EDICOM PDP per la Fattura Elettronica in Francia

L'accreditamento come PDP per la fatturazione elettronica renderà EDICOM uno dei partner più completi per l'offerta di servizi di emissione e ricezione di fatture elettroniche nell'ambito del sistema francese. Un sistema per il quale EDICOM dispone già di soluzioni operative, grazie all'esperienza acquisita dal 1995, e non solo in Francia. Infatti, EDICOM è un provider di soluzioni di fatturazione e rendicontazione elettronica per alcune delle più grandi aziende del mondo e opera in più di 70 paesi.

Le aziende potranno gestire le loro fatture elettroniche in Francia attraverso i PDP (Platforme de Dématérialisation Partenaires).

Queste piattaforme agiranno come terze parti accreditate dalla DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) per convalidare le fatture, presentarle all'hub che il governo francese ha istituito per centralizzare la distribuzione delle fatture nel Paese (il cosiddetto PPF -Portail Public de Facturation-) e inviarle al destinatario quando quest'ultimo si avvale dei servizi di un PDP.

Le aziende che aspirano a diventare PDP devono essere accreditate dalla DGFiP. I PDP accreditati avranno dimostrato che il loro servizio è fornito nel rispetto dei requisiti di sicurezza delle informazioni. Questo processo conferma anche la capacità del PDP di interoperare con altri partner accreditati.

La scelta di un PDP o di un altro sarà condizionata da aspetti quali la sua esperienza, l'affidabilità delle sue soluzioni, la disponibilità del servizio o la capacità di mantenere aggiornata la sua piattaforma.

Il valore aggiunto che può offrire in aree chiave come l'integrazione dei sistemi, l'elaborazione di grandi volumi di fatture o l'implementazione di soluzioni complementari per semplificare la gestione del ciclo di vita delle fatture sarà fondamentale per la scelta di un PDP rispetto a un altro.

Funzioni di un PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires)

Il PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) è la figura del provider tecnologico che consente alle aziende di gestire la fatturazione elettronica in Francia senza dover passare attraverso il portale pubblico delle fatture (PPF).

Il PDP, dopo aver superato un processo di certificazione da parte della DGFiP chiamato "inmatriculation", accredita la sua capacità di garantire la sicurezza e la qualità dell'intero processo di scambio delle fatture elettroniche secondo gli standard richiesti dallo Stato francese.

Il PDP funge da intermediario tra il mittente e il destinatario, garantendo l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei documenti.

Tra le funzioni in carico ai PDP vi sono:

1. Ricezione e verifica delle fatture:Il PDP riceve le fatture in formato elettronico e ne verifica l'autenticità e la validità legale. Ciò include il controllo della firma elettronica (per le fatture firmate) e la conformità ai requisiti tecnici, fiscali e normativi definiti dalla legislazione vigente.
2. Trasformazione e validazione delle fatture: Il PDP trasforma le fatture nel formato elettronico necessario per soddisfare gli standard di interscambio di dati elettronici (EDI) e i requisiti fiscali e normativi. Inoltre, convalida la completezza e la coerenza dei dati della fattura.
3. Archiviazione e conservazione delle fatture: Il PDP archivia le fatture elettroniche e le conserva per il tempo richiesto dalla normativa fiscale e contabile. Ciò garantisce l'integrità e l'autenticità dei documenti e ne consente l'accesso in caso di audit o di controversie legali.
4. Trasmissione delle fatture: Il PDP, dopo aver verificato a chi è destinata la fattura, si occupa della sua trasmissione, garantendo che venga effettuata correttamente e attraverso il canale appropriato. Nel caso di fatture destinate a clienti che si avvalgono dei servizi di un altro PDP, queste possono essere inviate anche in un formato EDI strutturato con maggiori informazioni commerciali e logistiche rispetto a quelle trasmissibili attraverso i formati “socle minimum” (Factur-X, UBL, CII).

Requisiti per essere PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires)

• Requisiti di sicurezza: È essenziale che un PDP sia conforme ai più alti standard di sicurezza per proteggere i dati e le informazioni degli utenti. I PDP devono rispettare i requisiti di sicurezza come lo standard ISO 27001 per i Sistemi di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (SGSI) e SecNumCloud, una normativa francese che stabilisce i requisiti di sicurezza per i fornitori di servizi in cloud.

• Capacità tecniche per elaborare fatture elettroniche: I PDP devono essere in grado di implementare tutti i processi richiesti dal sistema francese di fatturazione elettronica. Ciò comporta ad esempio la validazione tecnica degli schemi di dati ricevuti così come della firma apposta sulle fatture, la capacità di apporre firme elettroniche avanzate, la capacità di conservazione con piena garanzia per almeno 10 anni, ecc.

