L'EDI come strumento di cambiamento per il trasporto marittimo e portuale

L'EDI (Electronic Data Interchange) è uno strumento prezioso per ottimizzare le operazioni di importazione ed esportazione nei porti. 

Il 90% del commercio mondiale viene trasportato via mare. I porti sono motori di crescita per le economie e le loro comunità portuali lavorano per trasformarli in punti di riferimento per le principali compagnie di navigazione. Fattori esterni, come la loro posizione geografica, li rendono potenziali hub nella loro area di influenza per il traffico mondiale.

È il caso di Panama, che ha saputo sfruttare la posizione geografica del Paese. Molti dei suoi porti, situati intorno agli ingressi del Canale di Panama, sull'Atlantico e sul Pacifico, si sono specializzati nella movimentazione di container, diventando un centro di ricezione e trasferimento internazionale. Secondo l'Autorità Marittima di Panama (AMP), Panama sta per diventare il principale hub di trasbordo di container dell'America Latina e dei Caraibi.

Tuttavia, altri fattori interni, come lo sviluppo delle loro infrastrutture e l'efficienza della movimentazione dei carichi, possono fare la differenza tra i porti come principali gateway per l'ingresso e l'uscita di queste merci. L'EDI (Electronic Data Interchange) è uno strumento prezioso per ottimizzare le operazioni di importazione ed esportazione nei porti. I flussi di informazioni che si verificano intorno alla movimentazione delle merci nei porti e il coinvolgimento di diversi agenti pubblici e privati stanno spingendo l'uso della tecnologia per lo scambio sicuro di documentazione nel trasporto marittimo. L'EDI consente una gestione efficiente delle informazioni e più partner della catena logistica implementano questo sistema di comunicazione, maggiori saranno i benefici.

Obiettivi dello scambio elettronico di dati (EDI)

L'ecosistema logistico, e in particolare quello del trasporto marittimo, richiede un controllo esaustivo delle informazioni che vengono trasmesse in varie direzioni e a diversi agenti, in modo che le loro azioni convergano verso lo stesso obiettivo: che il carico arrivi a destinazione in tempo e senza costi aggiuntivi. Le soluzioni EDI semplificano questo scambio di informazioni, consentendo l'integrazione dei sistemi informativi di tutte le aziende coinvolte nella catena logistica, ottimizzandone le operazioni e i processi di gestione.

• Automatizzazione nella generazione, l'invio, la ricezione e la registrazione dei documenti scambiati.
• Riduzione dei tempi di risposta
• Maggiore precisione nelle varie gestioni
• Riduzione dei costi attraverso l'ottimizzazione dei processi
• Miglior servizio ai clienti
• Riduzione dei tempi di attesa delle merci (nave, terminal, dogana)

Applicati al trasporto marittimo, i vantaggi dell'EDI sono i seguenti

• Riduzione della durata degli scali delle navi
• Aumento della produttività delle aree di stoccaggio merci (terminali, depositi, ecc.)
• Procedure amministrative più snelle e sicure
• Riduzione degli errori grazie alla generazione di informazioni in modo automatizzato
• Migliore controllo delle informazioni e quindi delle merci.
• Maggiore visibilità, tracciabilità e rintracciabilità del carico
• Integrazione di tutte le operazioni intermodali “mare-porto-terra” nello stesso flusso di comunicazione.
• Possibilità di adattare la struttura dei messaggi emessi ai nuovi sviluppi legislativi, tecnici, ecc. del settore.

Attori e messaggi nel trasporto marittimo

Il trasporto marittimo di merci coinvolge diversi agenti, ciascuno con una funzione specifica: mittenti (importatori/esportatori), compagnie di navigazione, destinatari, terminali, spedizionieri, vettori terrestri, autorità portuali e doganali, tra gli altri.

Nel corso delle operazioni, vengono scambiati diversi messaggi e documenti specifici del settore marittimo. Grazie all'utilizzo di standard come EDIFACT, X12, XML, ecc. tutti gli attori possono scambiare transazioni attraverso la trasmissione sicura di messaggi progettati per l'integrazione automatica con i sistemi di gestione.

