La fattura elettronica B2B e B2C in Vietnam

In Vietnam, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le imprese dal luglio 2022, diventando così uno dei Paesi pionieri della regione asiatica.

Il Vietnam ha avviato il suo progetto di fatturazione elettronica nel 2018 tramite l'approvazione del Decreto 119. Secondo il nuovo Decreto, il termine di adeguamento per le aziende è stato esteso di due anni. Il Decreto rappresenta un passo decisivo per il Vietnam che servirà a far progredire la digitalizzazione ed a rendere la fatturazione elettronica una pratica comune nel settore pubblico e privato (B2B2G). L'obiettivo del decreto è quello di aumentare la competitività delle imprese e combattere la frode fiscale.

Obbligo di fatturazione elettronica in Vietnam

A partire da luglio 2022, è obbligatorio emettere fatture elettroniche per le organizzazioni, le aziende e i privati che forniscono beni o servizi. 

A partire da tale data, le organizzazioni, le aziende ed i privati che forniscono beni o servizi saranno tenuti ad emettere fatture elettroniche. Le fatture stampate dai contribuenti, le fatture prestampate e quelle acquistate dall'Amministrazione fiscale non saranno più valide

Per poter emettere le fatture elettroniche, i contribuenti devono prima registrarsi sul sito web del General Department of Taxation (GDT) e ricevere l'approvazione.

La normativa stabilisce due tipi di fatture: le fatture con codice identificativo GDT e le fatture senza codice identificativo GDT.

Il codice identificativo viene rilasciato dall'Ammistrazione fiscale sulla base delle informazioni fornite dai contribuenti nella fattura elettronica. Tale codice deve essere aggiunto alla fattura elettronica prima che venga inviata all'acquirente.

I clienti di EDICOM non dovranno generare codici di identificazione per le loro fatture, poiché EDICOM opera attraverso un canale certificato dall'Autorità fiscale vietnamita, cosa che semplifica e snellisce il processo di generazione ed integrazione delle fatture elettroniche.

Caratteristiche della fatturazione elettronica in Vietnam

Per quanto riguarda i requisiti tecnici, la Circolare nº 68/2019 / TT-BTC del Ministero delle Finanze predispone l'attuazione della fatturazione elettronica nel Decreto 119.

Le fatture elettroniche in Vietnam sono in formato XML, e tra le caratteristiche tecniche che devono soddisfare vi sono l’inclusione di una firma digitale e che devono essere archiviate e conservate in modo sicuro per un periodo di 10 anni.

I contribuenti devono trasmettere i dati delle fatture elettroniche all'Autorità fiscale direttamente o tramite un provider di servizi autorizzato.

La scadenza del 31 ottobre offre un'importante opportunità per passare alla fatturazione elettronica in modo fluido e sicuro, in conformità con le disposizioni del Decreto 119.

Fattura elettronica B2C per Punti Vendita in Vietnam

Per quanto riguarda la fattura elettronica generata nei punti vendita (POS), essa non è obbligatoria, ma è consentita per alcune tipologie di imprese. Le società e i professionisti che forniscono beni o servizi direttamente ai consumatori sono autorizzati a utilizzare le fatture elettroniche emesse dai registratori di cassa dei punti vendita (clausola 2, articolo 8 della Circolare 78/2021/TT-BTC). Rientrano in questo ambito attività quali centri commerciali, supermercati, vendita al dettaglio di beni di consumo, alimenti e bevande, ristoranti, alberghi, vendita al dettaglio di farmaci moderni, servizi di intrattenimento e relax e altri servizi.

Le fatture elettroniche generate dai registratori di cassa alle autorità fiscali devono soddisfare determinate condizioni:

• La fattura elettronica deve essere chiaramente riconoscibile come generata da un registratore di cassa POS.
• La firma digitale è facoltativa, non obbligatoria.
• Le spese indicate nella fattura elettronica possono essere considerate spese (nel contesto degli obblighi fiscali) se accompagnate da una sufficiente documentazione di supporto.

L'implementazione della fatturazione elettronica dai registratori di cassa è avvenuta in due fasi:

1. Entro fine marzo 2023: impatto su ristorazione, alberghiero, centri commerciali, supermercati e dettaglianti (B2C).
2. Dal 01/04/2023: altre aziende ed entità commerciali.

EDICOM può aiutarti a gestire la generazione e l'emissione di fatture B2C in modo integrato e automatico, sia verso la GDT che per l'invio al cliente finale per il relativo download. Se desideri saperne di più sul funzionamento di questo processo, contattaci.

Quali sono i requisiti per i provider di servizi di fatturazione elettronica in Vietnam?

Il provider di servizi di fatturazione elettronica deve rispettare tutti i requisiti finanziari, legali e tecnici stabiliti dall'Autorità fiscale.

