Come inviare fatture in PDF con valenza legale

A causa dell'accelerazione della trasformazione digitale determinata dalla crisi sanitaria del 2020, molte aziende non sono più disposte ad inviare fatture cartacee ai propri clienti. La maggior parte delle aziende che continuano a utilizzare le fatture cartacee lo fanno perché una parte della loro base di clienti non dispone delle risorse tecniche per ricevere documenti commerciali in modo automatizzato tramite EDI.

Informazioni su Business@Mail

Le aziende devono affrontare la sfida di inviare le fatture a tutti i loro clienti in modo digitale, sicuro e legale. Questo può essere particolarmente complesso quando si ha a che fare con clienti finali il cui unico mezzo di comunicazione è l'e-mail. Per risolvere questo problema è stata creata la soluzione Business@Mail, una piattaforma di comunicazione che consente la pubblicazione e l'invio automatico, sicuro e legalmente valido di fatture elettroniche in formato pdf.

Business@Mail si integra con la tua soluzione EDI e il tuo ERP automatizzando l'invio del 100% delle fatture a tutti i tuoi clienti. 

Business@Mail offre diverse opzioni a seconda delle esigenze della tua azienda e delle caratteristiche dei tuoi clienti, consentendo di raggiungere in elettronico il 100% dei tuoi interlocutori.

Integrate con l'ERP aziendale, attraverso la nostra soluzione EDI, le fatture vengono tradotte in un formato strutturato e una rappresentazione in PDF viene pubblicata in Business@Mail per essere consultata dai clienti che non dispongono di una soluzione EDI.

Ogni volta che una nuova fattura viene messa a disposizione dei clienti sul portale Business@Mail, i clienti vengono avvisati con un'e-mail che consente loro di accedere direttamente alla visualizzazione, al download e alla stampa del documento.

Business@Mail gestisce la pubblicazione e l'archiviazione delle fatture con firma elettronica, fornendo una soluzione in linea con la legislazione vigente in ogni caso.

Anche il servizio di firma delegata di EDICOM semplifica il processo di firma elettronica delle fatture. Attraverso questo servizio, i clienti autorizzano EDICOM a firmare i documenti per loro conto, evitando così la gestione e la manutenzione di certificati elettronici o dispositivi di firma.

Come funziona l'invio automatizzato di fatture in PDF

• Il mittente genera il 100% delle proprie fatture secondo i propri processi abituali, trasferendo i dati a EDICOM.
• Il software EDICOM trasforma i dati e riconosce i destinatari di ogni fattura.
• Le fatture indirizzate ai clienti che non dispongono di una soluzione EDI vengono pubblicate in Business@Mail.
• Il cliente viene informato via e-mail con un messaggio che include un link alla fattura pubblicata per la consultazione, il download o la stampa.

Pieno controllo dello stato delle fatture

I mittenti potranno conoscere in ogni momento lo stato delle loro fatture elettroniche. Grazie a un sofisticato sistema di riscontri, è possibile controllare la tracciabilità dell'intero processo:

• Notifica di avvenuta pubblicazione della fattura sulla piattaforma.
• Notifica relativa alla consultazione, il download o la stampa del documento.
• Notifica del numero di documenti pubblicati che non sono stati letti.
• Avvisi inviati senza risposta.

Tutte le notifiche possono anche essere integrate nel sistema di fatturazione del cliente, abilitando così il controllo di ciascun documento direttamente dall'ERP.

Una soluzione win-win per aziende e clienti

Business@Mail è una soluzione win-win che offre molteplici vantaggi sia alle aziende che desiderano eliminare l’invio di fatture cartacee, sia ai clienti che non dispongono di soluzioni EDI per la ricezione di documenti strutturati. Con Business@Mail non solo è possibile inviare fatture in formato PDF, ma anche qualsiasi altro documento commerciale.

Unisciti alle migliaia di aziende che già utilizzano Business@Mail, la soluzione paperless che facilita la digitalizzazione delle aziende, ottimizzando le loro risorse e migliorando la comunicazione con i loro clienti.

L'utilizzo di Business@Mail è vantaggioso per entrambe le parti, in quanto rende il processo di invio e ricezione delle fatture molto più efficiente.

Vantaggi per le aziende

1. Invio di documenti EDI al 100% dei partner.
2. Riduzione dei costi di gestione e di invio rispetto alle fatture cartacee.
3. Automazione dell'intero processo di fatturazione.
4. Riduzione dei tempi di emissione, consegna e incasso.
5. Tracciabilità totale dello stato dei messaggi.

Vantaggi per i clienti

1. Notifica via e-mail della ricezione delle fatture.
2. Visualizzazione, consultazione e stampa di documenti commerciali in formato pdf.
3. Conservazione legale elettronica dei documenti per il periodo stabilito dalla legge.
4. Accesso gratuito.
5. Funzionamento semplice e intuitivo.
6. Ambiente abilitato alla ricezione di documenti da più mittenti.

Invio automatico di fatture in formato PDF agli indirizzi e-mail dei clienti

Lo strumento consente anche di inviare le fatture come allegato PDF direttamente agli indirizzi e-mail dei clienti.

Questa opzione non permette di mantenere la tracciabilità dello stato in cui si trova la fattura dal momento dell'invio fino alla consultazione finale da parte del cliente.