Come funziona la Fattura Elettronica in Costa Rica

La fattura elettronica in Costa Rica è un sistema regolamentato dalla DGT (Dirección General de Tributación) che mira a digitalizzare e ottimizzare i processi fiscali. Il suo utilizzo è obbligatorio per tutti i contribuenti e garantisce l'autenticità, l'integrità e la tracciabilità di ogni transazione commerciale. Grazie alla convalida in tempo reale da parte della DGT, questo sistema migliora la trasparenza fiscale e facilita il rispetto degli obblighi fiscali.

Evoluzione della fatturazione elettronica in Costa Rica

L'implementazione della fatturazione elettronica in Costa Rica è iniziata nel 2017 con un progetto pilota rivolto ai grandi contribuenti, promosso dalla DGT (Dirección General de Tributación). Questo progetto, sviluppato gradualmente per settori e attività economiche, si è concluso nel 2018 con l'obbligatorietà del sistema per tutti i contribuenti.

Da allora, i contribuenti devono emettere e ricevere fatture elettroniche attraverso il “Ministerio de Hacienda” (Ministero delle Finanze), che è responsabile della convalida di ogni documento prima dell'accettazione. La DGT supervisiona la conformità e regola l'uso di questo sistema, assicurandone il corretto funzionamento in ambito fiscale.

Come funziona il sistema di fatturazione elettronica in Costa Rica

In Costa Rica, la fatturazione elettronica è gestita dal Ministerio de Hacienda (Ministero delle Finanze), che è responsabile della ricezione, della convalida e dell'emissione delle fatture elettroniche. Questi documenti sostituiscono le fatture tradizionali e il loro utilizzo è obbligatorio per tutti i contribuenti.
Affinché una fattura elettronica, o “comprobante electrónico”, sia valida ai fini fiscali, deve essere accettata dal Ministero delle Finanze. Senza questa convalida, non può essere utilizzata a supporto dei crediti d'imposta o come spesa deducibile. Il processo di fatturazione elettronica si basa su un flusso di convalida che garantisce l'autenticità e l'integrità di ogni transazione. Il processo di convalida prevede due messaggi chiave:

• “Mensaje hacienda”: risposta del Ministero delle Finanze all'emittente elettronico, che indica se la fattura è approvata o respinta dopo la convalida della sua struttura e del suo contenuto.
• “Mensaje receptor”: conferma del destinatario della fattura, che può accettare, accettare parzialmente o rifiutare la fattura. Questo messaggio deve essere inviato alla DGT (Dirección General de Tributación) entro i primi otto giorni lavorativi del mese successivo alla transazione, secondo la risoluzione DGT-R-063-2018.

Se un “comprobante” viene rifiutato, è necessario generare un nuovo messaggio di conferma con le correzioni necessarie.

Processo di emissione della fattura elettronica in Costa Rica

Questo processo garantisce la trasparenza e la tracciabilità delle transazioni commerciali in Costa Rica, contribuendo a una maggiore efficienza nella gestione fiscale.

• L'emittente genera un file XML con la fattura elettronica e lo invia al Ministero delle Finanze (Hacienda) per la convalida.
• Hacienda esamina la struttura e il contenuto del documento e, entro un massimo di tre ore, emette un messaggio di approvazione o di rifiuto.
• Una volta convalidata, la fattura viene inviata al destinatario insieme al messaggio delle autorità fiscali.
• Il destinatario deve esaminare la fattura e inviare un messaggio di accettazione, accettazione parziale o rifiuto al Ministero delle Finanze.

Fatture elettroniche in Costa Rica: transizione alla versione 4.4

In Costa Rica, le fatture elettroniche sono documenti digitali obbligatori a supporto della vendita di beni e servizi. Emesse in formato XML, devono essere conformi alle specifiche tecniche del Ministero delle Finanze, garantendo la tracciabilità, la validità e la sicurezza di ogni transazione.