• Flessibilità nell'uso dei formati tra PDP oltre i formati minimi richiesti: I PDP devono essere in grado di supportare un'ampia varietà di formati di fatturazione elettronica, oltre a quelli minimi stabiliti dalla legge francese. In questo modo, i mittenti e i destinatari delle fatture potranno scambiare informazioni logistiche e commerciali fondamentali per la loro attività che non possono essere scambiate nei cosiddetti formati "socle minimum".

• Estrazione e trasmissione dei dati previsti dal PPF in uno dei formati previsti: Il PDP deve consentire l'estrazione e la trasmissione dei dati di fatturazione elettronica in uno dei formati ammessi dal PPF (Portal Public de Facturation).

• Autenticazione forte della piattaforma di fatturazione: I PDP devono assicurarsi che le loro soluzioni di fatturazione elettronica siano protette da una forte autenticazione, come quella a due fattori o quella basata su certificati elettronici, per garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso alla piattaforma e alle informazioni.

Differenze tra PPF e PDP

In Francia, il precedente portale di fatturazione elettronica per la pubblica amministrazione, Chorus Pro, è stato rinominato Portale Pubblico di Fatturazione (PPF). A partire dal 2024, tutte le fatture dovranno essere inviate al PPF, indipendentemente dal fatto che iano destinate all'amministrazione pubblica o a un’azienda privata, o che siano state elaborate da un PDP.

Qual è allora la differenza tra PPF e PDP nella fatturazione elettronica in Francia? In parole semplici, il PPF è il portale pubblico centralizzato di fatturazione elettronica per tutta la Francia, mentre i PDP sono i providers privati che possono essere utilizzati dalle aziende per inviare e ricevere fatture elettroniche.

Se un emittente di fatture utilizza un PDP e il suo cliente no, il PDP invierà la fattura al PPF, che a sua volta la invierà al cliente. Lo stesso vale per la ricezione delle fatture.

Nel caso in cui sia il mittente che il destinatario utilizzino i servizi di un PDP, questi si scambieranno reciprocamente le fatture.

Esiste la possibilità di scambiare fatture tra clienti e fornitori direttamente tramite il PPF. Inoltre, si tratta di un servizio che può essere gratuito, in quanto l'interazione con il Portail Public de Facturation può avvenire tramite un portale web gestito dalla DGFiP, oppure in modo integrato tramite EDI o API.

La limitazione in questo caso è data dal formato di fattura che può essere scambiato tramite PPF. Possono essere gestiti solo Factur-X, UBL o CII. Questi formati di fattura riflettono tutte le informazioni fiscali richieste, ma nella maggior parte dei casi non consentono di registrare informazioni commerciali e logistiche fondamentali nei processi di abbinamento e gestione di clienti e fornitori.

L'uso dei PDP può superare questa limitazione. È possibile scambiare tra loro qualsiasi tipo di fattura, con tutti i dettagli concordati dalle parti. Inoltre, i PDP più avanzati avranno nelle loro piattaforme soluzioni a valore aggiunto che consentiranno di realizzare progetti complessi per elaborare grandi volumi di documenti. Un valido PDP metterà a disposizione strumenti avanzati per integrare la propria piattaforma con qualsiasi sistema di gestione interno. Consentirà inoltre l'automazione di molteplici processi sia nell'emissione che nella ricezione delle fatture. Offrirà soluzioni a valore aggiunto come strumenti di workflow per l'approvazione delle fatture o un System d'Archivage Electronique (Sistema di Archiviazione Elettronica).

Si prevede che le aziende con maggiori volumi di emissione e ricezione di fatture opteranno per i servizi di un PDP. Le aziende con volumi inferiori e minori esigenze in termini di automazione o integrazione con i propri sistemi interni possono scegliere di scambiare le fatture direttamente attraverso il PPF.

Circuiti di interscambio

Il regolamento tecnico stabilisce tre circuiti per lo scambio di fatture, la comunicazione dei dati delle fatture e la trasmissione del relativo ciclo di vita. Questi circuiti variano a seconda che le aziende utilizzino o meno un PDP.

Una delle opzioni di scambio di fatture elettroniche (circuito A) prevede l'utilizzo esclusivo del Portale Pubblico di Fatturazione (PPF), poiché sia l'emittente che il destinatario utilizzerebbero questa piattaforma per lo scambio.

I circuiti B e C contemplano scenari in cui almeno una delle aziende coinvolte nello scambio di fatture utilizzerebbe i servizi di un PDP.

