Paperless? Di più della sola eliminazione della carta

Il paperless è qui per restare. Un termine che letteralmente significa "meno carta" e che, nella pratica, implica la smaterializzazione e la digitalizzazione nelle aziende e nelle organizzazioni, sia pubbliche che private. La digitalizzazione è un concetto composto da competitività, efficienza e produttività che per le aziende è ormai diventato una vera e propria necessità e non più una semplice opzione.

Vantaggi del paperless

L’eliminazione dei documenti cartacei presuppone, in primo luogo, un importante fattore di protezione ambientale, oltre a ridurre i costi relativi alla stampa e all’archiviazione fisica.

Inoltre, applicata alla gestione aziendale, la trasformazione digitale porta con sé anche una maggiore efficienza e una riduzione dei costi grazie a:

• riduzione degli errori grazie all'automazione dei processi,
• riduzione dei tempi di elaborazione.
• aumento della sicurezza e della riservatezza nelle operazioni

Quando parliamo di paperless o trasformazione digitale ci riferiamo all'implementazione di tecnologie come l'EDI (Electronic Data Interchange). L’interscambio elettronico dei dati consente lo scambio di documenti standard tra i sistemi informatici di soggetti coinvolti in una relazione commerciale. Utilizzando un linguaggio comune, i diversi sistemi informatici interagiscono tra loro, automatizzando la loro integrazione nella gestione interna dell'azienda o nei sistemi ERP.

Le possibili applicazioni della tecnologia EDI sono diverse e i loro vantaggi sono ottimizzati quanto più gli utenti partecipano al sistema di lavoro (clienti, fornitori, operatori logistici, ecc...).

Applicazione delle soluzioni EDI

• Sistemi automatizzati e integrati. Attraverso l'EDI, la creazione, l'invio e la registrazione di qualsiasi transazione elettronica è automatizzata, interagendo con qualsiasi ERP. Ordini, bolle di consegna, fatture, inventari, cataloghi dei prezzi, ecc... vengono elaborati senza intervento umano.
• Fatturazione Elettronica. La Fatturazione Elettronica o e-Invoicing è una parte fondamentale del processo di trasformazione digitale. Il suo impiego si va estendendo grazie all’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra aziende e pubblica amministrazione (B2G). Tuttavia, grazie ai suoi molteplici vantaggi operativi (efficienza, riduzione dei costi, automazione dei processi, eliminazione degli errori, riduzione dei tempi...), la Fattura Elettronica sta diventando sempre più diffusa nelle relazioni business-to-business (B2B) e viene richiesta in misura sempre maggiore dalle grandi aziende ai loro fornitori.
• Adempimenti fiscali elettronici. A livello globale, le amministrazioni pubbliche richiedono ai contribuenti di completare alcune procedure per via telematica. Diverse soluzioni di scambio elettronico dei dati automatizzano il processo di creazione e dichiarazione dei dati e dei documenti fiscali e tributari alle autorità competenti, rispettando anche i requisiti in costante cambiamento che devono essere implementati, garantendo il minor impatto possibile sull'attività dell'azienda.

La spinta del settore pubblico nella digitalizzazione

La Pubblica Amministrazione ha svolto un ruolo importante nel processo di digitalizzazione delle imprese, ad esempio, con l'implementazione della Fatturazione Elettronica negli appalti pubblici nell'Unione Europea, tramite la Direttiva 2014/55/UE, che obbliga gli Stati membri a stabilire sistemi di Fatturazione Elettronica basati su uno standard comune europeo. Un altro esempio è la tassazione elettronica, molto diffusa in America Latina, per un maggiore controllo delle Autorità fiscali al fine di prevenire l'evasione fiscale. Ciò ha portato a una legislazione che impone lo scambio elettronico di dati in ambito B2G e ha favorito il passaggio in ambito B2B.

Allo stesso tempo, l'impatto della trasformazione digitale si è evoluto a ritmi diversi a seconda dei settori, con la logistica e il retail che risultano i più avanzati, spinti dalla necessità di essere più competitivi in un mercato globalizzato.

L'avvio di un processo di digitalizzazione nelle aziende richiede pianificazione, strategia e un cambiamento di mentalità per migrare verso un diverso modo di operare, quindi è importante disporre della consulenza e del supporto di un'azienda specializzata in questo processo.

Uno dei principali vantaggi delle soluzioni EDI è la scalabilità. EDICOM sviluppa progetti di comunicazione B2B su misura per ogni cliente, in base alla sua realtà e alle sue necessità presenti e future. Grazie a un’infrastruttura tecnologica ospitata su cloud, nei server del provider, le prestazioni raggiungibili con l’EDI vengono integrate, adattate e potenziate a seconda delle necessità.

Il punto di partenza per avviare la digitalizzazione può essere quindi un’esigenza specifico o un obbligo di legge, come ad esempio la necessità di emettere Fattura Elettronica in qualità di fornitore della Pubblica Amministrazione o gli adempimenti fiscali, mentre il passaggio ad altre aree gestionali può avvenire in modo graduale.

Soluzioni EDI

EDICOM, fornitore globale di soluzioni EDI, è specializzato nella consulenza e nell'implementazione di progetti di digitalizzazione in aziende di diversi settori e che operano in uno scenario multi-mercato. Le soluzioni EDI di EDICOM hanno consentito l'ottimizzazione e la redditività dei processi commerciali e operativi di migliaia di aziende.

EDICOM ha sviluppato soluzioni di e-Invoicing globali, in grado di operare in ambienti multinazionali e per ogni tipo di azienda, rendendo possibile anche l'invio di Fatture Elettroniche a clienti privi di una soluzione tecnologica per la loro ricezione.

EDICOM Global VAT Platform. Si tratta di una piattaforma di comunicazione elettronica B2B2G con funzionalità EDI per automatizzare le comunicazioni con gli organismi tributari, con la possibilità di adattarsi ai diversi sistemi fiscali locali a livello globale.

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) per un’archiviazione elettronica certificata. La dematerializzazione è un processo intrinseco alla digitalizzazione. I documenti elettronici devono essere conservati in modo sicuro e la loro autenticità deve essere garantita in modo da avere la stessa validità di un documento analogico. In molti casi, l’archiviazione elettronica è soggetta a requisiti di legge che variano in base al paese e la soluzione di EDICOM è in grado di garantire il rispetto anche di questi.

*I contenuti di questa pubblicazione sono di esclusiva responsabilità di EDICOM e non riflettono necessariamente l'opinione dell'Unione Europea.