Si tratta di messaggi strutturati, ciascuno con uno scopo specifico. Ad esempio: istruzioni di booking e istruzioni di imbarco. Attraverso lo scambio di messaggi tra lo spedizioniere/agente doganale e il destinatario. Consente agli spedizionieri e ai caricatori di chiedere alle compagnie di navigazione di riservare lo spazio per i container da spedire e di ricevere le relative risposte.

Il flusso di booking basato su uno scambio di messaggi EDIFACT sarebbe il seguente:

• Lo spedizioniere o il broker doganale richiede la prenotazione dello spazio al destinatario o alla compagnia di navigazione tramite il messaggio IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking) con la sua funzione di richiesta di booking;
• Il destinatario conferma il booking allo spedizioniere/agente doganale tramite un messaggio IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation);
• Lo spedizioniere invia le istruzioni di spedizione con il messaggio IFTMIN (International Forwarding and Transport Message Instructions) al destinatario.
• Dopo la spedizione della merce, il destinatario emette una bozza di polizza di carico (Bill of lading o BL) allo spedizioniere, tramite un messaggio IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status).

Quali altre operazioni della catena logistica possono trarre vantaggio dall'uso dell'EDI?

Gestione degli scali delle navi

Attraverso lo scambio di messaggi tra la compagnia di navigazione e l'autorità portuale e altri enti competenti (Capitaneria di Porto, ecc.), è possibile richiedere l'autorizzazione allo scalo e all'ormeggio della nave e inviare la documentazione necessaria per effettuare lo scalo, nonché ricevere i relativi permessi. Vengono utilizzati i messaggi BERMAN (Berth Management message).

Invio delle liste di carico e scarico delle merci

Tramite messaggi tra il destinatario e il terminale di carico. Consente ai destinatari di inviare ai terminali l'elenco di carico e scarico della nave, con le relative conferme di ricezione. Vengono utilizzati i messaggi COPRAR (Container discharge/loading order message). Al termine delle operazioni di carico o scarico della nave da parte del terminale, viene inviato un messaggio alla società destinataria, con i dettagli delle operazioni di carico o scarico effettuate. Vengono utilizzati i messaggi COARRI (Container discharge/loading report).

Manifesto di carico

Si tratta di un requisito per controllare la partenza delle merci in esportazione o in trasbordo via mare. Questo documento riporta l'elenco delle merci che compongono il carico e contiene i dati commerciali delle merci. La società destinataria deve presentare questa dichiarazione all'Autorità Portuale. Tramite i messaggi IFCSUM (International Forwarding and Consolidation Summary message) e CUSCAR (Customs Cargo message). La risposta della dogana viene trasmessa con il messaggio CUSRES (Customs Response message).

Notifiche di spedizione

D'altra parte, la Dogana notifica all'Autorità Portuale le dichiarazioni doganali sdoganate e i container a cui si riferiscono. A questo scopo viene utilizzata una funzione specifica del messaggio CUSRES.

EDICOM, specialista in EDI logistico

EDICOM, in qualità di fornitore specializzato in soluzioni EDI, collabora con le aziende del settore logistico e risponde alle esigenze specifiche della loro attività. In uno scenario così complesso, è fondamentale disporre di sistemi efficienti che automatizzino i processi di comunicazione e le dichiarazioni di movimento delle merci. Sono molte le aziende che, grazie all'EDI, hanno ottimizzato la comunicazione delle operazioni logistiche con la propria comunità di clienti.

Con la soluzione EDI in modalità SaaS di EDICOM, è possibile gestire tutte le transazioni in modo agile e integrato dal proprio ERP. L'applicazione garantisce l'integrazione dei documenti elettronici con il tuo ERP, automatizzando i processi di importazione ed esportazione dei record dai messaggi scambiati con i tuoi partner. In questo modo, la generazione dei record nell'ERP al momento della ricezione delle transazioni, e la costruzione di questi quando sono in uscita, avviene senza alcun intervento umano, restando perfettamente registrati nel tuo sistema informatico interno, in conformità con le tue procedure di gestione.
Inoltre, la rete privata EDICOMNet facilita la connessione con qualsiasi partner per lo scambio di transazioni elettroniche in ambienti B2B e include servizi di connettività con le amministrazioni pubbliche (enti pubblici, municipi, dogane, ecc.).