Che cos’è l’e-Procurement? Vantaggi e obblighi

Per e-Procurement si intende la contrattazione elettronica e l'automazione dei processi di acquisto di prodotti o servizi tra cliente e fornitore (ordine, ricezione, fornitura, fatturazione, ecc...). L'e-Procurement può essere applicato sia al settore privato (B2B) che al settore pubblico (B2G). Tuttavia, il suo uso più massiccio è nelle comunicazioni elettroniche e nei processi transazionali per le Pubbliche Amministrazioni.

Grazie all'e-Procurement, le transazioni commerciali tra clienti e fornitori sono dematerializzate. I vantaggi del sistema sono numerosi per entrambe le parti, per questo motivo molti governi hanno iniziato a stabilire strategie di e-Procurement.

Nel caso della Pubblica Amministrazione, l'e-Procurement comporterebbe la gestione elettronica dell'intero processo commerciale tra il settore pubblico e i suoi fornitori.

L'automazione della gestione e l'eliminazione della carta lungo tutta la catena di approvvigionamento sono ciò che caratterizza il sistema. I meccanismi sono stabiliti attraverso lo scambio elettronico di dati.

Per poter prendere parte a un rapporto di e-Procurement è fondamentale implementare soluzioni EDI (Electronic Data Interchange), soprattutto nel campo della Pubblica Amministrazione. La comunicazione attraverso soluzioni EDI garantisce la sicurezza e l'aspetto fiduciario è la chiave per il buon funzionamento degli appalti pubblici. Si tratta inoltre di un sistema concepito per lo scambio standardizzato di file, essenziale per un mercato a vocazione transfrontaliera.

Vantaggi dell'e-Procurement

L'applicazione di una contrattazione elettronica offre vantaggi significativi sia per il cliente che per il fornitore. In entrambi i casi, il risparmio sui costi è uno dei principali vantaggi che guidano la conversione dei processi di contrattazione e l'implementazione di soluzioni in grado di rendere possibile l'e-Procurement. Inoltre, nel caso della Pubblica Amministrazione, un altro vantaggio fondamentale è la trasparenza.

Ma ci sono altri vantaggi. L'e-Procurement rende possibile:

• Risparmio di tempo. Snellimento dei passaggi su tutta la catena di approvvigionamento.
• Diminuzione degli errori. Una gestione completamente integrata delle comunicazioni con i sistemi informatici interni dell'azienda permette l'automazione dei processi e riduce al minimo l'intervento umano.
• Tracciabilità. La natura elettronica del sistema permette di conoscere in tempo reale lo stato delle fasi dell'intero processo (offerta, spedizione, incasso delle fatture, ecc...)
• Aumento dell'efficienza. I processi risultano più snelli e ottimizzati e la produttività aumenta.
• Pagamenti più rapidi.
• Più sicurezza. Il sistema aumenta la sicurezza e la riservatezza nelle comunicazioni.

L'e-Procurement è stato inserito nella tabella di marcia degli Stati e sono disponibili diverse applicazioni per gli appalti elettronici nel settore pubblico.

Fatturazione Elettronica. A livello europeo, la Direttiva 2014/55/UE ha reso possibile l'implementazione della Fatturazione Elettronica negli appalti pubblici nell'Unione Europea. La direttiva obbliga gli Stati membri a istituire sistemi di Fatturazione Elettronica basati su uno standard europeo comune. Con l'attuazione della norma europea, la Direttiva 2014/55

risponde agli obiettivi di promozione dell'uso della Fatturazione Elettronica nel settore degli appalti pubblici e di contribuzione allo sviluppo del commercio transfrontaliero.

La Fatturazione Elettronica nella pubblica amministrazione semplifica gli adempimenti fiscali e riduce i costi.

L’e-Invoicing è la porta d'accesso a un processo più ampio che coinvolge gli acquisti elettronici nel settore pubblico, a partire dalla gara d'appalto, attraverso ogni fase della catena di fornitura, fino alla fatturazione e al saldo del servizio fornito. Uno degli esempi migliori è la strategia di e-procurement attuata dal Servizio sanitario nazionale britannico (NHS) che stabilisce l'uso dell'e-procurement obbligatorio per le agenzie del NHS e per tutti i loro fornitori.

Adempimento fiscale. La vasta diffusione dell'e-commerce a seguito della globalizzazione sta aumentando la possibilità per le aziende di operare in mercati diversi. Gli adempimenti fiscali e tributari, in base alle regole stabilite in ogni paese fanno parte dell'e-Procurement.

La maggior parte dei governi ha implementato meccanismi per migliorare i processi di controllo fiscale, semplificare le procedure e automatizzare i processi di monitoraggio.

In un ambiente globalizzato con sistemi contabili estremamente variegati, la standardizzazione è essenziale per l'individuazione rapida ed efficace delle frodi fiscali, motivo per cui molte autorità fiscali hanno implementato sistemi per poter contare su un maggiore controllo sulle informazioni. In Europa è da sottolineare l'utilizzo del SAF-T (Standard Audit File for Tax). Si tratta di un tipo di file basato sullo standard XML utilizzato a livello internazionale per lo scambio elettronico di informazioni fiscali.

Questo file raccoglie informazioni sicure che consentono all'autorità fiscale o a un revisore esterno di rilevare rapidamente qualsiasi anomalia nella contabilità di un'azienda.

In Europa è ampiamente utilizzato per gli adempimenti IVA, ma anche per altri dati contabili elettronici. Attualmente SAF-T è utilizzato in: Portogallo, Ungheria, Polonia, Norvegia, Lituania, Lussemburgo, Francia e Austria.

La Fatturazione Elettronica nel settore privato si sta diffondendo con l'avanzare della digitalizzazione delle aziende. L'America Latina ha raggiunto un livello estremamente avanzato nella diffusione massiva della Fatturazione Elettronica nel settore B2B. In paesi come Messico, Brasile, Argentina o Ecuador, le autorità fiscali hanno istituito un sistema che richiede la convalida e l'autorizzazione della Fattura Elettronica come prerequisito alla consegna al destinatario. Una procedura che rende necessaria la connettività con l'hub dell'agenzia tributaria e soluzioni che garantiscano comunicazioni in tempo reale.

Soluzioni EDICOM in linea con l’e-Procurement

Global EInvoicing Platform è una piattaforma che consente l'invio di Fatture Elettroniche a qualsiasi Pubblica Amministrazione tramite un'unica soluzione in grado di assicurare che le Fatture Elettroniche siano conformi ai principi di:

• Connettività con i corrispondenti hub della Pubblica Amministrazione.

• Compliance: la Fattura Elettronica rispetterà sempre i requisiti tecnici e legali del Paese in cui si opera
• Adattabilità: La piattaforma EDICOM si adatta a qualsiasi tipo di sistema standard e di protocollo richiesti dal destinatario.

Global VAT Platform. È una soluzione integrale che risponde soprattutto alle esigenze delle multinazionali. Si tratta di una piattaforma di comunicazione elettronica B2B2G con capacità Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-Invoicing e VAT Compliance a livello globale.

• La piattaforma è pronta sia per la dichiarazione elettronica IVA, sia per la Fatturazione Elettronica e qualsiasi altra comunicazione commerciale o fiscale. Si tratta quindi di una soluzione totalmente scalabile conforme alle esigenze dell’azienda e
• una piattaforma idonea agli adempimenti fiscali in oltre 60 Paesi al mondo; in questo modo è possibile centralizzare tutti i processi in un’unica soluzione.

*I contenuti di questa pubblicazione sono di esclusiva responsabilità di EDICOM e non riflettono necessariamente l'opinione dell'Unione Europea.