Come funziona la fatturazione elettronica in Costa Rica

L'implementazione della fatturazione elettronica in Costa Rica è stata avviata nel 2017 dalla Direzione Generale delle Imposte (DGT - Dirección General de Tributación) del Costa Rica attraverso un programma graduale di incorporazione per settori e attività dei contribuenti, che si è concluso nel 2018. Da allora, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti, sia per l'emissione che per la ricezione delle fatture.

Codici di riferimento autorizzati sui comprobantes electrónicos

La Dirección General de Tributación ha reso noto che i codici di riferimento attuali e autorizzati che dovranno essere riportati nella sezione “Información de Referencia” dei comprobantes electrónicos, nello specifico nelle Note di Credito o di Debito, sono quelli indicati nella nota 9 del documento “Anexos y Estructuras 4.3”. I codici autorizzati sono i seguenti:

• Anula Documento de referencia – Código 01
• Corrige monto – Código 02
• Referencia a otro documento – Código 04
• Sustituye comprobante provisional por contingencia – Código 05
• Otros – Código 99

È fondamentale che tutti gli emittenti di comprobantes electrónicos utilizzino solo questi codici. Qualsiasi comprobante electrónico che includa un codice diverso verrà rifiutato. I codici di riferimento autorizzati sono validi dall'entrata in vigore della versione 4.3 dei comprobantes electrónicos.

Funzionamento del sistema di fatturazione elettronica in Costa Rica

Nel caso del Costa Rica, la fatturazione elettronica viene effettuata attraverso il Ministerio de Hacienda (Agenzia delle Entrate), che riceve, convalida ed emette la fattura elettronica al destinatario finale. Le fatture elettroniche in Costa Rica prendono il nome di “comprobantes electrónicos”. 

Tutte le fatture elettroniche e i documenti associati devono avere un messaggio di accettazione da parte dell'Agenzia delle Entrate, altrimenti non possono essere utilizzati come prova per attestare crediti d'imposta o spese deducibili.

Il flusso funziona come segue:

• Il contribuente invia un XML di una fattura all'Agenzia delle Entrate per la convalida e la ricezione del “Mensaje Hacienda” (Messaggio dell'Agenzia delle Entrate).
• L'Agenzia delle Entrate riceve la fattura e ha fino a 3 ore di tempo per effettuare la convalida e inviare una ricevuta di accettazione o di rifiuto. Questo messaggio accompagnerà l'invio della fattura al destinatario.
• Il destinatario deve accettare o rifiutare la fattura con un nuovo messaggio.

Nel flusso di fatture elettroniche del Costa Rica, ci sono due messaggi chiave che viaggiano insieme alle fatture elettroniche.

• Mensaje Hacienda: Messaggio che l'Agenzia delle Entrate fornisce come risposta all'emittente elettronico della fattura indicandone l'approvazione o il rifiuto. Le convalide da parte dell'Agenzia delle Entrate sono sia di tipo sintattico (struttura) che semantico (importi, indirizzi, ecc.).
   
• Mensaje Receptor: Messaggio inviato dal destinatario della fattura elettronica all'Agenzia delle Entrate per indicare l’accettazione, l’accettazione parziale o il rifiuto della fattura elettronica.

La conferma o il rifiuto da parte dei destinatari "devono essere inviati alla DGT (Direzione Generale delle Imposte) per la rispettiva convalida, entro i primi 8 giorni lavorativi del mese successivo a quello in cui è stata effettuata la rispettiva transazione o operazione; in caso di rifiuto, deve essere inviato un nuovo messaggio di conferma", come stabilito dalla risoluzione DGT-R-063-2018. 

Tutte le fatture elettroniche e i documenti associati devono avere un messaggio di accettazione da parte dell'Agenzia delle Entrate, altrimenti non possono essere utilizzati come prova per attestare crediti d'imposta o spese deducibili.

