di riferimento internazionale nelle soluzioni di fatturazione elettronica e conformità fiscale, in quanto offre una piattaforma globale che consente alle aziende di automatizzare l'emissione e la ricezione di fatture elettroniche in conformità con le normative di ciascun Paese. Nel caso del Brasile, la piattaforma EDICOM integra la generazione, l'invio e la convalida di documenti fiscali NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e, garantendo la conformità ai requisiti stabiliti dalla Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Grazie alla sua tecnologia avanzata, EDICOM consente alle aziende di ottimizzare i processi amministrativi automatizzando il flusso di lavoro, riducendo gli errori manuali e garantendo un'integrazione fluida con i sistemi ERP. Inoltre, la sua piattaforma fornisce servizi di archiviazione elettronica, facilitando la gestione e il recupero dei documenti elettronici secondo le scadenze legali richieste.

In qualità di specialista della fatturazione elettronica, EDICOM offre ai propri clienti una soluzione scalabile e adattabile a diverse normative, consentendo loro di operare in modo efficiente sui mercati internazionali in totale sicurezza e conformità alle normative.