L’Italia aggiorna la legge sulla conservazione elettronica
Dal 1 gennaio 2022 entreranno in vigore le nuove regole tecniche sulla “Formazione, Gestione e Conservazione dei Documenti Informatici” pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
La finalità delle Linee Guida è, da una parte, di aggiornare le regole tecniche del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) legate alla formazione, alla registrazione, alla gestione e all’archiviazione dei documenti elettronici e, dall’altra, di creare un quadro legislativo unico in questa materia.
Si tratta di una visione olistica in grado di abbracciare tutte le fasi della gestione documentale, con la finalità di semplificare l’adeguamento della legislazione ai costanti cambiamenti che avvengono nella tecnologia digitale. Al riguardo, la norma è composta da un testo statico e 6 allegati con un contenuto più flessibile per adeguarsi all’evoluzione tecnologica. Gli allegati sono i seguenti:
- Glossario dei termini e degli acronimi
- Formati di file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- Metadati
- Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, che sostituisce la circolare 60/2013 dell’AgID
Le nuove misure riguardano la gestione complessiva del documento informatico e implicano la revisione, l’aggiornamento dei processi, delle procedure e dei documenti aziendali.
Vanno rilevate le modifiche introdotte nell’Allegato 5 sui Metadati, giacché da giugno sarà necessario associare più metadati ai documenti conservati elettronicamente.
Sono stati definiti metadati complessi per garantire la massima flessibilità in termini di utilizzo. Tali implementazioni sono state concepite per migliorare l’interoperabilità, la trasparenza e la conservazione dell’efficacia probatoria dei file finalizzati alla metadatazione.
Per quanto concerne la conservazione di documenti elettronici, inoltre, sono stati definiti con maggiori dettagli il ruolo del Responsabile della Conservazione nonché il processo e l’infrastruttura del sistema di conservazione.
La nuova norma riguarda le Pubbliche Amministrazioni, gli organismi adibiti alla gestione di servizi pubblici, le aziende pubbliche, i privati (per le parti di loro competenza) e gli enti privati che offrono servizi alla Pubblica Amministrazione (in conformità a quanto previsto nell’art. 2 commi 2 e 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale).
La soluzione EDICOMLta (Long Term Archiving) di EDICOM è già adeguata alle nuove Linee guida della Legge sulla Conservazione Sostitutiva.
EDICOMLta è un servizio di archiviazione elettronica a lungo termine che assicura l’integrità e l’autenticità dei documenti nel corso del tempo, conferendo loro efficacia probatoria di fronte a terzi con la garanzia di EDICOM in qualità di Fornitore Qualificato di Servizi Fiduciari in conformità al regolamento europeo eIDAS.
Mediante l’applicazione di meccanismi avanzati di sicurezza come i sigilli elettronici e le validazioni temporali elettroniche, sono garantite l’autenticità e l’integrità dei documenti dal momento stesso in cui risultano archiviati.
Tramite il servizio EDICOMLta è possibile archiviare e preservare in modo semplice e rapido qualsiasi tipo di documento, da fatture o contratti a video o qualsiasi altro tipo di file che si desideri conservare.