Requisiti per diventare fatturatore elettronico in Costa Rica

Per poter emettere ricevute elettroniche, il contribuente deve registrarsi presso la DGT e disporre di un meccanismo di sicurezza per firmare le fatture elettroniche e garantirne così l'integrità e l'autenticità. Per farlo, è necessario:

• Firma elettronica per garantire integrità e autenticità. La fattura deve essere firmata digitalmente mediante un certificato rilasciato da un'autorità di certificazione internazionale.
• La conservazione è obbligatoria sia per il mittente che per il destinatario per un periodo di cinque anni.

Fatture Elettroniche

Le fatture elettroniche sono quei documenti fiscali che vengono generati e trasmessi al momento della vendita di beni o servizi. 

Tipi di Fatture Elettroniche 

La fattura elettronica in Costa Rica comprende un totale di cinque documenti o messaggi che fanno parte dell'interscambio:

• Fattura: Attesta la vendita di beni e la fornitura di servizi.
• Fattura elettronica generale: fattura elettronica che dettaglia le vendite in un unico documento il cui mittente è un ID fiscale generico e che serve a dichiarare i ricavi corrispondenti all’Agenzia delle Entrate nel caso in cui il contribuente non richieda la sua fattura elettronica.
• Fattura elettronica per l'esportazione: fattura elettronica che serve a dettagliare l'esportazione di beni e servizi "all'estero”.
• Fattura elettronica di acquisto: Documento elettronico emesso che accredita l'acquisto di beni o servizi da parte di contribuenti esclusi dall'utilizzo della fattura elettronica. Questo documento deve essere emesso dagli acquirenti di tali servizi o beni all’Agenzia delle Entrate per la relativa convalida.
• Nota di credito e Nota di debito: Consentono di annullare o modificare gli effetti contabili della fattura o del ticket elettronico, senza alterare le informazioni del documento originario.
• Ticket elettronico: Ricevuta elettronica che attesta la vendita di beni e servizi, autorizzata solo per le transazioni verso consumatori finali.
• Notifica di accettazione o rifiuto dei documenti.

Formato delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche devono essere emesse in formato XML. La versione attualmente in uso è la 4.3. 

Catalogo di Beni e Servizi (CAByS)

L’Agenzia delle Entrate e la Banca Centrale del Costa Rica hanno stabilito una procedura standard per la classificazione dei prodotti e dei servizi commercializzati a livello nazionale attraverso la creazione del Catalogo dei Beni e dei Servizi (CAByS). 

Il catalogo CAByS raggruppa i beni e i servizi in categorie gerarchiche e assegna a ciascuno di questi prodotti l'aliquota IVA corrispondente alla legislazione in vigore. In questo modo, i contribuenti devono inserire nelle fatture elettroniche, nel campo denominato "Codice Prodotto/Servizio", il codice identificativo di ciascun bene o servizio assegnato nel Catalogo dei Beni e Servizi CAByS.

Automatizza l'emissione e la ricezione di fatture elettroniche con qualsiasi partner

EDICOM dispone di una piattaforma di fatturazione elettronica adattata alle specifiche tecniche e legali del Costa Rica.

Da un lato, grazie all'integrazione con qualsiasi sistema di gestione, EDICOM può automatizzare la generazione e l'invio delle fatture all’Agenzia delle Entrate, integrando anche le notifiche ricevute nell'ERP. Allo stesso tempo, anche l'invio delle fatture ai destinatari è automatizzato.
Per i ricevitori elettronici non emittenti, la soluzione Web Portal sviluppata da EDICOM consente di gestire la ricezione delle fatture e di gestire il messaggio di ricezione sia verso l'emittente che verso l’Agenzia delle Entrate.

Il Web Portal può essere utilizzato anche per gestire altri tipi di documenti, come ad esempio per inviare o ricevere ordini di acquisto. Questo portale è pensato per i destinatari di fatture elettroniche che non dispongono di una soluzione EDI integrata.

