Il codice GLN è un elemento chiave nel retail

Cos'è il GLN

Il GLN (Global Location Number) o Operational Point è un codice di identificazione per i partner commerciali coinvolti nella catena di fornitura. Fa parte del sistema di standardizzazione GS1 e viene utilizzato per identificare in modo univoco i punti operativi come aziende, magazzini, fabbriche e negozi, etc.

Qual è la struttura del GLN

La struttura del GLN o Operational Point è costituita da una successione di 13 cifre suddivise in tre parti, Aziende come Adidas, Pepsico, Bonduelle, Danone, Arcaplanet, Carrefour ecc., che hanno un prefisso aziendale GS1, possono assegnare GLN alle diverse sedi che devono identificare secondo la seguente struttura: 

• Root o prefisso aziendale. Formato dai primi 9 numeri. Vengono assegnati dal GS1 del Paese interessato una volta entrati nel sistema GS1 e identificati dall'azienda.
• Codice di luogo o cifre aziendali, stabilite dall'azienda. Tre cifre che vengono assegnate dalla stessa azienda a ogni sede che deve essere identificata
• Cifra di controllo. Una cifra, calcolata secondo un algoritmo di calcolo standard, rispetto alle cifre che la precedono

A cosa serve il codice GLN?

Ottenere uno o più codici GLN è facile: basta contattare GS1 Italia, l'unica organizzazione che emette codici GS1 GLN in Italia. Più di 30.000 aziende in Italia hanno un codice GLN associato.

Il codice GLN serve a identificare in modo univoco un'azienda e parti di essa, come sedi, filiali, magazzini ed unità organizzative. L'obiettivo è quello di poter identificare una posizione fisica o digitale in modo univoco e non ambiguo.

L'efficacia del codice GLN sta nel facilitare lo scambio di informazioni tra le aziende della catena di fornitura. Questo lo rende un sistema chiave in settori come la vendita al dettaglio, i cui vantaggi consentono di affrontare le sfide della catena di fornitura e le richieste dei consumatori.

Le aziende devono identificarsi attraverso i cosiddetti Operational Point. I Punti operativi determinano in modo univoco l'identità delle aziende, nonché i reparti, le divisioni, ecc. coinvolti nelle loro transazioni commerciali.

Per stabilire una relazione basata su un sistema EDI, è necessario conoscere l'insieme degli Operational Point di ciascuna organizzazione con cui si ha una relazione all'interno della catena di fornitura. Il codice GLN viaggia con le informazioni strutturate del messaggio EDI. Gli Operational Point possono essere utilizzati anche per le comunicazioni all'interno dell'azienda.

Anche l'identificazione delle parti è essenziale per l'utilizzo della tecnologia EDI. L'EDI o Electronic Data Interchange è la tecnologia che consente lo scambio di documenti commerciali tra aziende in modo telematico, standardizzato e sicuro. Grazie ai numerosi vantaggi che offre, è il sistema di comunicazione utilizzato dalla maggior parte delle aziende sia internamente che con gli altri partner commerciali.

Gli usi più comuni del GLN sono:

• Lo scambio elettronico di documenti commerciali EDI, come fatture elettroniche, bolle di consegna elettroniche od ordini elettronici, tra gli altri
• L'allineamento delle informazioni sui prodotti GDSN (catalogo elettronico).
• Il circuito di pagamento delle fatture e dei servizi.
• La tracciabilità di prodotti e farmaci con EPCIS.
• L'identificazione degli operatori di cassa.
• L'identificazione dello stabilimento nelle certificazioni IFS Food versione 7.

Il GLN può essere utilizzato in due modi. In una comunicazione EDI, il GLN può essere utilizzato nei messaggi per identificare tutte le sedi fisiche rilevanti. In alternativa, i GLN sono utilizzati anche in formato codice a barre come GTIN128 con i seguenti Application Identifier (AI):

• "Consegnare a" posizione AI (410)
• "Consegnare a" posizione AI (411)
• "Acquistato da" posizione AI (412)
• "Imbarcato per - Consegnato a - Spedito a" posizione AI (413)
• Posizione fisica AI (414)
• Numero di posizione della Parte fatturante AI (415)

L'unica simbologia di codice a barre utilizzabile per codificare un GLN è GTIN-128.

Nuovi obblighi sono in arrivo per le aziende che desiderano richiedere la certificazione IFS Food, utile per lavorare con i rivenditori internazionali e garantire la sicurezza e la tracciabilità degli alimenti.

Il GLN è stato creato per identificare in modo univoco le aziende come persone giuridiche e per molti usi importanti, come lo scambio di documenti elettronici, l'allineamento elettronico delle informazioni sui prodotti, l'adesione ai circuiti di pagamento e la tracciabilità dei prodotti.

