Fatturazione elettronica in Kenya: come rispettare la normativa

La Kenya Revenue Authority (KRA) ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per tutti i contribuenti IVA registrati. Per garantire la tracciabilità e l'autenticità di ogni transazione commerciale, il governo ha implementato il Tax Invoice Management System (TIMS), un modello avanzato di audit in tempo reale.

Che cosa è il TIMS e come funziona la fatturazione elettronica in Kenya?

Il Tax Invoice Management System (TIMS) è la piattaforma ufficiale per la gestione della fatturazione elettronica in Kenya. Attraverso questa soluzione, la KRA richiede che ogni transazione commerciale effettuata dalle imprese con partita IVA venga segnalata in tempo reale alle autorità fiscali.

TIMS si avvale di dispositivi elettronici di controllo fiscale, noti come Electronic Tax Registers (ETR) o Unità di Controllo, che si integrano con i sistemi di fatturazione delle aziende. Questi dispositivi convalidano, firmano digitalmente, crittografano e trasmettono immediatamente le informazioni presenti su ciascuna fattura alla KRA.

Requisiti della KRA per i contribuenti

Per essere conformi alla fatturazione elettronica in Kenya, è necessario tenere conto di diversi requisiti imposti dalla KRA (Kenya Revenue Authority):

• Avere un dispositivo TIMS certificato: È essenziale disporre di un Electronic Tax Register (ETR) aggiornato, noto come Unità di Controllo Fiscale, integrato nel sistema di fatturazione. Questo dispositivo, approvato dalla KRA, è responsabile della convalida, della firma digitale, della crittografia e dell'invio in tempo reale di ogni fattura elettronica all'autorità fiscale.
• Includere i dati obbligatori in ogni fattura elettronica: Le nuove fatture elettroniche devono contenere alcuni campi obbligatori per essere valide. Tra questi, il codice fiscale dell'acquirente, il numero di serie dell'unità di controllo (ETR) utilizzata, il numero di fattura univoco assegnato e un codice QR generato dal sistema. Questi elementi consentono alla KRA e al destinatario di verificare l'autenticità della fattura. Inoltre, è richiesta una firma elettronica per ogni fattura, a garanzia dell'integrità e della non alterazione del documento originale.
• Conservazione elettronica dei registri: È necessario conservare le fatture elettroniche per almeno 5 anni in formato digitale, nel rispetto della normativa fiscale.

Calendario per la fatturazione elettronica obbligatoria in Kenya

L'implementazione del TIMS è stata effettuata in più fasi tra il 2021 e il 2022, con un periodo di transizione per consentire ai contribuenti di adattarsi. A partire dal 30 novembre 2022, l'utilizzo della fatturazione elettronica tramite il sistema TIMS è obbligatorio per tutte le aziende con partita IVA.

Il mancato rispetto di queste normative può comportare sanzioni finanziarie e azioni legali; pertanto, è essenziale disporre di una soluzione che garantisca la conformità normativa automatizzata.

EDICOM: Soluzione globale di fatturazione elettronica

L'esperienza del Kenya con il modello TIMS riflette una tendenza globale sempre più consolidata: la transizione verso ambienti fiscali digitali e automatizzati. In questo scenario, le aziende che operano in mercati diversi si trovano ad affrontare la sfida di adattarsi a normative locali eterogenee, ciascuna con i propri requisiti tecnici e legali. Data questa complessità, disporre di una soluzione tecnologica centralizzata e flessibile diventa un fattore chiave per la competitività e l'efficienza.

EDICOM risponde a questa esigenza con una piattaforma globale di fatturazione elettronica progettata per gestire in modo fluido i processi fiscali in oltre 80 paesi. Grazie alla sua architettura scalabile e all'approccio basato sul cloud, la soluzione integra l'emissione, la convalida, la firma e l'archiviazione delle fatture elettroniche da un unico ambiente, personalizzato in base alle specifiche normative di ciascuna amministrazione fiscale. Ciò semplifica notevolmente le operazioni aziendali, eliminando la necessità di mantenere sistemi separati per ogni regione.

Inoltre, la soluzione EDICOM viene costantemente aggiornata per garantire la conformità legale a qualsiasi evoluzione normativa, offrendo alle organizzazioni tranquillità e certezza del diritto. Questa adattabilità, unita a un elevato livello di automazione, riduce gli errori, velocizza i cicli di fatturazione e ottimizza le risorse destinate alla gestione fiscale.