Messaggi EDI nel settore Retail: ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV e altri

I messaggi DESADV e RECADV sono messaggi EDI strutturati che contengono informazioni chiave per garantire la tracciabilità nella supply chain. L'integrazione di questo tipo di messaggi in settori come il retail è essenziale per la logistica della distribuzione, tanto che sempre più aziende richiedono ai loro fornitori l'implementazione di questi documenti.

Messaggi EDI nella supply chain

I messaggi DESADV e RECADV sono i messaggi più utilizzati nella catena di approvvigionamento ed entrambi aiutano ad ottenere migliori risultati nelle transazioni tra fornitori, distributori e clienti finali. Insieme ad altri messaggi come ORDERS, INVOIC, REMADV, ecc. forniscono un flusso di informazioni in tempo reale che aumenta l'efficienza e la produttività delle transazioni commerciali.

Questi messaggi sono utilizzati nello scambio elettronico di dati EDI (Electronic Data Interchange) nel campo delle relazioni B2B per l'amministrazione, il commercio e i trasporti in diversi settori e Paesi. Utilizzano un formato standard -UN/EDIFACT-, definito dalle Nazioni Unite. 

La natura normalizzata del sistema EDI e la standardizzazione dei documenti consentono di collegarsi senza problemi con qualsiasi interlocutore e di integrare i vari messaggi comunemente scambiati in una relazione commerciale (ordini di acquisto, fatture, stock, avvisi di spedizione, ecc.)

Quali tipi di messaggi EDI si utilizzano nel retail?

• ORDERS: Questa comunicazione viene emessa dal cliente ed è destinata al produttore. Si utilizza per inoltrare un ordine.
• INSDES: Il produttore invia questo messaggio per comunicare la richiesta di preparazione di un nuovo ordine e lo inoltra all’operatore logistico, in modo che questo possa prepararsi in anticipo.
• DESADV: Si tratta del messaggio più diffuso nel settore della logistica. Da un lato, viene utilizzato perché l’operatore logistico informi il cliente dell’avviso di spedizione delle merci; dall’altro, il produttore può inviarlo all’operatore logistico per avvisarlo dell’approvvigionamento a magazzino.
• OSTRPT: Con questa comunicazione, l’operatore logistico informa il produttore sullo stato dell’ordine. Questo messaggio permette di conoscere in tempo reale la fase in cui si trova il processo e quindi permette di realizzare una stima temporale all’interno della catena di fornitura dei prodotti per il cliente finale. La tracciabilità è dunque garantita.
• INVOIC: È definito come il messaggio elettronico con cui il produttore invia la fattura al suo cliente. Con l’inclusione di questo messaggio nelle comunicazioni B2B, si arriva a ridurre notevol: mente i tempi di pagamento.
• PRICAT: Questo messaggio consente al produttore di mettere a conoscenza il suo partner del suo catalogo prodotti in tempo reale: riferimenti, caratteristiche, informazioni logistiche...tutti i dati rilevanti rimangono aggiornati. In questo modo si ottiene un allineamento del “product master”.
• INVRPT: Il così detto Inventory Report e ha come obiettivo quello di fornire informazioni al produttore in merito alla qualità dei prodotti in stock e a quelli disponibili in magazzino.
• RECADV: Insieme al messaggio DESADV è uno dei più utilizzati in questo settore e serve all’operatore logistico affinché possa confermare al produttore la ricezione dell’ordine. Con questo strumento si evita il rifiuto delle fatture a posteriori.

Cos’è il DESADV?

Il DESADV (Despatch Advice) è la bolla di consegna o avviso di spedizione elettronico. Si tratta di un messaggio che specifica i dettagli della merce spedita.

Il messaggio DESADV è una notifica di spedizione con due funzioni principali. Da un lato, verificare che la merce spedita dal fornitore corrisponda all'ordine di acquisto effettuato dal distributore. Dall'altro, informa il distributore in anticipo della consegna della merce nel suo magazzino o negozio, in modo che questi possa prepararsi ad accogliere l'arrivo della merce.