Circuiti B1 e B2

Scambio di fatture tra un partner che utilizza un PDP e un partner che utilizza il PPF.

In questi flussi, uno dei partecipanti allo scambio di fatture utilizza i servizi di un PDP, mentre l'altro utilizza esclusivamente il PPF.

Quando la parte che emette la fattura dispone di un PDP, normalmente genera la propria fattura. Sarà il PDP che, sulla base dei dati emessi dal suo sistema di gestione, riconoscerà il destinatario, identificando così che il canale per inviare la fattura al destinatario deve essere il Portail Public de Facturation.

Il PDP deve trasformare la fattura del suo cliente in uno dei tre formati strutturati previsti nel "socle minimum" definito dalla DGFiP per generare l'insieme minimo di dati della fattura (UBL, CII o Factur-X).

A tal fine, verificherà di disporre delle informazioni minime necessarie per creare una fattura in conformità alla normativa vigente. Applicherà i meccanismi necessari per garantire l'integrità e l'autenticità del documento (firma elettronica o metodi alternativi) e, infine, lo consegnerà al PPF in modo che il portale pubblico possa poi gestire l'invio al destinatario.

Tutta la gestione dei riscontri che il PPF o il destinatario della fattura genera rispetto alla fattura di origine sarà gestita dal PDP, riportandoli al cliente attraverso le soluzioni tecniche implementate (soluzioni di monitoraggio del ciclo di vita, sistemi di integrazione delle notifiche, ecc.).

Quando l'emittente della fattura è colui che utilizza il PPF, la fattura sarà ricevuta dal PDP del destinatario. In questo caso, dopo aver eseguito le relative convalide, il PDP sarà il concentratore di tutte le fatture ricevute, consegnandole al cliente secondo le modalità concordate.

Circuito C

Scambio di fatture tra due attori che utilizzano PDP.

In questo flusso, le grandi aziende hanno solitamente un maggior grado di flessibilità in termini di scambio di fatture elettroniche, grazie al fatto che i PDP possono continuare a utilizzare sia i formati strutturati precedentemente concordati tra le aziende (come EDIFACT o XML) sia quelli definiti dalla DGFiP nel "socle minimum" (come UBL, CII o Factur-X).

In questo scenario, il fornitore o l'emittente della fattura esporta un file con i dati necessari a generare la fattura elettronica, che viene consegnato al PDP. Questa piattaforma è responsabile di stabilire le connessioni con l'ERP per ricevere il file di dati, convalidarlo e trasformarlo nello standard concordato con il partner commerciale (il socle minimum o un altro formato strutturato).

Una volta convalidata e trasformata, la fattura elettronica viene inviata dal PDP alla piattaforma di dematerializzazione del destinatario e invia un estratto al PPF con i dati di fatturazione richiesti dalla DGFiP in uno dei tre formati validi (UBL, CII o Factur-X).

Il PDP del destinatario esegue i controlli di convalida corrispondenti e infine integra la fattura nel sistema gestionale dell'azienda cliente. Durante l'intero processo, vengono generati diversi stati che definiscono il ciclo di vita della fattura e che vengono comunicati sia tra i PDP che alla DGFiP (ad esempio, il PDP dell'emittente notifica alla DGFiP l'incasso di una fattura, così come il PDP del destinatario ne notifica il pagamento).

Cos’è l’Annuaire?

Per determinare se l'acquirente utilizza il portale pubblico di fatturazione (circuito A o B) o un PDP (circuito B o C), lo schema Y richiede la creazione di una directory (ANNUAIRE) per identificare la piattaforma scelta da ciascun destinatario della fattura.

L’Annuaire è un registro centralizzato delle aziende amministrato dall'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) che contiene i dati identificativi delle aziende, tra cui vi è almeno il numero di identificazione fiscale francese, chiamato SIREN.

Le aziende saranno identificate in questa directory attraverso identificatori unici, con l'obiettivo di facilitare lo scambio di fatture elettroniche tra le aziende. Il repertorio consentirà l'interoperabilità tra tutte le parti interessate, specificando la piattaforma utilizzata nel contesto della fatturazione elettronica, nonché le informazioni necessarie per l'instradamento e il routing delle fatture. Ciò garantisce una comunicazione più efficiente e trasparente nel processo di fatturazione elettronica tra le aziende.

L’Annuaire contiene varie categorie di informazione:

1. Identificazione delle società che ricevono le fatture, compresi i dettagli della struttura organizzativa per la gestione delle fatture all'interno di ciascuna società (SIREN, SIRET, codice di routing).

