Ordini elettronici: vantaggi e casi di successo in Europa

Un ordine elettronico è un ordine emesso e inviato in formato elettronico. L’ordine di acquisto, è il documento che accredita la richiesta di beni o servizi a un fornitore, nel rispetto delle condizioni concordate tra le parti della transazione commerciale.

Gli ordini elettronici sono un tipo di messaggio che viene scambiato attraverso soluzioni di interscambio elettronico di dati, anche note come EDI (Electronic Data Interchange). Il suo uso rientra nel flusso di messaggistica elettronica volta ad automatizzare la procedura d'acquisto: ordine, documento di trasporto e fattura.

Sia nelle relazioni B2B che B2G, sono sempre di più le aziende ed i settori che stanno implementando gli ordini elettronici.

I vantaggi dell’ordine elettronico fanno parte dei benefici di operare con soluzioni EDI, le quali sono totalmente scalabili, ovvero ampliabili in base alle esigenze di un’azienda.

Normalmente, l’implementazione di un sistema EDI nasce dall’esigenza di uno scambio strutturato di fatture elettroniche; da qui l’adozione dello scambio di altri messaggi per altri tipi di transazioni elettroniche avviene in modo agile. Una volta instaurata l’infrastruttura di comunicazione infatti, l’inserimento dei nuovi flussi EDI, come ad esempio gli ordini, è un’evoluzione naturale .

Come sistema di lavoro, l’EDI è concepito per automatizzare l’integrazione dei documenti commerciali nell’ERP o nel Sistema Gestionale aziendale. L’EDI assicura una maggior sicurezza, maggior semplicità e una comunicazione fluida tra partner eterogenei, resa possibile dall’uso degli Standard. Più aumenta il numero di partner commerciali (clienti, fornitori, operatori logistici, ecc.) e di messaggi EDI scambiati, maggiori saranno i vantaggi.

Attualmente gli ordini elettronici sono particolarmente sviluppati in settori come quello sanitario, nell'ambito delle relazioni tra pubblico e privato o nella dstribuzione organizzata. Nel caso della sanità, la spiegazione è logica: l’ampio uso deriva dalla necessità di garantire il funzionamento delle infrastrutture sanitarie e la grande eterogeneità dei prodotti e delle forniture che questi enti si trovano a gestire. L’EDI è un elemento chiave per ottimizzare e migliorare la gestione amministrativa e le operazioni di questo tipo di enti.

Vantaggi dell’ordine elettronico

L’adozione dell’ordine elettronico è estremamente vantaggiosa sia per i clienti che per i fornitori; per entrambi infatti vuol dire immediatezza, sicurezza, standardizzazione e tracciabilità.

Per il fornitore

• Il sistema automatizza il processo gestionale degli ordini di acquisto:
  • Il sistema riceve l’ordine elettronico che viene reso integrabile con l’ERP dell'azienda grazie ad una struttura di dati “importabile”.
  • I dati dell’ordine sono integrati nel sistema gestionale, dove sono pronti per essere trattati.
  • Il cliente viene informato automaticamente della ricezione dell’ordine e quindi del trattamento delle informazioni.
  • Le fatture elettroniche vengono generate automaticamente a partire dalle informazioni contenute nell’ordine.

• Miglioramento del trattamento delle informazioni.
• Diminuzione degli errori.
• Miglioramento del servizio al cliente finale.
• Riduzione del processo di incasso grazie al sistema che consente l’emissione automatica della fattura, una volta evaso l’ordine.
• Riduzione dei costi di elaborazione e archiviazione.
• Eliminazione della carta.

Per il cliente

• Automatizzazione della creazione degli ordini in formato EDI a partire dai dati nell’ERP.
• Ricezione degli avvisi che informano della ricezione dell’ordine e del suo trattamento da parte del fornitore.

Esperienze con l’Ordine Elettronico in Europa

Paesi come Italia o Regno Unito hanno già reso obbligatorio l’uso degli ordini elettronici in alcuni settori pubblici, come quello sanitario, mentre la Danimarca introdurrà l’anno prossimo l’uso obbligatorio di ordini e cataloghi elettronici.

In casi come questi, gli ordini elettronici obbligano i fornitori delle pubbliche amministrazioni a essere pronti a ricevere ordini elettronici nel formato europeo attraverso la rete paneuropea PEPPOL o altri sistemi nazionali.

Nel Regno Unito, l’uso dell’EDI tra il National Health Service (NHS) e tutti i suoi fornitori rientra nello sviluppo della e-Procurement Strategy. Il sistema prevede l’introduzione di quattro tipi di messaggi EDI: ordini, fatture, conferma degli ordini e note di credito. Inoltre, è necessario utilizzare lo standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) al fine di garantire l’interoperabilità.  Il suo utilizzo richiede che i fornitori dispongano dei servizi di un Access Point accreditato PEPPOL.

In Italia è stato imposto dal 1 febbraio l’obbligo per i fornitori del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) di ricevere solamente ordini elettronici attraverso la piattaforma governativa NSO (Nodo Smistamento Ordini) oppure attraverso la rete PEPPOL. Ciò presuppone che tutte le aziende fornitrici dell’SSN dovranno essere in grado di ricevere e di elaborare elettronicamente gli ordini. A livello tecnico questo implica la connessione all’NSO attraverso una connessione diretta con la piattaforma ed una connessione alla Rete PEPPOL.

È importante sottolineare il caso della regione Emilia-Romagna, pioniera nello sviluppo della dematerializzazione nel settore pubblico. A partire da giugno 2016 gli organismi sanitari e i loro fornitori sono obbligati a scambiare ordini e bolle di consegna tramite formato elettronico e in base allo standard PEPPOL.

In Danimarca i diversi vantaggi sperimentati con l’uso della fattura elettronica hanno spinto il governo danese a inserire nelle contrattazioni pubbliche anche gli ordini e i cataloghi elettronici. La camera di commercio danese Erhvervsstyrelsen prevede che l’utilizzo obbligatorio di ordini e cataloghi elettronici diventi effettivo dal 1° gennaio 2022. Da questa data, le istituzioni pubbliche saranno tenute a inviare ordini elettronici a partire da cataloghi elettronici.