Il 1° settembre 2025, la versione 4.4 del sistema di fattura elettronica in Costa Rica è diventata obbligatoria. Questo aggiornamento sostituisce completamente la versione 4.3 e incorpora miglioramenti nell'accuratezza dei dati, una maggiore integrazione tecnologica e la conformità agli standard internazionali.

Tra le principali modifiche vi è l'introduzione del “Recibo Electrónico de Pagos” (Ricevuta Elettronica di Pagamento), pensata per documentare le transazioni con pagamenti parziali o a credito, senza sostituire l'emissione di una fattura al momento della vendita. Inoltre, i contribuenti che vendono farmaci per uso umano devono integrare i campi "Registro del farmaco" e "Forma farmaceutica" a partire dal 1° gennaio 2025, in conformità con i requisiti del Ministero della Salute.

Tipi di “comprobantes electrónicos” in Costa Rica

Il sistema di fatturazione elettronica in Costa Rica comprende diversi tipi di “comprobantes electrónicos”, ciascuno con una funzione specifica nell'ambito dell'attività commerciale:

• Fattura elettronica: il documento principale a supporto della vendita di beni e della fornitura di servizi.
• Fattura elettronica generica: fattura emessa quando l'acquirente non richiede un “comprobante” specifico. Viene dichiarata con un ID Fiscale Generico presso il Ministero delle Finanze.
• Fattura elettronica di esportazione: documento che illustra l'esportazione di beni e servizi al di fuori del territorio nazionale.
• Fattura elettronica d'acquisto: fattura emessa dagli acquirenti di beni o servizi acquistati da contribuenti che non sono obbligati a utilizzare i “comprobantes electrónicos”. Deve essere convalidato presso il Ministero delle Finanze.
• Note di credito e di debito: documenti che consentono di correggere errori, modificare importi o annullare fatture e scontrini elettronici senza alterare il documento originale.
• Scontrino elettronico: documento utilizzato esclusivamente per le vendite ai consumatori finali.
• Ricevute di accettazione o rifiuto: messaggi elettronici che confermano o rifiutano la ricezione di un “comprobante”, garantendone la validità ai fini fiscali.

Catalogo di Beni e Servizi (CAByS) in Costa Rica

Il Catalogo di Beni e Servizi (CAByS) è un sistema standardizzato creato dal Ministero delle Finanze e dalla Banca Centrale del Costa Rica per classificare in modo uniforme i prodotti e i servizi commercializzati nel Paese. Questo catalogo organizza i beni e i servizi in categorie gerarchiche e assegna un codice univoco a ciascuno di essi, insieme all'aliquota dell'Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) applicabile secondo le norme vigenti.

Tutti i contribuenti sono obbligati a inserire il codice CAByS corrispondente nelle loro fatture elettroniche, in particolare nel campo denominato "Codice prodotto/servizio". Questa misura mira a migliorare l'accuratezza della tassazione, a facilitare le verifiche e a garantire la corretta registrazione delle transazioni commerciali all'interno del sistema di fatturazione elettronica.

Fattura elettronica per la vendita di biglietti aerei

La DGT (Dirección General de Tributación) stabilisce norme specifiche per l'emissione di fatture elettroniche per la vendita di biglietti aerei, applicabili alle compagnie aeree e alle agenzie di viaggio che sono membri IATA e BSP. Nel caso di vendite dirette effettuate dalle compagnie aeree ai consumatori finali, esse devono emettere biglietti elettronici entro un periodo massimo di 48 ore, mettendoli a disposizione dei passeggeri attraverso le loro piattaforme elettroniche. Ciò consente ai viaggiatori di ottenere la fattura elettronica ogni volta che ne hanno bisogno.

