I vantaggi dell’uso della marca temporale nei documenti

La digitalizzazione richiede nuovi meccanismi che garantiscano l'autenticità delle informazioni. La firma, i sigilli, i controlli incrociati o il registro di entrata dei documenti fisici devono avere la stessa validità e supporto legale anche quando si opera a livello digitale. Esistono tra questi sistemi in grado di preservare la riservatezza, l'integrità e l'autenticità e la marca temporale elettronica, resa disponibile da un fornitore di servizi affidabile.

La marca temporale (Timestamping) conferma l'esistenza dei dati e la loro non alterazione durante un periodo di tempo. Questo sistema rientra nei servizi fiduciari per le transazioni elettroniche, che in Europa è normato dal regolamento eIDAS n. 910/2014. Questa normativa mette a disposizione un quadro legale allo scopo di rendere più sicure le transazioni elettroniche tra cittadini, aziende e settore pubblico. 

Oltre alla marcatura temporale, eIDAS regola altri meccanismi di identificazione come la firma elettronica o i sigilli elettronici per garantire un'interazione sicura nell'ambiente digitale. 

eIDAS norma anche la figura del fornitore di servizi fiduciari qualificato: una persona fisica o giuridica che fornisce servizi fiduciari. Questa deve disporre della capacità tecnica e delle certificazioni necessarie per applicare meccanismi fiduciari alle transazioni elettroniche. 

Nella marca temporale elettronica, il fornitore di servizi fiduciari qualificato agisce come soggetto terzo che testimonia l'esistenza di determinati dati elettronici in una precisa data e ora. 

Vantaggi dell’applicazione della marca temporale 

• Fornisce garanzie legali. Una marca temporale elettronica fornisce ai documenti la prova legale che questi sono rimasti invariati a partire dall’applicazione di questo meccanismo di sicurezza.
• Integrità. Garantisce inoltre l'integrità totale di un documento archiviato, assicurando che il suo contenuto non è stato modificato o alterato a partire dall’applicazione della marca temporale.
• Migliora la competitività dell'azienda o dell'organizzazione che la applica in quanto garanzia di sicurezza per clienti e fornitori. 

Come viene applicata la marca temporale elettronica?

EDICOM offre servizi di marcatura temporale elettronica in qualità di Autorità di certificazione e Fornitore di servizi fiduciari eIDAS.

Il regolamento eIDAS stabilisce che una marca temporale elettronica qualificata deve essere conforme a questi requisiti: 

• Correlare la data e l’ora ai dati, in modo da eliminare razionalmente la possibilità che questi possano essere modificati senza che tale azione venga rilevata. 
• Basarsi su una fonte di informazione temporale collegata al Tempo Universale Coordinato. 
• Essere stata firmata con l'uso di una firma elettronica avanzata o siglata con una marca elettronica avanzata del fornitore di servizi fiduciari qualificato o con qualsiasi metodo equivalente. 

La procedura per richiedere l'applicazione del timestamping prevede: presentazione del riepilogo, impronta o hash del documento. Una volta ricevuto, EDICOM applica il servizio di Marcatura temporale elettronica in qualità di Autorità di Certificazione. Aggiunge la firma di EDICOM in qualità di Autorità di Certificazione e il suo certificato, quindi procede con l’invio al cliente.

La marca temporale elettronica ha svariate applicazioni 

Vi sono molte attività e rapporti, sia nella sfera privata, sia in quella pubblica, che richiedono questo meccanismo di certificazione oppure nei quali la sua applicazione è una garanzia in situazioni di controversia. 

Mentre la firma elettronica è un meccanismo di certificazione che fornisce autenticità, integrità e non ripudio, in assenza di una marca temporale elettronica, l'ora e/o la data in cui il documento è stato firmato non può essere accreditata legalmente, né si può assicurare che il documento non sia stato alterato dal momento in cui è stato presentato all'Autorità di marcatura temporale.

In qualsiasi processo in cui è fondamentale certificare che un documento o determinati dati digitali esistessero in un preciso momento e nella forma in cui sono stati presentati, la marca temporale elettronica soddisfa appieno la sua funzione.

Uno degli usi più diffusi delle marche temporali è l’applicazione nel processo di archiviazione delle Fatture Elettroniche. La maggior parte dei paesi richiede che le Fatture Elettroniche siano conservate per un periodo di tempo minimo, garantendo la loro integrità e autenticità attraverso l'applicazione di marche temporali elettroniche.

Per esempio, nel caso della firma di un accordo, è importante anche registrare il momento in cui entrano in vigore obblighi e diritti contrattuali.

Per la protezione della proprietà intellettuale, applicare una marca temporale su un'opera letteraria è una garanzia in caso di plagio. 

Oppure è utile nel settore delle assicurazioni, sia quando si stipulano polizze assicurative, sia per sostenere le prove peritali in caso di sinistri. Per esempio, può essere fondamentale dimostrare con esattezza l'ora in cui sono state scattate delle fotografie.