Questo messaggio fornisce informazioni dettagliate sul contenuto della spedizione di merci e altre informazioni rilevanti della stessa. Ad esempio, include il numero di articoli, la descrizione di ciascun articolo, il tipo di imballaggio, la data e l'ora di consegna, ecc. Funziona anche nel caso di merci restituite.

Il messaggio DESADV può essere semplice o complesso a seconda delle esigenze.

Cos’è il RECADV? 

Il RECADV (Receiving Advice) è la notifica di conferma della ricezione della merce. Viene utilizzato dall'operatore logistico o dal distributore per confermare a chi ha spedito la merce che questa è stata ricevuta e che corrisponda o meno all'ordine. Tramite questo messaggio, si possono contrastare le informazioni e dar luogo alla generazione della fattura o al relativo reclamo nel caso in cui la merce consegnata non corrisponda all'ordine iniziale. 

Il messaggio RECADV include dati quali:

• Quantità ricevuta
• Quantità accettata
• Quantità restituita o non accettata e motivo della restituzione

Flussi di lavoro con messaggi DESADV e RECADV

Migliorare l'esperienza di acquisto del cliente finale è diventato un obiettivo prioritario per il settore della vendita al dettaglio. A tal fine, i principali attori del settore si sforzano per ottimizzare i loro processi. L'implementazione dei messaggi DESADV e RECADV contribuisce a migliorare questi processi nella catena di distribuzione, ed è per questo che sempre più rivenditori chiedono ai loro fornitori di essere pronti a lavorare con questo sistema e di essere allineati ai loro standard di qualità.

La sequenza dei flussi di scambio di informazioni sarebbe la seguente:

1. Il retailer emette un ordine di acquisto iniziale nei confronti del fornitore. Il fornitore elabora l’ordine e, quando la merce è pronta per la spedizione, invia al suo cliente (retailer) l'avviso di spedizione o messaggio DESADV.
2. Il retailer riceve il messaggio e lo integra nel proprio ERP grazie alla sua soluzione EDI. Il cliente confronta il contenuto dell’avviso di spedizione con quello dell'ordine di acquisto iniziale per assicurarsi che non ci siano discrepanze. 
3. Se tutto è corretto, il cliente invia una notifica di conferma al fornitore. I magazzini ricevono informazioni sui nuovi prodotti in arrivo, in modo da poter pianificare in anticipo le operazioni di scarico e stoccaggio.
4. Quando il distributore riceve fisicamente la merce nel suo magazzino e la controlla, invia al fornitore un RECADV con le informazioni sulla merce ricevuta. Se tutto è in ordine, il fornitore emette la relativa fattura.

Vantaggi del DESADV e il RECADV per le aziende

L'implementazione dei messaggi DESADV e RECADV comporta diversi vantaggi sia per i fornitori che per i distributori:

• Riduzione del numero di errori grazie all'automazione del flusso di informazioni nella supply chain.
• Ottimizzazione della gestione grazie alla tracciabilità.  
• Maggior controllo delle operazioni perché consente di implementare processi di convalida. Ad esempio, nel caso del messaggio DESADV, il vantaggio principale per i distributori è quello di poter verificare a colpo d'occhio se la merce che stanno per ricevere corrisponde all'ordine di acquisto (ORDERS). Con le soluzioni EDI, entrambi i documenti vengono tracciati in modo da avvisare il cliente in caso di discrepanze. Se tutto è corretto, viene emesso un messaggio di conformità che dà il via libera alla spedizione della merce. Per i fornitori, l'invio anticipato dell'avviso di spedizione offre un margine di manovra per correggere eventuali errori nella preparazione dell'ordine, nel caso in cui il messaggio di risposta del distributore non sia conforme. Questa verifica anticipata contribuisce a ridurre gli errori nella spedizione della merce. Nel caso del RECADV, la fatturazione a posteriori riduce il numero di errori di fatturazione che possono verificarsi a causa di incidenti nel processo di consegna e che vengono rilevati in tempo grazie all'uso di questo messaggio EDI che indica qualsiasi discrepanza all'ordine.
• Agilità delle operazioni. Conoscere i tempi di consegna facilita la pianificazione del ricevimento della merce. Il messaggio DESADV può anche essere inviato all'operatore logistico per avvisare della presenza di scorte in magazzino. Nel caso di merci con spedizioni transfrontaliere, conoscere i tempi consente di accelerare le procedure con le dogane, gli spedizionieri, le autorità portuali, ecc.