2. Identificazione e interoperabilità delle piattaforme di dematerializzazione per la ricezione delle fatture elettroniche e relativo periodo di validazione.

3. Dati aggiuntivi relativi allo scambio B2G e al corretto instradamento delle fatture B2B.

Tutte le aziende che utilizzano la fatturazione elettronica in Francia sono tenute a registrarsi presso l'Annuaire. Con la registrazione, le aziende si assicurano che le loro fatture elettroniche siano inviate correttamente ed elaborate in modo efficiente, il che contribuisce a ridurre gli errori e i ritardi nel processo di fatturazione e a rispettare gli obblighi fiscali e legali relativi alla fatturazione elettronica in Francia.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire EDICOM

EDICOM, uno dei principali punti di riferimento internazionali nelle soluzioni di fatturazione elettronica, è candidato a diventare uno dei primi PDP per la Francia.

EDICOM dispone di importanti accreditamenti internazionali in materia di sicurezza delle informazioni, è infatti uno dei maggiori fornitori di soluzioni EDI sul mercato e vanta una lunga esperienza nello scambio di dati elettronici e nei sistemi di fatturazione elettronica internazionale, essendo un’azienda che opera dal 1995.

I nostri servizi di integrazione dei dati, convalida delle fatture, firma elettronica, nonché le nostre soluzioni per la progettazione di workflow per l'approvazione o l'archiviazione a lungo termine delle fatture, ci rendono probabilmente il candidato PDP con la piattaforma più avanzata sul mercato.

PDP eIDAS

EDICOM è un prestatore qualificato di servizi fiduciari qualificati in conformità al regolamento europeo eIDAS.

Si tratta di un riconoscimento che offre un grande valore aggiunto al mercato. Una volta accreditata come Plateforme Dematerialisation Partenarie, EDICOM diventerà quasi certamente il primo PDP eIDAS in Francia.

Il regolamento eIDAS consente di armonizzare nell'Unione Europea i meccanismi che devono essere utilizzati dalle aziende che forniscono servizi specifici per la firma elettronica e la crittografia dei dati.

EDICOM dispone di diverse soluzioni accreditate dal regolamento eIDAS che possono essere fondamentali per i servizi di emissione e ricezione di fatture elettroniche:

• Servizi di firma elettronica avanzata per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti, come previsto dalle normative vigenti in Europa per la fatturazione elettronica. Attraverso questo servizio EDICOM può firmare le fatture emesse dai propri clienti utilizzando certificati qualificati e dispositivi sicuri per la creazione di firma.
• Emissione di certificati qualificati: quando necessario, EDICOM può emettere certificati qualificati a nome dell'emittente di fatture elettroniche.
• Sistema di archiviazione elettronica: servizio di archiviazione a lungo termine in conformità al regolamento eIDAS, per conservare le fatture emesse e ricevute con piena garanzia di integrità nel tempo.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) - FAQs

Quali sono le funzioni e le responsabilità di un PDP?

Le principali funzioni e responsabilità di un PDP in Francia sono quelle di ricevere, convalidare, archiviare e trasmettere le fatture elettroniche ai relativi destinatari, nonché di garantirne l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e la conservazione per un periodo minimo di dieci anni.

Quali requisiti tecnici deve soddisfare un PDP in Francia?

I requisiti tecnici che un PDP deve soddisfare in Francia comprendono: garantire l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e l'archiviazione delle fatture elettroniche, disporre di misure di sicurezza adeguate per impedire l'accesso non autorizzato, avere la capacità di elaborare grandi volumi di fatture elettroniche e disporre di una soluzione tecnica compatibile con i sistemi informatici dei propri clienti.

Un PDP è obbligato a convalidare le firme elettroniche sulle fatture in entrata?

Sì, la firma elettronica è uno dei meccanismi previsti dal modello di fatturazione elettronica per garantire l'integrità del documento. Non è l'unico, ma è di gran lunga quello che offre le maggiori garanzie a questo scopo. Per questo motivo, qualsiasi fattura ricevuta da un PDP che sia firmata in origine deve essere convalidata, il che significa che il 100% dei PDP deve disporre di soluzioni per soddisfare questo requisito.

Cosa succede se un PDP non rispetta i suoi obblighi?

Se un PDP viola i suoi obblighi, possono essere imposte sanzioni amministrative e/o penali, oltre alla possibile sospensione o cancellazione del suo accreditamento come PDP.

Qual è il periodo di conservazione delle fatture elettroniche emesse da un PDP?

Il periodo di conservazione delle fatture elettroniche emesse da un PDP è di dieci anni dalla data di emissione della fattura.