Cosa sono le bolle di consegna elettroniche e perché usarle

Le bolle di consegna elettroniche sono documenti che fanno parte dello scambio di informazioni nel processo di distribuzione delle merci. In particolare, la bolla di consegna accompagna la merce in transito verso il cliente e consente di verificare che la merce ricevuta corrisponda effettivamente all'ordine di acquisto.

Nella catena logistica, i diversi messaggi scambiati tra gli agenti coinvolti nella distribuzione dei prodotti sono essenziali per garantire il successo delle operazioni. Grazie alla tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) i messaggi elettronici sono immediati, grazie ad un sistema sicuro ed efficiente.

Le bolle di consegna o avvisi di spedizione hanno nomi diversi quando si tratta di messaggi EDI, a seconda dello standard utilizzato. Ad esempio, nello standard X12, lo standard più utilizzato nel mercato statunitense, è denominato 856 ASN; nello standard EDIFACT, diffuso in Europa, è noto come DESADV o Despatch Advice.

Le bolle di consegna contengono tutte le informazioni necessarie all’azienda. In generale, il messaggio deve contenere il mittente della merce, il destinatario, la data e l'ora della consegna, qual è il prodotto o i prodotti inviati e un codice che li identifichi. A seconda del prodotto è possibile aggiungere date di scadenza, elenco di tutti i prodotti sul pallet, ecc. Maggiori sono le informazioni, migliore è la tracciabilità delle operazioni commerciali e l'ottimizzazione della catena logistica.

La funzione del messaggio DESADV o Despatch Advice è quella di informare il cliente della spedizione della merce. Allo stesso tempo offre molti vantaggi sia per i clienti che per i fornitori.

Vantaggi dell'utilizzo della bolla di consegna elettronica per i clienti:

Sicurezza. Permette di verificare la corrispondenza tra la merce che si riceverà e l’ordine d’acquisto. Con EDI, entrambi i documenti sono tracciati in modo che, in caso di discrepanze, il cliente riceva un avviso.

Previsione. Permette di controllare l'arrivo del materiale in quanto questo messaggio informa quando sarà pronto per essere inviato o quando è stato inviato.

Pianificazione. I magazzini o i reparti corrispondenti possono pianificare in anticipo lo scarico dei nuovi prodotti, in quanto dispongono delle informazioni in anticipo. In questo modo è possibile essere più agili nel processo di ricezione, ottimizzando lo spazio e le risorse umane. Favorisce anche il controllo dello stock.

Controllo finanziario. Consente il controllo tra la merce consegnata e le fatture ricevute. Il messaggio è integrato nel sistema informativo di gestione degli acquisti.

Vantaggi dell'utilizzo della bolla di consegna elettronica per il fornitore:

Ottimizzazione nella gestione della consegna dei prodotti, grazie a un'azione più rapida, in quanto l'EDI permette di lavorare in modo automatizzato.

Garanzia di consegna dell'ordine. Quando il cliente riceve l’avviso di spedizione risponde con una conferma, snellendo così il processo. Questo documento di conferma è una garanzia che la merce è stata consegnata.

Riduzione del ciclo di raccolta. L'automazione dei processi di verifica degli ordini da parte di entrambe le parti (cliente e fornitore) contribuisce a un processo di fatturazione più veloce.

Come si integra il messaggio DESADV nella soluzione EDI?

• Dall'ordine di acquisto (order) emesso dal cliente viene generata nell'ERP del fornitore una bolla di consegna, selezionando il numero di unità effettive da spedire.
• La soluzione EDI del fornitore elabora i dati della bolla di consegna e li trasmette automaticamente a destinazione nel formato che il cliente si aspetta di ricevere. Il messaggio viene integrato automaticamente nel Sistema Gestionale del cliente.
• Il cliente verifica la spedizione confrontandola con l'ordine iniziale. Questo processo è di solito totalmente automatico, poiché tutti i documenti commerciali generati via EDI sono tracciati (ordine, bolla di consegna, fattura...).
• Il fornitore riceve un avviso che indica che le verifiche sono corrette. Nel caso in cui ci sia una discrepanza tra l'ordine di acquisto e la notifica di spedizione, il cliente emetterà un avviso e l'errore potrà essere eliminato in anticipo.

Uno dei grandi vantaggi delle soluzioni EDI è la scalabilità. Una volta implementata questa tecnologia, l'aggiunta di nuovi messaggi consente di rendere la risorsa redditizia, al fine di ottimizzare la gestione dell'azienda. Al consueto flusso EDI (ordini di acquisto, Fatture Elettroniche) possono essere aggiunti messaggi come il DESADV.

EDICOM, fornitore di riferimento nella tecnologia EDI e nella Fatturazione Elettronica, offre due modalità di implementazione delle soluzioni EDI:

EDI integrato. È integrato con l'ERP e permette l'automazione delle transazioni, senza la necessità di modificare le procedure di lavoro interne.

EDI Web. È un'alternativa per le aziende che gestiscono un ridotto volume di operazioni. Non è necessario effettuare implementazioni tecniche in azienda. Il processo di invio e ricezione di messaggi EDI, come DESADV, avviene attraverso un ambiente web privato e sicuro.

Sempre più aziende si affidano alla tecnologia EDI sia per le proprie operazioni che nei rapporti con i propri fornitori. Uno dei vantaggi di lavorare con soluzioni EDI è la maggiore competitività in un mercato sempre più globalizzato.

Più le aziende si relazionano tra loro attraverso lo scambio elettronico di dati, più i vantaggi del sistema sono efficaci.

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