Messaggi EDI nel trasporto multimodale

Nell'ambito del trasporto multimodale, lo scambio di messaggi EDIFACT richiede anche messaggi specifici per questo particolare scenario. Tramite il Business Requirements Specification (BRS) vengono documentati i processi in cui sono coinvolti i diversi attori. Il BRS è una tabella di marcia che guida lo sviluppo degli standard in base alle esigenze del trasporto merci.

• IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking): Messaggio di prenotazione dello spedizioniere (Firm Booking Message). Si tratta di un messaggio di spedizione unico, senza necessità di conferma. L'agente che prenota il servizio di trasporto conferma il servizio e dà il via libera all’attività di trasporto. È inteso come un impegno del mittente verso il soggetto che effettua il trasporto e che attiva l'operazione.
• IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation): Booking Confirmation. Messaggio di conferma della prenotazione. Questo messaggio viene inviato dall'agente che esegue il trasporto o che gestisce il servizio di spedizione della merce all'agente che ha richiesto il servizio. La conferma non deve necessariamente essere un’accettazione, può essere un rifiuto o un’attesa di accettazione. Può applicarsi anche in altre aree della catena di approvvigionamento come i terminal di container, gli agenti marittimi, le compagnie di navigazione e i depot, tra gli altri.
• IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions): Shipping Instructions. Messaggio di istruzioni. Questo messaggio è inviato dall'agente che richiede il servizio di trasporto o la spedizione della merce. Questo messaggio contiene le istruzioni di spedizione alle condizioni concordate con chi gestisce la spedizione. Il messaggio di istruzione è l'unico messaggio che conduce al contratto vero e proprio, che può essere sia un documento sia un accordo.
• IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status): Messaggio di stato del contratto di istruzione. Questo messaggio viene inviato dall'agente che effettua il trasporto all'agente che gestisce il trasporto e raccoglie i dettagli, i termini e le condizioni del servizio. Questo messaggio viene di norma inviato dopo aver ricevuto il messaggio di istruzione (IFTMIN).
• IFTSTA (Transport Status Message): Questo messaggio fornisce informazioni per rintracciare la merce. Consente di conoscere lo stato della spedizione o eventuali modifiche del suo stato. Può essere inviato come risultato di una richiesta di spedizione specifica o programmata a orari prestabiliti.

Come implementare i messaggi DESADV e RECADV in modo integrato nella mia azienda?

Le transazioni EDI possono essere integrate con qualsiasi ERP o sistema di gestione interno, semplicemente apportando alcuni adattamenti al sistema. EDICOM ha sviluppato una soluzione EDI su misura per le esigenze del settore retail. Con la soluzione EDI Integrato in modalità SaaS, la piattaforma è in grado di stabilire connessioni dirette con l’ERP, il CRM e tutte le applicazioni gestionali coinvolte nello scambio elettronico di dati con clienti, fornitori, operatori logistici e qualsiasi partner coinvolto nella supply chain.

Permette di automatizzare le transazioni, senza la necessità di modificare le procedure di lavoro interne. Queste soluzioni sono completamente automatizzate e integrano i dati dei documenti inviati e ricevuti con il tuo sistema di gestione.

Uno dei maggiori vantaggi di questa soluzione è la sua scalabilità, il che consente di gestire qualsiasi volume di messaggi richiesto dalla tua azienda.