Le aziende che utilizzano i codici a barre GS1 (ex EAN) per i loro prodotti hanno già a disposizione i codici GS1 GLN e, se hanno un prefisso aziendale GS1, possono assegnare fino a 1.000 GLN diversi ad altrettante sedi aziendali. Per le aziende che non utilizzano i codici a barre, invece, GS1 Italia offre il noleggio dei codici GS1 GLN necessari per la loro attività.

GS1 Italia è anche responsabile della registrazione dei codici GLN nel registro internazionale Gepir di GS1, che è richiesto dal 1° luglio 2021 per la certificazione IFS.

Tutti i numeri GS1 GLN emessi da GS1 Italy sono automaticamente pubblicati in Gepir, il database internazionale che permette a tutti di risalire dall'azienda proprietaria di uno stabilimento o di un marchio al codice GLN emesso per i prodotti o le sedi dell'azienda.

Differenze tra GLN e GTIN

Tra i diversi standard di identificazione GS1, il Global Trade Item Number (GTIN) ed il Global Location Number (GLN) sono i più importanti, entrambi identificano in modo univoco e consentono di collegare i flussi fisici ed informativi all'interno della Catena di fornitura nei processi dell'azienda e tra i processi dei diversi partner commerciali.

Tuttavia, il GTIN (precedentemente chiamato EAN) identifica in modo univoco articoli, prodotti, imballaggi o servizi. Attraverso cataloghi, messaggi elettronici - ordini di acquisto e fatture - e siti web. 

A prima vista, i due numeri sono indistinguibili a causa dello stesso formato, quindi verranno identificati dal contesto in cui il codice viene utilizzato.

Vantaggi del GLN

• Automazione delle comunicazioni EDI.
• Identificazione unica e globale senza interpretazioni testuali.
• Codifica multisettoriale, internazionale, standard, indipendente dal mezzo di trasmissione, dal formato o dal provider di tecnologia EDI.
• Facile indirizzamento dei messaggi EDI.
• Semplifica il sistema ed evita l'uso di strumenti più complessi e costosi, in quanto vi è omogeneità non solo nell'identificazione dei prodotti, ma anche delle aziende stesse.
• Può essere utilizzato anche per le comunicazioni interne all'azienda e come sistema di identificazione aziendale al di là delle comunicazioni EDI.
• Evitare gli errori umani nelle spedizioni.

Importanza del GLN nel settore del retail

Molte aziende del settore della vendita al dettaglio, come Adidas, Pepsico, Bonduelle, Danone, Arcaplanet, Carrefour, utilizzano il sistema EDI per l'automazione dei processi. Questo settore gestisce molteplici transazioni commerciali come ordini, avvisi di spedizione o fatture elettroniche. Deve inoltre integrare i dati e connettersi con fornitori, distributori, operatori logistici e qualsiasi altro partner coinvolto nella catena di fornitura.

Il codice GLN è essenziale perché consente lo scambio di informazioni tra le aziende all'interno della catena di fornitura attraverso l'implementazione di un linguaggio comune e standardizzato. Questo rende i codici GLN degli elementi fondamentali.

I vantaggi del GLN consentono di rispondere alle sfide della catena di fornitura ed alle richieste dei consumatori. Senza di esso, sarebbe molto più complesso e meno efficace poter inviare fatture elettroniche, ricevere ordini o conoscere l'esatta origine delle merci.

Ogni azienda coinvolta nella comunicazione EDI deve essere pre-identificata con un codice GLN che la identifichi in modo univoco insieme ai suoi reparti, dipartimenti, ecc. coinvolti nelle transazioni commerciali. Il codice GLN viaggia con le informazioni strutturate del messaggio EDI.

Ad esempio, un'azienda potrebbe identificare in modo univoco, con tre GLN diversi, i vari reparti (amministrazione, commerciale e vendite) che si trovano nella sede centrale dell'azienda, nonché i magazzini o i punti di distribuzione.

Il GLN rappresenta una chiave importante per lo scambio elettronico di documenti e messaggi tra partner commerciali, sia per l'identificazione del mittente/destinatario del messaggio che per l'identificazione dei punti di consegna.
Elemento chiave per la fatturazione elettronica

All'interno dei diversi documenti elettronici scambiati nel settore del commercio al dettaglio, i GLN sono inclusi nella fattura (INVOICE), nella bolla di consegna(DESADV) o nell'ordine (ORDERS).

Ad esempio, in Italia, senza il codice GLN non è possibile inviare una fattura attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) perché è necessario conoscere preventivamente il GLN del destinatario.