Fattura Elettronica

Automatizzazione della contabilità passiva - Accounts Payable Automation

Automatizzazione della contabilità passiva

La Fatturazione Elettronica basata sulla tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) permette di automatizzare le procedure contabili e amministrative. Attraverso le soluzioni di Fatturazione Elettronica è possibile automatizzare le operazioni di contabilità passiva, Accounts Payable, e dei crediti verso clienti, Accounts Receivable, in modo integrato nell'ERP dell'azienda con il 100% dei suoi partner.

La gestione delle fatture implica attività ripetitive che richiedono molto tempo e comportano una notevole quantità di lavoro e di risorse, ma di basso livello strategico. La digitalizzazione sta cambiando queste procedure e fornisce nuovi sistemi di gestione più efficienti.

Cosa sono i processi di Accounts Payable e Accounts Receivable?

Si tratta di due attività fondamentali che garantiscono l'equilibrio finanziario dell'azienda.

Accounts Payable (AP), la contabilità passiva, è un’attività che presuppone la gestione delle fatture ricevute dai fornitori, la verifica della loro correttezza, l’elaborazione e il pagamento.

Accounts Receivable (AR) è invece la gestione dei crediti verso clienti. Una parte fondamentale di questa attività è la creazione e l'invio di fatture a clienti privati o amministrazioni pubbliche per poi successivamente incassarle.

Grazie alla tecnologia EDI, è possibile automatizzare tutti i processi di emissione e ricezione tramite l'integrazione con l'ERP dell'azienda.

Una soluzione in grado di gestire l'intero ciclo della fattura

La piattaforma di fatturazione globale di EDICOM è la risposta al processo integrale di fatturazione, che consente di semplificare i processi di emissione e ricezione di e-Invoicing in ambienti multinazionali. Ha inoltre la capacità di gestire sia il ciclo degli Accounts Payable, sia degli Accounts Receivable.

La soluzione si integra con il sistema gestionale del cliente o ERP per lo scambio di documenti e messaggi standardizzati tra le parti di una relazione commerciale. Nel caso delle fatture, il modulo stabilisce connessioni con il sistema interno per integrare l'emissione e la ricezione di tali documenti.

Accounts Receivable

Permette di automatizzare i messaggi EDI partendo dai record generati direttamente nell'ERP dell'azienda. Nel processo di invio delle fatture ai clienti, la soluzione trasforma le strutture di dati secondo gli standard richiesti (EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE, XML EDI), le specifiche tecniche e legali di ogni paese, oltre a implementare anche la firma digitale. Questo significa poter contare su una soluzione compliant.

Accounts Payable 

La piattaforma di fatturazione riceve le fatture dai fornitori e le convalida secondo le specifiche tecniche e legali di ogni paese in cui opera l'azienda destinataria. Attraverso processi avanzati di trasformazione dei dati, le Fatture Elettroniche ricevute vengono adattate a dati strutturati e integrate nel sistema di gestione della contabilità passiva del cliente.

Garanzia di connettività

La piattaforma globale EDICOM funziona con EDI integrato nel cloud in modalità SaaS, stabilendo collegamenti con qualsiasi ERP presente sul mercato e con tutti i gestionali coinvolti nello scambio di dati elettronici tra i partner.

EDICOM offre una connettività sicura attraverso la sua Rete VAN EDICOMNet. Si tratta di un servizio integrale per la trasmissione di dati critici in ambienti B2B. Uno dei principali vantaggi è che si tratta di una rete che garantisce l’interoperabilità globale, grazie ad accordi di interconnessione con le principali VAN internazionali. Lavorare attraverso questa rete a valore aggiunto semplifica lo scambio di messaggi strutturati tra i partners in modo sicuro e immediato.

Soluzioni di fatturazione esterne allo scenario EDI Integrato

EDICOM offre diverse soluzioni per gestire l'automazione della contabilità passiva - Automated Payable - anche quando i fornitori non lavorano con la tecnologia EDI.

Il portale fornitori (EDI Web Portal) è una piattaforma che permette la ricezione delle fatture. Si tratta di una soluzione web EDI integrata con il gestionale dell'azienda che consente l’invio automatico degli ordini di acquisto ai fornitori, oltre alla ricezione delle fatture in formato elettronico.

La soluzione EDI Web Portal riconosce i fornitori che non dispongono di una soluzione EDI e pubblica automaticamente gli ordini di acquisto sul portale, comunicando al fornitore la disponibilità di nuovi ordini. Il fornitore riceve un'email di notifica dell'ordine e lo consulta sul portale web. Il sistema consente la tracciabilità dello stato dell'ordine, ovvero un controllo costante dello stato di elaborazione degli ordini.

Il fornitore, attraverso il portale web, può generare automaticamente la fattura dall'ordine di acquisto ricevuto. Questo record tiene conto dei dati dell'ordine originale, semplificando la sua emissione e facilitando la successiva corrispondenza con l'ordine per la sua integrazione automatica nell'applicazione di contabilità passiva dell'azienda.

Grazie a questa soluzione tecnologica, EDICOM ha reso possibile un nuovo modello di gestione degli acquisti che automatizza e integra l'intero ciclo delle transazioni commerciali con la totalità dei partner.

Vantaggi dell’automatizzazione della contabilità passiva - Automated Payable

  • Velocità. Ordini inviati in tempo reale, con una riduzione del tempo di risposta del fornitore.
  • Automazione della gestione degli acquisti, dall'ordine di acquisto al saldo dei fornitori.
  • Flussi personalizzati grazie alla scalabilità della soluzione che permette l'implementazione di nuovi messaggi, come la conferma di ricezione degli ordini o gli avvisi di spedizione.
  • Controllo e tracciabilità dell’invio e dello stato degli ordini da parte dei fornitori.
  • Migliore gestione e contenimento dei costi. Grazie all'automazione dei processi è possibile risparmiare tempo, ridurre gli errori e in ultima analisi poter contare su un contenimento dei costi derivato dalla maggiore efficienza dell'intero processo di gestione degli acquisti.
  • Integrazione dei fornitori. Il portale consente la totale integrazione dei fornitori, anche se questi non lavorano con soluzioni EDI.

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