Danimarca: Stato della fattura elettronica e Legge sulla Contabilità (SAF-T)

La fatturazione elettronica è ampiamente adottata in Danimarca, anche se attualmente non è obbligatoria per le transazioni business-to-business (B2B). Tuttavia, esistono normative e standard che ne incoraggiano l'uso, soprattutto nel settore pubblico e nei sistemi contabili aziendali.

Fatturazione elettronica in Danimarca

Settore B2G (Business to Government)

Nel settore B2G, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le transazioni con gli enti pubblici dal 2005. I formati più utilizzati sono PEPPOL BIS Billing 3.0 e il formato nazionale danese OIOUBL.
La Danimarca ha annunciato la nuova versione OIOUBL 3 del suo formato di fatturazione elettronica. Il 21 novembre 2024, Nemhandel ha lanciato la versione OIOUBL 3 Invoice Package, che introduce cambi significativi:

1. Risposta obbligatoria ai messaggi di fatturazione.
2. Allineamento allo standard europeo EN 16931.
3. Piano di migrazione per il passaggio da OIOUBL 2.1 a OIOUBL 3.

Il pacchetto comprende le specifiche per le fatture, le note di credito e le risposte alle fatture, insieme alle definizioni tecniche e alle date chiave per l'implementazione.

Settore B2B (Business to Business)

Sebbene non vi siano requisiti obbligatori per la fatturazione elettronica nelle transazioni B2B, essa è ampiamente utilizzata. I formati più utilizzati sono PEPPOL BIS Billing 3.0 e il formato nazionale danese OIOUBL.

La Legge Danese sulla Contabilità (Danish Bookkeeping Act) stabilisce che tutti i sistemi contabili standard e specializzati devono essere in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche.

Il governo danese ha mostrato interesse a promuovere ulteriormente la fatturazione elettronica nel settore privato; quindi, è possibile che in futuro vengano introdotti nuovi requisiti o scadenze obbligatorie.

Modello di Fatturazione Elettronica in Danimarca

A differenza di altri Paesi che hanno implementato piattaforme statali centralizzate, la Danimarca consente alle aziende di scegliere liberamente i propri fornitori privati per la generazione e l'invio delle fatture elettroniche.

I fornitori di tecnologie per la fatturazione elettronica mantengono e aggiornano un database pubblico con le informazioni necessarie per l'invio e la ricezione delle fatture, sia per gli enti pubblici che per quelli privati che hanno attivato questa opzione.

Questo approccio flessibile ha facilitato l'adozione di massa del sistema, garantendo al contempo l'interoperabilità all'interno dell'Unione Europea e con i partner commerciali internazionali.

Legge sulla Contabilità Elettronica (Danish Bookkeeping Act)

In base alla legislazione approvata nel 2022, le aziende residenti in Danimarca devono registrare e archiviare i propri registri contabili in sistemi contabili o ERP approvati, nonché essere in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche strutturate. La legge danese sulla contabilità mira a rafforzare la lotta contro le frodi fiscali e ad aumentare il grado di digitalizzazione della contabilità delle aziende danesi.

A partire dal 2023, i principali fornitori di software di contabilità ed ERP saranno obbligati a certificare le loro soluzioni presso la Danish Business Authority. Il requisito della contabilità digitale comprende i due seguenti requisiti di base:

1. Registrare le transazioni dell'azienda in un sistema di contabilità digitale, e
2. Conservare le registrazioni e gli allegati che le documentano in un sistema di contabilità digitale, o almeno conservarne una copia di backup completa, su un server presso un fornitore o un'altra terza parte.

Calendario di implementazione

La Legge Danese sulla Contabilità richiede che i sistemi contabili digitali siano conformi a nuovi requisiti, la cui implementazione è scaglionata. Questo processo consente alle aziende e ai fornitori di software di contabilità di adattarsi gradualmente, garantendo una transizione efficiente verso sistemi più automatizzati e standardizzati.

A partire dal 2025 e dal 2026, le aziende dovranno prepararsi a rispettare le nuove normative sulla contabilità digitale:

• 1° gennaio 2025: le aziende che non hanno sistemi contabili certificati devono:
  • Mantenere i registri contabili in formato digitale.
  • Essere in grado di emettere e ricevere fatture elettroniche strutturate.
  • Generare dati in formato SAF-T su richiesta dell'autorità fiscale.
• Non prima del 1° luglio 2026: l'obbligo è esteso alle società non contabili con un fatturato netto superiore a 300.000 DKK nei due anni fiscali precedenti, a condizione che utilizzino un sistema di contabilità non registrato.

Questo requisito non implica un obbligo di presentazione periodica, ma è un requisito su richiesta. In altre parole, le aziende devono essere pronte a generare e consegnare il file quando richiesto dalle autorità fiscali nell'ambito di verifiche o ispezioni fiscali.

Cosa prevede la Legge sulla Contabilità in Danimarca?

Uno dei cambiamenti più significativi della legge è l'obbligo di digitalizzare la contabilità. Inoltre, deve essere utilizzato un sistema di contabilità digitale approvato dall'autorità danese e deve soddisfare una serie di requisiti definiti dal governo danese attraverso un ordine esecutivo. Il governo danese amplierà le informazioni a riguardo nel prossimo futuro, in modo che i fornitori digitali possano essere certificati.

Secondo l'articolo 15, ai sistemi contabili digitali si applicano tre requisiti generali o di base, a prescindere dal fatto che si tratti di sistemi standard o appositamente sviluppati:

1. Il sistema deve supportare una registrazione continua delle transazioni dell'azienda con la specifica degli allegati per ogni record e una conservazione affidabile dei record e degli allegati per 5 anni.  
2. Il sistema deve essere conforme agli standard di sicurezza informatica riconosciuti, compresa la gestione degli utenti e degli accessi, oltre a garantire il backup automatico dei log e degli allegati. 
3. Il sistema deve supportare l'automazione dei processi amministrativi, compreso l'invio e la ricezione automatica di fatture elettroniche, nonché la possibilità di tenere la contabilità secondo un piano contabile standard pubblico in sistemi contabili registrati.

Struttura del SAF-T in Danimarca

Il file SAF-T in Danimarca è composto da 19 registri, che includono informazioni dettagliate sulle transazioni finanziarie e sulle registrazioni contabili dell'azienda. Questi possono includere:

• Registro contabile generale (General Ledger)
• Contabilità clienti (Accounts Receivable)
• Contabilità fornitori (Accounts Payable)
• Registri IVA (VAT Records)
• Registri di fatturazione elettronica (Electronic Invoicing Records)
• Registro delle immobilizzazioni (Fixed Asset Register)
• Conti e riconciliazioni bancarie (Bank Accounts and Reconciliations)

Il rispetto di queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e garantire l'integrazione con gli standard di fatturazione e contabilità elettronica in Danimarca.