Automatizza il 100% dei processi con i tuoi partner commerciali
Hai implementato l'EDI nella tua organizzazione per automatizzare le transazioni con tutti i tuoi fornitori e clienti. Tuttavia, ti trovi di fronte alla realtà che non tutti i tuoi partner commerciali hanno lo stesso livello di sviluppo tecnologico della tua azienda. Invece di tornare ai metodi tradizionali di invio di documenti in formato PDF via e-mail, la domanda sorge spontanea: quali sono le alternative disponibili in questa situazione?
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Portale fornitori: invio di ordini d'acquisto e ricezione di fatture in formato PDF
Un portale fornitori dovrebbe fungere da soluzione unica per integrare tutte le transazioni commerciali con quei partner che non dispongono di soluzioni EDI. Attraverso questo portale, potrai pubblicare ordini di acquisto e facilitare la generazione di fatture da parte dei tuoi fornitori, ottenendo una gestione più efficiente e collaborativa.
Questo portale fornitori deve avere flussi di comunicazione personalizzati per ogni fornitore ed essere adattato alle normative sulla fatturazione elettronica di ogni mercato in cui opera la tua azienda. Anche la scalabilità è un punto chiave: deve essere in grado di incorporare nuovi fornitori e documenti in modo rapido e semplice, oltre a essere predisposto per operare in qualsiasi paese, a seconda delle necessità.
"Il portale fornitori EDICOM è la soluzione per integrare tutte le transazioni commerciali con i partner che non dispongono di una soluzione EDI. Pubblica i tuoi ordini di acquisto sul portale e facilita la generazione di fatture ai tuoi fornitori. Ricevi automaticamente le fatture nel tuo sistema di gestione e fruisci di tutte le informazioni in modo istantaneo".
Il portale fornitori EDICOM è in grado di soddisfare tutte queste esigenze. Il processo è il seguente:
Esportazione degli ordini di acquisto: Il sistema di gestione del promotore del portale genera un file di dati con gli ordini di acquisto.
Conversione a un Formato Strutturato: La piattaforma EDICOM converte gli ordini di acquisto in un formato strutturato valido.
Riconoscimento dei destinatari: EDICOM identifica il destinatario degli ordini e, quando questi non dispone di una soluzione EDI, l'ordine viene trasferito al portale e al fornitore viene notificata la disponibilità di un ordine di acquisto.
Accesso e Gestione da parte del Fornitore: Il fornitore accede al portale, scarica i suoi ordini di acquisto e li gestisce secondo le sue esigenze.
Generazione di Fatture: Per generare le fatture, il fornitore accede nuovamente al portale, indica gli ordini da fatturare e inserisce i pochi dati mancanti che non è stato possibile rilevare dall'ordine (numero fattura, data fattura, ecc.).
Allegare Documentazione Aggiuntiva: Laddove necessario, il fornitore può anche allegare la propria fattura in formato PDF, con la possibilità di includere la firma delegata EDICOM.
- Integrazione Automatica nella Gestione della Contabilità Fornitori: Le fatture, insieme ai loro dati chiave, vengono integrate automaticamente nella gestione del ciclo passivo, automatizzando i processi di riconciliazione e registrazione.
Questo processo fluido e collaborativo con il Portale Fornitori EDICOM garantisce un'interazione efficiente con i fornitori che non dispongono di soluzioni EDI, semplificando la gestione degli ordini di acquisto e della fatturazione per entrambe le parti coinvolte.
Business Case: Unilever - Portale dei fornitori per la ricezione di fatture
Molteplici canali di invio, eterogeneità di formati, diverse aree riceventi, errori di contenuto... sono molte le cause che generano problemi nella ricezione delle fatture dei fornitori e che comportano un maggiore consumo di risorse, tempo e costi.
Qui ti spieghiamo come la gestione delle fatture passive di Unilever sia diventata un caso di successo che può fare la differenza nella tua azienda.
Scarica il nostro business case e scopri come ottimizzare la ricezione delle fatture dai tuoi fornitori in ambito internazionale.
Portale clienti: invio di fatture e ricezione di ordini di acquisto in PDF
Un Portale Clienti EDI deve essere progettato per semplificare l'integrazione dei clienti B2B senza una soluzione EDI, nonché dei clienti finali in un contesto B2C. Questo sistema consente la gestione di flussi unidirezionali per l'invio di transazioni chiave, come le fatture, nonché di modelli bidirezionali più complessi per la ricezione di ordini di acquisto o altri documenti rilevanti.
