Che cosa sono le Fatture in cloud
Le Fatture in cloud sono fatture elettroniche. Si tratta di documenti elettronici con le stesse caratteristiche legali e fiscali della fattura cartacea. Uno dei loro principali vantaggi è che vengono archiviate in cloud e che la loro gestione è automatizzata attraverso soluzioni digitali. In Italia l'utilizzo è obbligatorio in ambito B2B e B2G.
Le fatture in cloud devono avere un formato specifico e soddisfare requisiti specifici che ne determinano la validità. L'intero processo si svolge nello spazio digitale e viene archiviato in cloud, sempre secondo parametri che ne garantiscono l'integrità. Questo sistema fa compiere un passo in avanti verso la dematerializzazione ed ha portato a un miglioramento qualitativo e quantitativo sia per le aziende che per le pubbliche amministrazioni, che sono il motore della fatturazione elettronica.
L'adozione delle Fatture in cloud non riguarda solo le grandi aziende, ma è anche alla portata delle PMI e dei lavoratori autonomi. Le soluzioni tecnologiche supportate dalle Fatture in cloud si adattano a diverse tipologie di aziende e volumi di business. Dalle soluzioni basate sulla tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) integrate nell'ERP aziendale, che automatizzano l'intero processo di preparazione della fattura in cloud secondo i requisiti legali e tecnici, l'invio della fattura stessa e l'emissione di un flusso di notifiche per controllarne la gestione; alle soluzioni web attraverso moduli che vengono inseriti manualmente e sono indicati per un volume ridotto di fatture elettroniche.
Vantaggi
Fatture in cloud comporta una serie di vantaggi grazie all'automazione dei processi di creazione, ricezione e gestione delle fatture che aumentano l'efficienza, riducono gli errori umani e riducono i costi economici. Più avanzata è la soluzione, maggiori sono i vantaggi per l'utente.
Vantaggi delle Fatture in cloud
- Aumentano l'efficienza dei processi amministrativi. L'emissione, l'invio, la ricezione e la registrazione dei documenti avvengono in modo immediato ed automatico.
- Riduzione degli errori grazie all'automazione.
- Riduzione dei costi grazie alla sua natura digitale anziché cartacea.
- Riduzione dei tempi di risposta e di pagamento grazie all'immediatezza dell'invio e della ricezione.
- Sicurezza nelle comunicazioni grazie alla gestione dell'invio attraverso reti private o mediante protocolli specifici.
- Integrità dei documenti attraverso l'applicazione di processi di verifica.
- Integrazione con i sistemi gestionali per l'emissione e la ricezione delle fatture elettroniche.
- Archiviazione e conservazione in cloud.
Tecnologie SaaS fondamentali per la trasformazione digitale delle aziende
Le soluzioni più avanzate per la gestione delle fatture in cloud utilizzano la tecnologia SaaS (Software as a Service), il sistema di servizi software in cloud. Consente di ospitare piattaforme, applicazioni per computer, archiviazione di file o programmi, tutti accessibili tramite Internet. Uno dei vantaggi di questo sistema è la sua scalabilità, cioè la possibilità di ampliare i servizi con nuove soluzioni che migliorano o completano il servizio, nonché una maggiore capacità di archiviazione, a seconda delle esigenze dell'azienda.
Un esempio di modalità di servizio in cloud sono le Soluzioni EDI offerte da EDICOM attraverso il sistema SaaS. Per la fatturazione elettronica, EDICOM offre una soluzione di piattaforma di comunicazione globale che consente lo scambio elettronico di dati commerciali tra aziende.
L'intero processo EDI è in cloud. Attraverso la piattaforma di comunicazione globale, si ha accesso alle soluzioni EDI per la fatturazione elettronica e la dichiarazione dei redditi secondo la legislazione vigente in molti paesi.. È sufficiente una connessione a Internet per accedere a un ambiente sicuro che consente al cliente di utilizzare tutte le applicazioni e gli strumenti inclusi nella soluzione.
Le soluzioni EDICOM si integrano con il sistema di gestione interno o con l'ERP dell'utente grazie a protocolli sicuri per il trasferimento di file tra l'ERP e la piattaforma. Tale integrazione facilita l'elaborazione e la trasformazione rapida di strutture di dati multiformato per una completa integrazione dei documenti elettronici inviati e/o ricevuti con il sistema di gestione.
L'elaborazione di grandi volumi di transazioni business-to-business avviene senza intervento umano, in modo rapido ed efficiente, senza modificare i processi interni.
Fatture in cloud in Italia
In Italia le Fatture in cloud in cloud sono il sistema di fatturazione di riferimento sia nel settore pubblico che in quello privato. La loro implementazione è stata ed è tuttora un esempio per altri Paesi europei. Tale implementazione va al di là del rispetto delle regole per lo scambio di fatture, ma implica l'adozione di un modello di gestione volto alla dematerializzazione, alla competitività ed ai vantaggi a breve termine.
Se inizialmente questo sistema era obbligatorio per i rapporti B2G, da aprile 2018 è stato esteso ai rapporti tra aziende private.
Le Fatture in cloud seguono il formato FatturaPA (XML). Nel caso di transazioni con la Pubblica amministrazione, richiede una firma digitale qualificata e non è obbligatoria nelle transazioni B2B, anche se è consigliabile garantirne l'autenticità e l'integrità.
D'altra parte, sia i mittenti che i destinatari delle fatture in cloud devono conservare i documenti elettronici per almeno cinque anni. Nel processo di conservazione, i documenti sono soggetti alla firma digitale ed al sigillo elettronico da parte del responsabile della loro conservazione.
Le transazioni delle fatture in cloud vengono effettuate attraverso un portale adibito all'invio. Le fatture elettroniche vengono ricevute attraverso questo portale ed il Sistema di Interscambio (SdI) le reindirizza al destinatario identificato con un codice. Questo sistema è responsabile della convalida e della consegna delle fatture alle aziende pubbliche e private ed ai consumatori finali.