I requisiti tecnici per un provider di servizi di fatturazione elettronica includono la garanzia di quanto segue:

• Connettività sicura. Garantire la connettività con la GDT h24, 7 giorni su 7.

• Accesso multidispositivo. Supportare diversi tipi di dispositivi, come computer, tablet e smartphone degli utenti.

• Connessioni sicure. Mantenere la riservatezza e l'integrità dei dati scambiati tra i partecipanti.

• Disporre di un sistema di recupero dei dati.

• Conservazione delle fatture. Servizi di archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche che garantiscano la sicurezza e l'integrità dei documenti. I dati archiviati devono essere disponibili anche per la consultazione online.

• Il tuo provider deve rispettare tutti i requisiti sugli standard di connessione dati emessi dal Ministero delle Finanze.

EDICOM, partner di riferimento per la fatturazione elettronica in Vietnam

Per le aziende e le organizzazioni che operano in Vietnam, EDICOM offre una soluzione tecnologica adatta ai requisiti del Paese, sia B2B che B2C. Ecco come funziona il processo:

1. La piattaforma si integra con il sistema gestionale o ERP dell'azienda cliente e riceve i dati richiesti.
2. EDICOM trasforma i dati nel formato XML definito dalla GDT.
3. Alla fattura strutturata vengono applicati una firma digitale e un codice di identificazione univoco.
4. Viene inviata alla GDT per la convalida.
5. Una volta convalidata, la fattura viene ricevuta e reintegrata nell'ERP dell'azienda.
6. Parallelamente, EDICOM fornisce servizi per inviare automaticamente la fattura convalidata al destinatario.

EDICOM, fornitore di serviziEDI (electronic data interchange) e di Fatturazione elettronica, fornisce soluzioni ad aziende e organizzazioni pubbliche in oltre 80 paesi, garantendo la piena conformità alla fatturazione elettronica.

Per le aziende e le organizzazioni che operano in Vietnam, EDICOM offre una soluzione informatica adatta ai requisiti normativi del Paese.

Tramite la piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM il sistema genera fatture elettroniche, le invia all'hub del GDT, riceve i dati dal GDT ed invia le fatture agli acquirenti.

EDICOM sviluppa le sue soluzioni come ASP (application service provider) e garantisce una disponibilità del sistema del 99,9%, e l'accesso al servizio da qualsiasi parte del mondo grazie alla sua solida infrastruttura.

La piattaforma si integra con il sistema gestionale o ERP dell'azienda e trasforma le informazioni fornite dagli utenti negli standard richiesti dal cliente. Ciò avviene tramite sistemi di mappatura che adattano i dati ERP a formati specifici, e comprende la firma elettronica, la registrazione dei codici per il monitoraggio fiscale, l'autenticità e l'integrità dei documenti.

EDICOM offre anche un servizio di archiviazione delle fatture originali inviate e ricevute. Il servizio consente di visualizzare, gestire e recuperare in modo semplice e veloce tutte le fatture elettroniche archiviate.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?

L'implementazione della fatturazione elettronica offre alle aziende molti vantaggi che si sommano alla riduzione dei costi.

• Tra questi, i risparmi diretti derivanti dall'eliminazione della carta, della stampa, dell'invio delle fatture per posta, dell'archiviazione, ecc.
• L'automatizzazione del processo significa anche aumentare la produttività degli uffici amministrativi e liberare più tempo per altre attività.
• L'automazione ed integrazione dei processi di ricezione delle fatture. I documenti elettronici possono essere integrati automaticamente con i sistemi interni e con la contabilità. Le fatture vengono preparate per il pagamento quasi senza alcun intervento umano.
• Aumento dell'efficienza ed eliminazione degli errori umani grazie all'automazione ed all'elaborazione completamente integrata.
• Tempi di consegna e di pagamento più brevi. I processi di emissione e ricezione sono più efficienti ed immediati. Eliminazione degli errori nella generazione delle fatture e nella loro registrazione in contabilità. Riduzione dei tempi di pagamento.
• Maggiore sicurezza. Le fatture vengono inviate su reti private o utilizzando protocolli specifici come AS2, FTPS, Web Services, VAN (Value Added Network), ecc. La firma digitale garantisce inoltre l'integrità, l'origine e l'autenticità delle fatture.
• Archiviazione flessibile e sicuro in conformità alle disposizioni di legge. I documenti originali e firmati vengono conservati almeno per il tempo previsto dalle normative vigenti. In questo modo si riducono i costi di archiviazione e si facilita la consultazione delle vecchie fatture.
• Viene eliminato inoltre il rischio di perdere i documenti fisici grazie all'archiviazione sicura ed alla visualizzazione delle fatture in formato elettronico.