Electronic Data Interchange - EDI

L'NHS Supply Chain introduce la nota di spedizione anticipata o ASN

nhs - asn mensaje

L'introduzione della nuova nota di spedizione anticipata o ASN rappresenta un miglioramento per l'area logistica, implementando una nuova funzionalità che automatizza parte della Catena di fornitura dell'NHS (Servizio sanitario nazionale inglese).

È bene notare che tutti i fornitori del Servizio sanitario nazionale inglese (NHS) sono obbligati a comunicare tramite gli Standard internazionali GS1 e la Rete PEPPOL.

EDICOM, in qualità di Access Point accreditato, offre una soluzione completa che garantisce il rispetto di tutti i requisiti, poiché dispone di un catalogo elettronico approvato da GS1 e fornisce servizi di automazione ed integrazione dei messaggi EDI negli ERP.

Nota di spedizione anticipata o ASN

Perché la NHS Supply Chain sta introducendo la ASN?

La NHS Supply Chain sta introducendo la nota di spedizione anticipata o ASN (Advanced Shipping Note) per adeguarsi alla Regolamentazione europea sui dispositivi medici europei.

La regolamentazione è nota come Regolamento sui Prodotti sanitari o MDR (Medical Devices Regulation) ed è presente all'interno del Regolamento (UE) 2017/745 del Parlamento Europeo.

Questa nuova implementazione consente un miglioramento significativo nel monitoraggio, nella localizzazione e nella consegna dei prodotti e nella gestione delle scorte.

Che cos'è una nota di spedizione anticipata (ASN)?

Una nota di spedizione anticipata è un messaggio inviato da un fornitore, prima della consegna, per avvisare la NHS Supply Chain dei prodotti in consegna.

Informa di quali prodotti si tratta, in quali scatole sono contenuti, dove vengono pallettizzate le consegne, quali scatole ci sono in ciascun pallet, ecc.

L'ASN contiene anche un riferimento univoco per ogni pallet e scatola spediti. Questo riferimento unico è noto come Codice SSCC o Serial Shipping Container Code.

Gli SSCC sono codici univoci a 18 cifre utilizzati per identificare le unità logistiche.

L'SSCC viene stampato su un'etichetta e viene apposto su ciascun pallet e scatola, in modo che possa essere scansionato al momento della ricezione ed utilizzato con l'ASN per identificare gli articoli ricevuti alla consegna.

Per automatizzare il processo di lettura, l'SSCC deve essere codificato in un codice a barre (GS1-128) stampato sulle etichette di spedizione.

Pertanto, è molto importante che il provider PEPPOL selezionato abbia la capacità di generare tale codice, proprio come fa EDICOM.

La nota di spedizione anticipata o ASN è obbligatoria?

Sì, la nota di spedizione anticipata o ASN è obbligatoria per tutti gli ordini della NHS Supply Chain, eccetto manutenzione ed assistenza.

Ciò significa che tutti i fornitori di prodotti di consumo devono presentare l'ASN per tutti gli ordini, anche se non sono fornitori di dispositivi medici.

Quando deve essere inviato il messaggio ASN alla NHS Supply Chain?

L'ASN deve essere presentata non appena l'ordine viene confermato ed imballato. I pallet e le scatole devono essere adeguatamente etichettati con SSCC e pronti per la spedizione.

I fornitori hanno come obiettivo quello di rilasciare l'ASN alla NHS Supply Chain il prima possibile, ma di solito entro e non oltre 24 ore prima della consegna.

Qual è la differenza tra la bolla di consegna ed il documento ASN?

La NHS Supply Chain utilizza il messaggio della Bolla di consegna di PEPPOL come conferma della consegna. Tramite ciò si informa la NHS Supply Chain su quali merci sono state consegnate.

Viceversa, il messaggio ASN contiene informazioni sugli MDR e viene spedito prima della consegna per informare la NHS Supply Chain.

In questo modo non è necessario aprire un pallet o una scatola per sapere cosa contiene.

Questo significa che il messaggio ASN sostituisce la necessità per i fornitori di dare risposta all'attuale messaggio di Bolla di consegna PEPPOL (conferma di consegna).

Pertanto, l'ASN consente di effettuare consegne nell'ambito della catena di fornitura in maniera più efficiente.

Va notato che PEPPOL ASN sostituirà le bolle di consegna elettroniche esistenti, quindi non sarà necessario inviare entrambi i documenti.

Che cos'è il Regolamento sui Dispositivi medici (MDR)?

L'MDR dell'UE è entrato in vigore il 26 maggio 2021, abrogando le Direttive 90/385/CEE e 93/42/CEE del Consiglio Europeo.

I produttori di dispositivi medici in vendita all'interno dell'UE devono aderire a rigorose linee guida per garantire che i loro prodotti siano sicuri da usare.

Ciò impone ai fornitori di prodotti MDR l'obbligo di fornire consulenza sui loro numeri di lotto e di serie come parte delle informazioni di consegna all'NHS Supply Chain.

Perché la NHS Supply Chain sta passando a PEPPOL?

