La Danimarca modernizza la sua legge contabile per promuovere la digitalizzazione della contabilità

Lo scorso maggio, il parlamento danese ha approvato un pacchetto di riforme che riguardano la legge danese sulla contabilità (Danish Bookkeeping Act, Act nº 700 of 24 May 2022), che sostituisce la precedente legge in vigore dal 1999. L'obiettivo principale rimane quello di rafforzare la lotta alla frode fiscale e di aumentare il grado di digitalizzazione della contabilità delle imprese danesi.

I requisiti per la contabilità digitale comprendono i seguenti due doveri di base riguardanti la contabilità:

1. Registrare le transazioni dell'azienda in un sistema di contabilità digitale, e
2. Conservare i registri e gli allegati che le documentano in un sistema di contabilità digitale, o almeno conservarne una copia di backup completa sul server di un provider o altra terza parte.

Programma di attuazione

I requisiti della Legge sulla Contabilità per i sistemi contabili digitali entreranno in vigore gradualmente nei prossimi anni. L'introduzione graduale darà alle aziende e ai fornitori di sistemi contabili digitali il tempo necessario per adattarsi ai nuovi requisiti e, allo stesso tempo, l'opportunità di sfruttare i vantaggi dei sistemi contabili automatizzati.

Per il momento, l'autorità danese ha aggiornato il calendario relativo ai requisiti per i sistemi contabili digitali. Successivamente, l'autorità danese pubblicherà le date di attuazione obbligatoria per le imprese.

Date chiave

• 1° febbraio 2023: entrano in vigore i requisiti per i sistemi contabili digitali standard. 
• 31 ottobre 2023: i sistemi digitali standard che desiderano essere registrati entro il 1° gennaio 2024 devono essere notificati alla Danish Business Authority. 
• 1° novembre - 31 dicembre 2023: i sistemi notificati sono verificati e registrati dalla Danish Business Authority. 
• 1° gennaio 2024: i sistemi notificati sono registrati.
• 2024 (previsto): Le società di revisione contabile devono effettuare la contabilità digitale per gli anni fiscali successivi al 1° luglio 2024.
• 2026 (previsto): le ditte individuali e alcune società di persone dovranno effettuare la contabilità digitale per gli anni fiscali successivi a una data del 2026 non ancora definita.

In cosa consiste la nuova Legge di Contabilità danese?

Uno dei cambiamenti più significativi della nuova legge è l'obbligo di digitalizzare la contabilità. Inoltre, sarà necessario utilizzare un sistema di contabilità digitale approvato dall'autorità danese e dovrà soddisfare una serie di requisiti definiti dal governo attraverso un ordine esecutivo. Il Governo danese fornirà presto maggiori informazioni su come i provider digitali possono ottenere la certificazione.

Secondo il nuovo articolo 15, ai sistemi di contabilità digitale si applicano tre requisiti generali o di base, indipendentemente dal fatto che si tratti di sistemi standard o appositamente sviluppati:

• Il sistema deve supportare una registrazione continua delle transazioni dell'azienda con la specifica degli allegati per ogni registro ed una conservazione affidabile dei registri e degli allegati per 5 anni.
• Il sistema deve essere conforme agli standard di sicurezza informatica riconosciuti, compresa la gestione degli utenti e degli accessi, oltre a garantire il backup automatico dei registri e degli allegati. 
• Il sistema deve supportare l'automazione dei processi amministrativi, compreso l'invio e la ricezione automatica di fatture elettroniche, nonché la possibilità di tenere la contabilità secondo un piano contabile standard pubblico in sistemi contabili registrati.

I requisiti specifici sono contenuti in una bozza di decreto esecutivo sui requisiti per i sistemi contabili digitali, che dovrebbe entrare in vigore il 1° gennaio 2023, sebbene con un periodo di transizione per i sistemi contabili esistenti.

Stato della fatturazione elettronica in Danimarca

Dal 2005 è obbligatorio per le autorità governative danesi e per i loro fornitori utilizzare fatture elettroniche nel formato Peppol BIS 3.0, attraverso la rete Peppol, collegandosi così agli enti pubblici registrati nell’SMP nazionale NemHandel.

La Danimarca sta inoltre valutando la possibilità di implementare l'ordine elettronico ed il catalogo elettronico per alcune categorie di beni, promuovendo così l'uso del commercio elettronico nel settore pubblico.

Nel settore B2B, le aziende sono libere di fatturare elettronicamente su base volontaria se si accordano in tal senso tra loro.