Caso pratico di archiviazione digitale: la fattura elettronica
La fattura elettronica sta crescendo in tutto il mondo, sia nei rapporti commerciali con la pubblica amministrazione, che in quelli in ambito B2B. Questo sistema velocizza e conferisce una maggiore sicurezza ai processi di generazione e spedizione dei documenti. Ma cosa succede all’archiviazione? Per massimizzare i benefici della tecnologia è fondamentale terminare l’intero processo con un’archiviazione digitale della fattura elettronica.
Tuttavia bisogna rispettare iter ben precisi per conservare digitalmente le fatture elettroniche, poiché sono documenti da conservare obbligatoriamente per motivi legali per lunghi periodi di tempo. In Italia ad esempio, il tempo minimo necessario è di 10 anni. Sono inoltre documenti contenenti dati riservati, che possono essere richiesti in caso di liti giudiziarie. Per questo è importante disporre di adeguate misure di sicurezza.
Durante l’archiviazione digitale delle fatture elettroniche bisogna anche prendere in considerazione che queste sono sempre legate ad altri documenti: dalle ricevute di ritorno ai documenti contrattuali, gli ordini di acquisto e gli avvisi di spedizione (bolle di consegna). Per questo i documenti delle transazioni devono essere sempre conservati in modo vincolato, facilitandone così la futura consultazione.
Qual è la soluzione?
Il problema dell’archiviazione elettronica nel tempo ha portato l’Unione Europea ad approvare il Regolamento eIDAS, che regola l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari. L’applicazione di questi meccanismi, tra cui anche la firma digitale o il sigillo elettronico, consente alle aziende di archiviare le fatture elettroniche e altri documenti commerciali con sicurezza giuridica.
In questo senso EDICOM, in qualità di terzo fiduciario qualificato, ha creato la soluzione EDICOMLta: una piattaforma che protegge automaticamente e in modo vincolato le fatture elettroniche delle aziende. La “conservazione sostitutiva o elettronica” viene realizzata in totale sicurezza, facilita la consultazione dei documenti nel futuro e registra tutti i movimenti realizzati in ogni archivio nel tempo. Le fatture elettroniche hanno la stessa validità legale di quelle in formato cartaceo, e possono essere utilizzate come prove legali dietro eventuali richieste.
Come funziona EDICOMLta?
- La soluzione EDICOMLta custodisce gli ordini di acquisto ricevuti dall’EDI provenienti dalla pubblica amministrazione o da qualsiasi altro partner. Il servizio genera automaticamente i metadati per indicizzare e gerarchizzare i documenti vincolati. Se gli ordini di acquisto arrivano mediante posta elettronica o fax, l’utente può caricarli e registrare i metadati manualmente.
- La piattaforma di EDICOM è integrata all’ERP per emettere la fattura nel formato corrispondente (Facturae, FatturaPA, etc.).
- EDICOMLta salva il documento e lo collega al resto dei documenti vincolati.
- La fattura elettronica viene inviata al destinatario, che può essere un’altra azienda o la pubblica amministrazione.
- Anche la risposta di avvenuta ricezione (ACK’S) inviata dalle amministrazioni viene custodita insieme a ogni fattura.
- L’utente può consultare le fatture elettroniche in un ambiente privato sicuro. Tuttavia, ogni azione realizzata sul documento rimane registrata come prova davanti a terzi.
à Per saperne di più, scarica gratis il libro bianco su EDICOMLta e sull’archiviazione elettronica, conforme al Regolamento eIDAS.