L'NHS Supply Chain si impegna a supportare le iniziative del Dipartimento della Salute e, nella fattispecie, l'iniziativa Scan4Safety del Dipartimento della Salute mira all'adozione della standardizzazione dei messaggi per tutto l'NHS attraverso lo standard PEPPOL GS1.

La NHS Supply Chain riconosce e sostiene i vantaggi di questa iniziativa e ha deciso di adottare in maniera prioritaria gli stessi standard PEPPOL.

Quali sono le linee guida per lo schema e le dimensioni dell'etichetta?

I fornitori sono liberi di utilizzare qualsiasi schema e dimensione dell'etichetta, purché tutte le informazioni pertinenti siano chiaramente visibili e scansionabili.

La quantità sull'etichetta indica una quantità senza unità di misura e deve informare sulle unità movimentate o Handling Unit (pallet, scatola, cartone, ecc.) e gli oggetti presenti in ciascuna di esse.

Ad esempio, 1 pallet contiene 6 scatole ed in ogni scatola ci sono 100 unità.

In definitiva, l'ASN deve essere una rappresentazione accurata di ciò che è stato spedito, sia delle unità movimentate che degli articoli che si trovano all'interno di ciascuna unità.

EDICOM è un PEPPOL Access Point che ha anche la possibilità di creare etichette. 

L'utilizzo degli standard GS1 e della piattaforma PEPPOL nel Servizio Sanitario Nazionale Inglese (NHS)

Gli Appalti pubblici paneuropei online o PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) sono una specifica che definisce il messaggio (struttura e contenuto) dei documenti elettronici scambiati tra clienti e fornitori.

È destinato ad essere uno standard globale unico ed è stato adottato dal Dipartimento della Sanità e dell'Assistenza sociale del Regno Unito per semplificare e standardizzare lo scambio di documenti aziendali su tutta la NHS Supply Chain.

Nel 2014 il Regno Unito promosso la digitalizzazione del settore sanitario attraverso la NHS e-Procurement Strategy, implementando l'uso degli standard GS1 e della piattaforma PEPPOL.

Standard GS1 e GDSN

Si tratta di standard internazionali che consentono a tutti gli agenti della catena di fornitura di utilizzare lo stesso linguaggio durante lo scambio di informazioni su un prodotto, in modo che possa essere identificato e localizzato in modo accurato, affidabile e rapido.

Va notato che tutti i fornitori del British National Health System, per trasmettere i dati lungo tutta la catena di fornitura, sono obbligati ad operare con gli standard GS1 al fine di garantire che le informazioni siano accessibili, accurate e di facile comprensione.

In particolare, gli standard GS1 vengono utilizzati per la codifica del prodotto, la codifica della posizione e la sincronizzazione dei dati.

In questo modo, attraverso la Rete globale di sincronizzazione dei dati o Global Data Synchronization Network (GDSN), qualsiasi agente della catena di fornitura può condividere ed accedere alle relative informazioni di un prodotto.

Piattaforma PEPPOL

Qualsiasi scambio elettronico di documenti tra l'NHS inglese ed i suoi fornitori deve essere effettuato in modalità standard attraverso un Access Point connesso alla rete PEPPOL.

Nello specifico, tutto ciò che riguarda gli ordini di acquisto, la relativa risposta, le fatture, le note di credito ed anche le ASN nel caso della NHS Supply Chain

Lo scambio di documenti informatici che avviene tramite la rete PEPPOL consente alle aziende del settore B2G di operare con le autorità nel rispetto della legge (Direttiva UE 2014/55/UE), e presenta una serie di vantaggi:

  • Riduzione dei costi
  • Automazione dei processi di gestione
  • Maggiore competitività
  • Trasparenza
  • Processi di approvvigionamento più efficienti
  • Elevati standard di protezione e sicurezza 
  • Operabilità internazionale
  • Compatibilità con altri sistemi

Soluzione globale EDICOM

EDICOM, in qualità di PEPPOL Access Point, consente ai fornitori di comunicare con le pubbliche amministrazioni e le autorità europee attraverso soluzioni integrate che automatizzano lo scambio di documenti elettronici secondo lo standard PEPPOL-XML.

La soluzione di EDICOM si integra con il qualsiasi sistema di gestione interno, automatizzando l'invio e la ricezione di tutte le transazioni PEPPOL dall'ERP del fornitore. 

Inoltre, EDICOMData è un catalogo elettronico per la sincronizzazione dei dati di prodotto tra fornitori e distributori.

EDICOMData implementa strumenti specifici per l'integrazione ed il caricamento delle informazioni dei propri prodotti, rispettando le specifiche di vari progetti e reti di sincronizzazione private e pubbliche.

In breve, come indicato nella clausola 18.1 del contratto NHS Terms and Conditions for the Supply of Goods, qualsiasi fornitore dell'NHS inglese deve adottare gli standard GS1 e PEPPOL.

Pertanto, è consigliabile avvantaggiarsi ed essere preparati a collegarsi alla rete PEPPOL in qualsiasi momento.

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