EDICOM è un provider tecnologico specializzato nell'implementazione di progetti EDI internazionali. Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, EDICOM ha sviluppato la soluzione Global e-Invoicing Platform, adattata alle specifiche tecniche e legali di ogni paese e integrabile con qualsiasi sistema di gestione aziendale, che automatizza l'emissione e la ricezione dei documenti, consentendo una gestione centralizzata. La piattaforma si fa anche carico di verificare che ogni fattura soddisfi i requisiti necessari prima di essere inviata o di essere integrata nel sistema di gestione interno.

La soluzione Global e-Invoicing Platform di EDICOM semplifica i processi di emissione e ricezione delle fatture elettroniche in ambienti multinazionali. È la soluzione ideale per le aziende che operano in diversi paesi con sistemi di gestione centralizzati e che devono essere in grado di elaborare questi documenti in conformità con la legislazione vigente in ciascun Paese.

Vantaggi della fatturazione elettronica in Costa Rica

Nel caso del Costa Rica, come in tutti i Paesi dell'America Latina, l'adozione della fatturazione elettronica e la progressiva implementazione di altri obblighi fiscali per via elettronica rispondono all'esigenza di contrastare la frode fiscale e migliorare i processi di controllo e riscossione delle imposte, semplificare le procedure e automatizzare i processi di supervisione. 
L'implementazione della fatturazione elettronica comporta notevoli vantaggi per le aziende e gli enti sia pubblici che privati, sotto i seguenti aspetti:

1. Risparmio diretto sui costi grazie all'eliminazione della carta, la stampa, l'invio e l'archiviazione delle fatture.
2. Aumento della produttività del reparto amministrativo che, grazie all'automazione di questo processo, ha più tempo per svolgere altre attività.
3. Automazione e integrazione dei processi di ricezione delle fatture. L'origine elettronica del documento consente l'integrazione nel sistema e, quindi, la sua contabilizzazione automatica, lasciando le fatture pronte per il pagamento praticamente senza alcun intervento umano.
4. Maggiore efficienza ed eliminazione degli errori umani, grazie all'automazione e all'elaborazione completamente integrata. Le fatture elettroniche possono essere generate e trasmesse automaticamente. Nel modello costaricano, il flusso di comunicazione della fattura elettronica comprende due messaggi chiave: Mensaje Hacienda e Mensaje Receptor

Pertanto, la maggior parte dei vantaggi economici non è tanto dovuta al risparmio di materiale stampato e di spese postali, quanto piuttosto alla completa automazione e integrazione del processo tra gli attori coinvolti.

1. Tempi più brevi per la consegna e l'incasso delle fatture. L'efficienza dei processi di emissione e ricezione, l'immediatezza e l'eliminazione degli errori nella generazione e nella registrazione delle fatture contribuiscono a ridurre i tempi di incasso delle fatture.
2. Maggiore sicurezza. I sistemi di firma digitale garantiscono l'autenticità dell’origine e l'integrità del contenuto delle fatture.
3. Archiviazione snella, sicura e legale. I documenti originali, firmati digitalmente, vengono conservati almeno per il tempo stabilito dalla normativa vigente. In questo modo si riducono i costi di archiviazione e si facilita la consultazione delle fatture.
4. Eliminazione del rischio di perdita dei documenti fisici, grazie all'archiviazione sicura e alla consultazione digitale delle fatture.

In definitiva, l'implementazione della fatturazione elettronica comporta numerosi vantaggi per le aziende e al tempo stesso consente una riduzione dei costi. Pertanto, l'investimento necessario per mettere in piedi questo sistema è altamente redditizio.

Oltre alla sua redditività, l'adozione della fatturazione elettronica apre, in molti casi, la porta all’uso di sistemi EDI (Electronic Data Interchange) per lo scambio elettronico di dati. Le aziende quindi non solo assumono un nuovo modello di gestione della fatturazione, ma sfruttano anche il salto digitale per implementare nuove soluzioni di comunicazione con i loro partners commerciali, che forniranno loro maggiori vantaggi competitivi.