Tutto sulla Busta Paga Elettronica in Colombia

Aggiornato. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Direzione Nazionale Imposte e Dogane – DIAN) della Colombia ha avviato il suo programma per implementare le Buste Paga Elettroniche all'interno del proprio sistema di fatturazione. A tale fine è stata pubblicata la Risoluzione 000013 nel quale si disciplina la funzionalità di questo tipo di documenti e il loro allegato tecnico.

Conformemente a quanto disposto nel provvedimento, le aziende dovrebbero adeguare i loro sistemi di fatturazione per cominciare a emettere le Buste Paga in formato elettronico dal 1 settembre, data in cui viene avviato il primo dei calendari di adesione graduale fissati dalla DIAN, in base al numero di dipendenti delle aziende.

Nuovo sistema di Busta Paga Elettronica

Il processo di emissione di Buste Paga Elettroniche fissato dalla DIAN prevede da un lato l'emissione della Busta Paga Elettronica, chiamata Cedolino della Busta Paga Elettronica e, dall'altro, Note Correttive del Cedolino della Busta Paga Elettronica, ossia documenti elettronici che devono essere emessi per rettificare o modificare le Buste Paga Elettroniche in caso di errore.

Entrambi i documenti devono essere firmati elettronicamente dalle aziende, quindi inoltrati alla DIAN per essere convalidati.

Cos'è il Cedolino della Busta Paga Elettronica?

È il nome con cui vengono designate le Buste Paga Elettroniche. Vi è contenuta la remunerazione percepita da una persona in base al suo rapporto di lavoro con un'azienda.

Cosa sono le Note Correttive del Cedolino della Busta Paga Elettronica?

Documenti elettronici per rettificare o modificare le buste paga.

Quali aziende devono emettere Buste Paga Elettroniche?

Tutte quelle che sono soggette al pagamento dell'imposta sul reddito e dell'IVA le quali effettuano pagamenti o accrediti ad altre persone per il loro rapporto di lavoro o legale.

Calendario di implementazione

La DIAN ha previsto tre calendari per un'introduzione graduale:

1. Calendario di implementazione in base al numero di dipendenti: fissa la data di attivazione del servizio informatico (31/05/2021) e la data ultima per l'implementazione (1/07/2021-1/12/2021).
2. Calendario di implementazione permanente: sono concessi due mesi di tempo per generare i supporti, calcolati a partire dall'esecuzione dei pagamenti.
3. Calendario di implementazione per soggetti non obbligati a emettere Fattura Elettronica di vendita: data di attivazione 31/03/2022 e data d'implementazione 31/05/2022.

Il provvedimento, inoltre, prevede che ogni azienda possa anticipare la tabella di marcia fissata e iniziare a emettere le Buste Paga in formato elettronico.

Flusso di emissione delle Buste Paga Elettroniche

In base alle informazioni raccolte dal BPO o software per buste paga, la soluzione Global Compliance di EDICOM genera le Buste Paga Elettroniche e le inoltra all'Unità Amministrativa Speciale della Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conformemente alle prescrizioni legali e tecniche specificate. La DIAN produce, firma, archivia e inoltra un messaggio di convalida con valore di «Documento convalidato dalla DIAN». Mediante la convalida ottenuta, la piattaforma EDICOM integra il messaggio della DIAN nel BPO dell'azienda con la rappresentazione grafica delle buste paga affinché siano inoltrate automaticamente ai dipendenti. Inoltre, la soluzione conserva le Buste Paga Elettroniche per il periodo stabilito dalla legge garantendone l'integrità e la riservatezza.

Questo flusso d'emissione è lo stesso per le Note Correttive.

Requisiti per emettere Buste Paga Elettroniche in Colombia

• Abilitazione da parte della DIAN per generare e inoltrare le Buste Paga Elettroniche e le Note Correttive del Cedolino delle Buste Paga Elettroniche.
• Avere una firma digitale.

Caratteristiche del Cedolino della Busta Paga Elettronica e delle Note Correttive

Sia i Cedolini della Busta Paga Elettronica (NE) sia le Note Correttive (NA) devono presentare il CUNE (Codice univoco di Busta Paga Elettronica) e devono essere emessi in un contenitore elettronico, che deve avere per ogni NE e per ogni NA l'Application Response della DIAN.

Gli Application Response sono documenti elettronici per uso generico mediante i quali vengono inviate le convalide effettuate dalla DIAN nel cedolino.

Informazioni che deve contenere il Cedolino della Busta Paga Elettronica

• Dati personali del dipendente e dell'azienda.
• Il codice univoco del Cedolino della Busta Paga Elettronica - CUNE.
• Un numero corrispondente a un sistema interno di numerazione progressiva.
• Contenuto e valori dei concetti corrispondenti all'importo della retribuzione maturato.
• Contenuto e valori dei concetti corrispondenti agli importi detratti dai salari.
• Il valore differenziale totale, che corrisponde alla differenza tra l'importo complessivo della retribuzione maturato e l'importo complessivo detratto dal salario.
• Il metodo di pagamento.
• Data e ora della generazione.
• Firma digitale dell'azienda.
• Identificazione del fornitore tecnologico.

Informazioni che devono essere presenti nella Nota Correttiva del Cedolino della Busta Paga Elettronica

• Essere espressamente denominata come Nota Correttiva del Cedolino della Busta Paga Elettronica.

• Un numero corrispondente a un sistema interno di numerazione progressiva.
• Data di generazione del CUNE della Busta Paga Elettronica corrispondente.
• Il codice univoco del Cedolino Elettronico -CUNE.
• Il tipo di documento correttivo secondo i casi.
• Data e ora di generazione.
• Data e ora di convalida del Cedolino della Busta Paga che si annulla.
• Dati dell'azienda e del dipendente.
• Firma digitale dell'azienda.

Periodicità

Mensile

Formato

XML.

Rappresentazione grafica

Sia la rappresentazione grafica della Busta Paga Elettronica sia quella delle Note Correttive devono essere provviste di codice QR.

Seguendo le procedure adottate in altri paesi come il Messico, la Colombia compie un ulteriore passo nel processo di digitalizzazione dell'economia. Tuttavia, a differenza del Messico, la DIAN non esige la firma elettronica da parte dei dipendenti, rendendo il processo più semplice. La standardizzazione delle buste paga contribuirà ad accedere alle informazioni in modo più efficiente e immediato.

Inoltre, all'introduzione della Busta Paga Elettronica nel sistema di fatturazione si aggiunge anche la disciplina legislativa e tecnica della Fattura Elettronica come carta valore (RADIAN). La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, tramite il Comunicato Stampa n. 023, ha sottolineato che “con questi tre interventi amministrativi, la DIAN prosegue la sua opera di rafforzamento del sistema della Fatturazione Elettronica, offrendo nuovi servizi alla piattaforma, affinché i contribuenti e le autorità possano continuare a innovare il proprio operato, come lo sta facendo l'ente, mediante azioni tese a renderla più moderna, vicina agli utenti, con maggiori e migliori servizi resi disponibili dal campo dell'elettronica.”