"Il Portale Clienti EDI di EDICOM facilita l'integrazione di clienti B2B senza una soluzione EDI, nonché di clienti finali o consumatori in un contesto B2C".
Il Portale Clienti di EDICOM è in grado di soddisfare tutte queste esigenze. Il processo è il seguente:
- Esportazione dei Dati: L'ERP del promotore del portale genera un file di dati seguendo gli accordi stabiliti con EDICOM per la creazione di fatture elettroniche.
- Trasformazione dei Dati: La piattaforma EDICOM si occupa di trasformare i dati dall'ERP in un formato strutturato valido, come XML, EDIFACT, X12 e altri.
- Riconoscimento dei Destinatari: EDICOM identifica il destinatario di ogni fattura. Quando il cliente non dispone di una soluzione EDI, la fattura viene pubblicata sul portale Business@Mail nel suo formato elettronico, accompagnata da una rappresentazione visiva in PDF.
- Notifica via e-mail: Business@Mail invia un'e-mail al cliente per avvisarlo della disponibilità delle sue fatture sul portale.
- Accesso e Gestione: il cliente può accedere al portale per visualizzare o scaricare facilmente le proprie fatture, in modo comodo e sicuro.
Questo processo efficiente garantisce che anche i clienti che non dispongono di una soluzione EDI possano accedere facilmente alle loro fatture attraverso il portale, migliorando l'accessibilità e facilitando la gestione dei documenti chiave.
Nel caso di flussi bidirezionali con i clienti, la soluzione sarà più specifica. Tuttavia, in un flusso unidirezionale di invio di fatture, la nostra soluzione Business@Mail è ideale per soddisfare tutti i requisiti legali e di sicurezza definiti in ogni mercato.
Business@Mail
Business@Mail si presenta come una soluzione integrata con il tuo gestionale, progettata per l'invio efficiente di documenti elettronici, come fatture, ordini di acquisto e buste paga, a clienti, fornitori e collaboratori. Pur essendo progettata per automatizzare la trasmissione di vari documenti, si distingue soprattutto per la sua idoneità a gestire le fatture, rispettando tutti i requisiti legali e di sicurezza stabiliti in ogni mercato.
"Business@Mail offre garanzie aggiuntive, agilità e un controllo superiore rispetto ai metodi tradizionali di invio via e-mail. Con un approccio incentrato al 100% sulla compliance, questo strumento automatizza l'emissione delle fatture, garantendo la conformità ai requisiti di autenticità e integrità stabiliti dalle diverse legislazioni internazionali in materia di fatturazione elettronica"
L'integrazione della Firma Elettronica con la piattaforma EDICOM aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, seguendo le norme del Regolamento (UE) n. 910/2014 sull'identificazione elettronica e i servizi fiduciari. Inoltre, Business@Mail offre un controllo completo sullo stato dei documenti, generando conferme di ricezione in risposta a ogni azione eseguita dai destinatari. In questo modo si eliminano le classiche scuse come "non ho ricevuto la fattura" o "devo averla smarrita nella cassetta della posta".
Flyer: Business@Mail - Invio e pubblicazione di documenti elettronici
Business@Mail è il servizio sviluppato da EDICOM per la consegna rapida e sicura di tutti i tipi di documenti elettronici come fatture, ordini di acquisto, avvisi di spedizione, buste paga, ecc. Il servizio si basa sulla messa a disposizione di un ambiente web accessibile ai destinatari, dal quale possono consultare, scaricare o stampare tutti i documenti che i diversi emittenti mettono loro a disposizione.
Come funziona Business@Mail?:
- Integrazione con l'ERP: La piattaforma EDICOM si integra perfettamente con il sistema di gestione del cliente per estrarre i dati necessari a generare qualsiasi documento elettronico.
- Emissione di documenti: Dopo l'estrazione dei dati, la piattaforma EDICOM li trasforma nello standard richiesto (XML, EDIFACT, X12, ecc.) per il successivo invio.
- Firma elettronica: nel caso delle fatture, la soluzione incorpora servizi di firma elettronica attraverso la terza parte fidata EDICOM, applicando una firma qualificata a ogni documento per garantirne l'integrità e l'autenticità.
