Come lavorare via EDI con l’e-Commerce di Amazon o Google

I grandi retailer e le piattaforme di e-Commerce come Amazon, Aliexpress, eBay o Google Shopping aprono la strada ad altri distributori. Le tendenze dei distributori “fisici” nel commercio elettronico si sviluppano intorno all’omnicanalità come strategia di gestione e assistenza clienti e l’efficienza è un fattore fondamentale per posizionarsi in uno scenario altamente competitivo. A tale scopo, i grandi distributori richiedono ai propri fornitori di assumersi lo stesso livello di esigenza che loro stessi applicano.  Utilizzare la tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) rappresenta uno di questi requisiti tra i grandi retailer e marketplace. Il controllo e l’analisi delle informazioni è di fondamentale importanza per monitorare ogni fase del processo di vendita, soprattutto nella catena logistica, dalla ricezione dell’ordine fino alla consegna finale al cliente.

Nell’ambito del B2B, l’aumento del numero di partner che usano la tecnologia EDI e dei messaggi scambiati comporta maggiori benefici. I fornitori di merci o di servizi (magazzinaggio, distribuzione, ecc.) emettono avvisi al distributore per monitorare tutta la catena di approvvigionamento. Per i grandi retailer, il controllo della merce si è trasformato in una vera e propria necessità per essere competitivi, poiché rende possibile rispondere alla richiesta di prodotti e ridurre i tempi di consegna. Lavorare con EDI è diventato un requisito sempre più indispensabile, come nel caso di Amazon.

È inoltre importante sottolineare che l’omnicanalità, che fornisce alle aziende sistemi di fidelizzazione o aumenti delle vendite, comporta nuove sfide:

• Impone una digitalizzazione totale dei processi, per riuscire a collegare i diversi canali in modo coordinato e che possano creare sinergie;
• Richiede un’assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per via della connettività dei consumatori;
• Richiede il controllo delle scorte, per portare a buon fine i processi di acquisto.

Benefici della tecnologia EDI per i distributori

• Il carattere normalizzato dei documenti, una delle caratteristiche principali della tecnologia EDI, rende possibile lo scambio elettronico con diversi interlocutori grazie all’uso di un linguaggio comune che consente a diversi sistemi informativi di interagire tra loro. Questa caratteristica elimina le barriere e semplifica il lavoro con più aziende.

• Tracciabilità della merce. Stabilisce un sistema condiviso di messaggi che specifica i movimenti della merce tra i diversi magazzini.

• Controllo delle scorte. Permette di condividere le informazioni tra fornitore e operatore logistico, per controllare in tempo reale le giacenze disponibili in ogni magazzino.  Grazie a strumenti come il CRP FLOW, è possibile gestire il rifornimento continuo della catena di distribuzione da parte a parte, consentendo di regolare le scorte in base alla domanda e di offrire una risposta efficiente al consumatore.
• Fornisce le informazioni sui prodotti mediante cataloghi elettronici (Data Pool). Il fornitore può fornire in modo automatico e in tempo reale le informazioni sui prodotti: caratteristiche, prezzi, ecc ecc
• Integra le informazioni inviate dai fornitori nei sistemi di gestione. Tra i vari benefici di lavorare con EDI si trovano l'automazione dei processi e la possibilità di integrare le informazioni nell’ERP dell’azienda per processarle senza alcun intervento umano.

Che tipi di avvisi riceve e integra il distributore?

In risposta a un ordine di acquisto (ORDER): riceve un avviso che lo informa del momento in cui il suo ordine è stato ricevuto e trattato a destinazione (ORDER RESPONSE). In caso di problemi, o se passa più tempo del dovuto nel trattamento del suo ordine di fornitura, riceverà avvisi specifici in merito.

Con la merce in transito, riceve le bolle di consegna (DESADV). Questi documenti consentono di verificare che la merce ricevuta coincida con l’ordine di acquisto e di correggere le eventuali differenze presenti rispetto all’ordine prima di emettere la fattura.  Nei magazzini, le bolle di consegna semplificano la gestione della merce. Conoscere in anticipo la merce che si riceverà permette una migliore pianificazione.

Integrazione delle fatture elettroniche (INVOICE). La registrazione automatica del documento nell’ERP semplifica i processi di chiusura e convalida con altri documenti già registrati, come ordini o bolle di consegna.  Se il processo di convalida va a buon fine, il sistema dichiara la fattura pronta per essere saldata, e invia automaticamente un messaggio di conferma alla soluzione EDI del fornitore (REMADV).

Benefici della tecnologia EDI per i fornitori

EDI è un valore aggiunto, e come tale comporta un vantaggio competitivo per i fornitori che implementano questa tecnologia nelle loro aziende.  Con questo strumento si aprono le porte a un numero maggiore di retailer. Inoltre l’EDI ottimizza i processi di gestione e migliora l’efficienza dell’azienda con un notevole risparmio dei costi.  Tra i vari benefici, spiccano:

• L’automatizzazione dei processi

• La riduzione degli errori umani
• Il risparmio di carta e di spazio di archiviazione

Come si può implementare la tecnologia EDI? 

EDI può essere utilizzato come soluzione integrata o mediante un portale Web.

EDI Integrato

È particolarmente indicato in quelle situazioni in cui vengono processati volumi medio-alti di transazioni elettroniche.  EDICOM dispone di servizi specifici (ASP/OUTSOURCING) per amministrare soluzioni EDI avanzate. Queste sono disponibili mediante una piattaforma EDI completa, adoperabile in modalità SaaS (Software as a Service), con un software progettato dalla nostra azienda che automatizza i processi di creazione, spedizione, ricezione e integrazione dei documenti aziendali in modo automatico, efficiente, veloce e senza modificare i processi interni dell’impresa.

EDI mediante il portale Web del partner commerciale

Grazie a varie soluzioni web, è possibile lavorare anche con quei fornitori che non dispongono di questa tecnologia senza perdere i benefici dell’EDI. L’azienda interessata, in questo caso il distributore, svolge un ruolo attivo, poiché mette al servizio dei propri clienti o fornitori soluzioni web di facile accesso, grazie alle quali si possono ricevere e generare diverse transazioni. Questo sistema permette di:

• Gestire le informazioni dei partner mediante moduli di introduzione di dati: si può accedere da Internet attraverso un ambiente sicuro, automatizzando al massimo la gestione della piattaforma e la generazione dei documenti commerciali.
• Registrare e convalidare i documenti attraverso i sistemi di convalida dei dati del portale Web.
• Integrare e automatizzare l'invio e la ricezione dei documenti nell’ERP. Dopo aver effettuato la registrazione dei dati sul portale Web, viene elaborato e trasmesso alla soluzione EDI del fornitore un documento commerciale strutturato. Con il servizio di mappatura dati multiformato, il documento viene trasformato in base alla struttura dati che il sistema di gestione del cliente richiede ai fini di una corretta integrazione.

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