Per le vendite gestite dalle agenzie di viaggio per conto delle compagnie aeree, viene stabilito un processo diverso. La compagnia aerea deve emettere un'unica fattura elettronica settimanale per ogni agenzia di viaggio, con il dettaglio del numero totale di biglietti venduti. La fattura deve includere il rapporto di fatturazione BSP come allegato obbligatorio. Da parte loro, le agenzie di viaggio devono generare una fattura elettronica per il consumatore finale al momento della vendita, specificando il numero del biglietto e i dati richiesti dal Regolamento dei “Comprobantes Electrónicos”. Le agenzie non accreditate IATA seguiranno la stessa procedura delle compagnie aeree nelle vendite dirette, assicurando che i passeggeri possano generare la fattura elettronica dai biglietti elettronici emessi entro 48 ore.

Firma elettronica e conservazione delle fatture in Costa Rica

La fatturazione elettronica in Costa Rica richiede l'utilizzo di meccanismi di sicurezza che garantiscano l'autenticità, l'integrità e la paternità delle ricevute elettroniche. A tal fine, ogni fattura deve avere una firma elettronica, che garantisca l'identità dell'emittente e impedisca qualsiasi alterazione del documento. A seconda del tipo di contribuente, possono essere utilizzati diversi metodi di firma, come la firma digitale per le persone fisiche, il sigillo elettronico per le persone giuridiche e la chiave crittografica del Ministero delle Finanze.

Inoltre, il regolamento stabilisce l'obbligo di archiviare e conservare le fatture elettroniche in formato digitale per un periodo minimo di cinque anni. Questo assicura la tracciabilità delle transazioni e garantisce la conformità alle disposizioni fiscali vigenti.

Requisiti per l'emissione di fatture elettroniche in Costa Rica

Per poter emettere fatture elettroniche in Costa Rica, i contribuenti devono soddisfare una serie di requisiti stabiliti dalla DGT (Dirección General de Tributación). Questi includono la registrazione presso il Ministerio de Hacienda (Ministero delle Finanze), l'utilizzo di strumenti di sicurezza per garantire l'autenticità delle ricevute e l'implementazione di un sistema di fatturazione elettronica conforme alla normativa vigente.

• Registrazione come contribuente: Le società e le persone fisiche devono essere registrate presso il Ministerio de Hacienda.
• Registrazione come emittente-destinatario: è obbligatorio registrarsi nel sistema ATV (Administración Tributaria Virtual) per iniziare a emettere fatture elettroniche.
• Acquisizione della chiave crittografica: deve essere ottenuta attraverso il sistema ATV per firmare digitalmente le fatture e garantirne l'autenticità.
• Firma elettronica: ogni “comprobante” deve avere una firma digitale supportata da un'autorità di certificazione internazionale.
• Sistema di fatturazione elettronica: è necessario disporre di un software conforme agli standard tecnici richiesti dalla DGT.

Piattaforma globale di fatturazione elettronica EDICOM

EDICOM è un punto di riferimento internazionale nelle soluzioni di fatturazione elettronica e conformità fiscale, in quanto offre una piattaforma globale che consente alle aziende di automatizzare l'emissione e la ricezione di ricevute elettroniche in conformità con le normative del Costa Rica. In Costa Rica, la soluzione EDICOM facilita la generazione, la convalida e l'invio di voucher elettronici al Ministero delle Finanze, garantendo la conformità ai requisiti stabiliti dalla Direzione Generale delle Imposte (DGT).

Grazie alla sua tecnologia avanzata, la piattaforma EDICOM ottimizza i processi amministrativi automatizzando il flusso di lavoro, riducendo gli errori manuali e garantendo una perfetta integrazione con i sistemi ERP. Offre inoltre un servizio di archiviazione elettronica sicura, che consente di conservare e recuperare le ricevute elettroniche per il periodo stabilito dalla legge.

In qualità di specialista della fatturazione elettronica, EDICOM offre una soluzione scalabile e adattabile alle normative fiscali di diversi Paesi, che consente alle aziende di operare in modo efficiente e sicuro sui mercati internazionali, garantendo la tracciabilità e la conformità delle operazioni fiscali.