- Invio di documenti: una volta riconosciuto il destinatario, EDICOM pubblica i documenti sul portale Business@Mail nel loro formato elettronico, accompagnato da una rappresentazione visiva in PDF.
- Notifica e download dei documenti: Business@Mail invia notifiche via e-mail al destinatario, informandolo della disponibilità dei documenti sul portale sicuro. Il destinatario accede tramite il link fornito per consultare e/o scaricare i documenti.
- Gestione degli ACK: Business@Mail facilita il monitoraggio completo delle consegne generando gli ACK, consentendo di conoscere in tempo reale lo stato dei documenti e di gestire qualsiasi situazione, come gli ACK di consultazione, di download o di stampa dei documenti.
Onboarding di clienti: come gestirlo?
Parallelamente alla decisione di implementare un Portale Fornitori o Clienti, è consigliabile coinvolgere i futuri utenti principali. L'idea di questo tipo di portali è di facilitare sia il nostro lavoro che quello dei futuri utenti. Pertanto, è importante stabilire un adeguato piano di onboarding che favorisca l'accettazione di tale strumento.
Alcune buone prassi sono:
- Assicurarsi i key account: il coinvolgimento dei key account fin dall'inizio del progetto ci aiuterà ad avere presto "storie di successo" che eliminano le incertezze per il resto dei nostri partner commerciali e facilitano la loro adesione.
- Comunicare i vantaggi: l'automazione dei processi con i tuoi fornitori o clienti non porterà vantaggi solo a te, ma renderà la vita più facile anche ai tuoi partner commerciali. Eliminazione di errori umani, ricezione più rapida di ordini e altri messaggi, conservazione elettronica della documentazione... è importante che i tuoi partner siano consapevoli del valore della piattaforma.
- Formare e supportare i futuri utenti: se hai a che fare con partner poco digitalizzati, la minima modifica potrebbe indurli a rifiutare la piattaforma fin dall'inizio. È importante che sappiano che riceveranno una formazione adeguata e il supporto necessario.
Se tuttavia ritieni che il processo sia troppo complesso, EDICOM può aiutarti ad avviare il tuo progetto. Delega a noi i compiti essenziali per accelerare l'integrazione dei partner EDI nel tuo progetto nel più breve tempo possibile. Affida a EDICOM le gestioni necessarie per informare e formare la tua comunità di partner sul processo di integrazione EDI.
EDICOM assumerà un ruolo attivo, fornendo un supporto completo alla tua rete di partner. Forniremo dettagli precisi su formati e protocolli di comunicazione, fornendo loro il supporto necessario per svolgere tutte le attività richieste e ottenere un'integrazione immediata con la tua soluzione di scambio elettronico di dati. Grazie alla nostra esperienza, garantiamo una transizione fluida ed efficiente nel processo di onboarding, consentendoti di concentrarti sulle tue attività principali.
Perché integrare tutti i tuoi partner in un'unica soluzione?
1. Comunicazione Efficiente:
- Invio e Ricezione: validi per flussi unidirezionali o bidirezionali.
- Flussi di Comunicazione Personalizzati.
- Consegna Immediata e Sicura.
2. Sicurezza e Compliance:
- Sicurezza: crittografia dei dati e canali sicuri.
- Conformità Legale: adattamento ai requisiti legali e tecnici.
3. Integrazione e Connettività:
- Integrazione: Il 100% delle transazioni è integrato nel sistema di gestione.
- Connettività: estensione di progetti EDI B2B2C a partner senza soluzioni EDI.
4. Efficienza Operativa:
- Progetti Scalabili e Rapida Implementazione.
- Risparmi: processi più efficienti, eliminazione degli errori e gestione elettronica al 100%.
- Ottimizzazione delle Operazioni Amministrative: automazione dei processi, eliminazione delle attività ripetitive e dell'uso della carta.
5. Archiviazione e Tracciabilità:
- Archiviazione Sicura: documenti conservati in modo sicuro per la durata legale.
- Tracciabilità Completa dei Documenti.
- Integrazione con qualsiasi Sistema di Gestione.
- Facilità di Aggiunta di Nuovi Partners: Semplice inserimento di nuovi destinatari.
